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Continuous Accounting und Automation

Automation im Controlling sowie im Finance und Accounting (F&A) ist eines der großen Themen der vergangenen Jahre, denn die Automation ist die Grundlage für viele zusätzliche und neue Möglichkeiten, das Accounting besser zu strukturieren.
Ralph Weiss, Blackline
22. November 2023
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Mit Automation kann auch das Zahlenmaterial mit deutlich niedrigerem Fehlerrisiko reportet werden. Automation ist die Basis für einen Wandel der Finanzprozesse und der Möglichkeiten für Unternehmen, schneller und agiler auf jegliche Veränderungen zu reagieren. Continuous Accounting kann die Finanzabteilung, das Controlling und das Management in die Lage versetzen, zu jeder Zeit über valide und aktuelle Finanzzahlen zu verfügen anstatt lediglich unmittelbar nach einem Quartals- oder Jahresbericht.

Monatliches Stressniveau

Traditionell müssen zum Quartals- oder Jahresende die Abschlüsse fertig sein und alle Informationen beispielsweise für Berichte und Audits zur Verfügung stehen. Dafür gleichen Finanzexperten mit traditioneller Herangehensweise am Ende jeder Berichtsperiode unzählige Zahlen und Konten oftmals noch manuell und auf meist hohem Stressniveau ab: Belege werden vermisst, Fehler mehrfach überprüft, Stecknadeln im Heuhaufen gesucht.

Jeden Monat, jedes Quartal und jedes Jahr verlieren Unternehmen dadurch Zeit, die an anderer Stelle dringend benötigt wird. Der Grund: Zwar wurde eine punktuelle Automation umgesetzt, allerdings ohne ein durchgängiges und übergreifendes Automatisierungskonzept. 

Worst Case: Die Zahlen passen nicht, Entscheidungen sind falsch! Sind die Zahlen zum Ende einer Berichtsperiode nicht korrekt, müssen erneut viel Zeit und Ressourcen investiert werden. Noch schlimmer: Unternehmen werden sich in solchen Situationen bewusst, dass sie vielleicht aufgrund unzuverlässiger Finanzzahlen falsche Entscheidungen treffen. Dies ist einer der Gründe, weshalb in einer neuen Studie des Marktforschungsinstituts Censuswide, das im Auftrag von BlackLine 1339 C-Level-Verantwortliche sowie F&A-Spezialisten in Unternehmen weltweit befragt hat, nur 64 Prozent der deutschen Befragten ihr volles Vertrauen in die Finanzzahlen attestierten.

Best Case: durchgängige Automation mit Konzept. Continuous Accounting mit durchgängiger Automatisierung hingegen kann genau dies verhindern. Die Umsetzung dieses Prozesses in einer einheitlichen Plattform standardisiert die Finanzabschluss- und Prüfungsprozesse. Damit ist kein aufwendiges manuelles Ausziffern mehr nötig und man kann direkt mit den Spezifikationen und Analysen beginnen. Es existieren keine außergewöhnlichen Spitzen in den Abschlüssen und Fehler werden vermieden. Noch wichtiger: Es sind Ad-hoc-Abschlüsse möglich, die es den Finanzprofis und dem Management erlauben, schnell und zielgerichtet auf Ereignisse mit einer validen Datenbasis zu reagieren. 

Sind F&A und das Management auf Automation eingestellt und damit prinzipiell für das Continuous Accounting vorbereitet? Fakt ist, dass fast ein Drittel der von Censuswide befragten C-Suite- und Finanzspezialisten nicht sicher ist, ob in ihren Finanzdaten alles vollständig erfasst ist. Das Problem: Die Daten kommen aus zu vielen unterschiedlichen Quellen. Dies weist darauf hin, dass keine durchgängige Automation etabliert ist, um Strategien wie das Continuous Accounting zu realisieren. Der vielerorts existierende Flickenteppich an einzelnen Automationsinseln hilft nur bedingt. Das Resultat: Nahezu die Hälfte aller Befragten bestätigt, dass eine geringere Visibilität beispielsweise des Cashflows dazu führt, dass es schwieriger ist, auf Marktveränderungen zu reagieren.

Periodische Arbeitslast

Mit Continuous Accounting wird die Arbeitslast besser über die Periode verteilt – die Bilanz ist immer aktuell. In Zeiten schneller Marktveränderungen, hoher Energiepreise, geopolitischer Konflikte und Inflation ist die stets verfügbare Transparenz der Unternehmensfinanzen so wichtig wie nie zuvor.
Durch den kontinuierlichen Prozess der Datensammlung und -verarbeitung entfällt der regelmäßige Stress, Fehler werden minimiert und die Finanzexperten haben Zeit, ihre Kompetenzen mehr in den Dienst des Unternehmens zu stellen. Mit Continuous Accounting haben CFOs und die Geschäftsleitung die Möglichkeit, auf korrekte tagesaktuelle Finanzdaten und Forecasts zuzugreifen, was Businessentscheidungen mit Tragweite deutlich sicherer macht und zu einer höheren Integrität am Kapitalmarkt führt.

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Ralph Weiss, Blackline

Ralph Weiss ist Geo Vice President DACH bei BlackLine.


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