Compliant oder nicht compliant sein

Mittlerweile sollten sich fast alle SAP-Bestandskunden mit dem Thema der S/4-Migration beschäftigen. Neben der technischen Migration lohnt es sich auch, über die vertraglichen Veränderungen nachzudenken. Folgende Optionen bietet SAP hierfür an:

Product Conversion

SAP drängt, die ERP-Systeme via Cloud-Lizenzen zu betreiben. Wer das nicht möchte, dem stehen weiterhin die On-prem-Lizenzen zur Verfügung. Bei der sogenannten Product Conversion bleiben die vorhandenen ECC-Verträge bestehen. Damit gelten auch die bestehenden Lizenzmetriken für die einzelnen SAP-Produkte weiter. Das gilt für Engines, aber auch für die indirekte Nutzung und die bestehenden User-Rechte. Die Metrik bei der indirekten Nutzung ist userbasiert und enginebasiert (z. B. Sales and Service Order Processing). Die User-Lizenzvergabe ist nutzungsbasiert, d. h., je nach ausgeführten Transaktionen wird eine bestimmte Usertyp-Lizenz benötigt.

Contract Conversion

Alternativ zur Product Conversion bietet SAP die S/4 Contract Conversion an. Dabei werden die bestehenden ECC-Verträge zu einem bestimmten Stichtag aufgehoben und somit ungültig. In Zukunft gilt nur noch der S/4-Vertrag mit den dazugehörigen AGB und der Preis- und Konditionenliste (PKL). Auf der neuen Bill of Material (BOM) befinden sich nur noch S/4-Produkte, mit teilweise neuen Lizenzmetriken. Sollte sich eine Enginemetrik ändern, dann muss man vor der Vertragsunterzeichnung prüfen, ob man hinterher mit seiner aktuellen Nutzung und Lizenzierung immer noch compliant ist. Das Gleiche gilt sowohl für die indirekte Nutzung als auch für die userabhängige Nutzung. Für die indirekte Nutzung hat die SAP die Digital-Access-Lizenzen in der PKL beschrieben. Diese werden früher oder später wie ein Engine vermessen. Wer das nicht möchte, muss die gewünschte Abweichung im Conversion-Vertrag regeln.

Interessant wird es bei den Usern. SAP bietet mit dem Service „S/4 Trusted Authorization Review“ (Star) an, den Bedarf an „S/4 Hana Enterprise Management for Professional, Functional and Produc-tivity Use“-Lizenzen zu ermitteln. Dies erfolgt, wie der Name schon sagt, basierend auf den vorhandenen Berechtigungen und nicht auf Basis der ausgeführten Transaktionen.

FUE-Lizenzen

Mit den User-Lizenzen in der Cloud, hier heißen sie Full-Use-Equivalent-Lizenzen (FUE), verhält es sich nicht anders. Was heute noch das Star-Service ist, könnte morgen die Selbstauskunft ersetzen. Empfehlung: vor, während und nach der S/4-Migration ein SAP-unabhängiges Tool für die Optimierung der SAP-Cloud-Solutions und -Services sowie der User und deren Berechtigungen einsetzen. Sonst verlieren Sie, wie bei Shakespeare, zwar nicht das Leben, aber ungewollt die Compliance und das kann teuer werden.