Cloud-Anwendungen unterstützen flexibles Arbeiten

Die Coronakrise stellte Unternehmen, die bislang restriktiv im Umgang mit Homeoffice-Regelungen waren, vor große Herausforderungen. In kürzester Zeit musste das Arbeiten im Homeoffice organisiert werden: von der Beschaffung und Ein­richtung entsprechender Rechner für die Mitarbeiter/innen über die Schaffung der technischen Infrastruktur, zum Beispiel VPN-Zugang, bis hin zur Klärung von Fragen zum Datenschutz, Arbeitsschutz und Arbeitsrecht.

Bei Anwendungen, die auf Basis einer klassischen Client/Server-Architektur betrieben werden, hängt ein praktikables Arbeiten außerhalb des Unternehmensnetzwerks unter anderem vom Funktionieren und der Performanz des VPN (Virtual Private Network) ab.

Hier kann es – ganz abgesehen vom Internetzugang selbst – zu Bandbreiteneinschränkungen und Verbindungsproblemen kommen. Arbeitet plötzlich eine ungewöhnlich hohe Zahl von Mitarbeitern im VPN, wird es langsamer. Jeder, der in der Coronakrise zu Hause arbeitete, wird ein Lied davon singen können.

Cloud-Anwendungen haben hier aufgrund ihrer Architektur die Nase vorn. Sie benötigen in aller Regel lediglich einen Rechner mit Betriebssystem, einen Internetzugang und einen Browser, über den auf die Anwendung zugegriffen wird. Nicht einmal den klassischen Client benötigt man hier.

Genau genommen ist damit sogar ein Arbeiten vom privaten Rechner aus möglich – Datensicherheitsfragen einmal ausgeklammert. Das ermöglicht maximal flexibles Reagieren auf Situationen, in denen schnelles Handeln bei unvorhergesehenen Herausforderungen des dezen­tralen Arbeitens nötig ist – so wie es etwa in der Coronakrise der Fall war.

Ein gutes Beispiel ist die Erfassung von Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung. Hier werden eingehende Rechnungen erfasst, kontiert, mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen und eine fachliche wie finanzielle Freigabe eingeholt. In vielen Unternehmen werden dafür gesonderte, ­SAP-nahe Anwendungen eingesetzt, die im Hintergrund Stammdaten mit SAP austauschen und durch Erkennungsmechanismen sowie künstliche Intelligenz den Erfassungs- und Freigabeprozess von Rechnungen erleichtern.

Die Buchhaltung ist keine Abteilung, die es üblicherweise gewohnt ist, im Homeoffice zu arbeiten. Sollte also die Notwendigkeit bestehen, die Rechnungserfassung dort auszuführen, hat eine Cloud-­Anwendung den unbestreitbaren Vorteil, dass mit ihr von jedem Rechner aus gearbeitet werden kann, ohne dass individuelle Installationen oder eine besondere Infrastruktur nötig wären.

Das Gleiche gilt für die Rechnungsfreigabe. Auch wenn häufig mobile Apps zur Rechnungsfreigabe eingesetzt werden – womit man sich durchaus schon in der Cloud bewegt –, hat nicht jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, eine App zu nutzen. Auch hier erfolgt die Rechnungsfreigabe vom PC oder Notebook aus schnell und unkompliziert.

Ist Single-Sign-on eingerichtet, ist – selbst in der Cloud – noch nicht einmal eine gesonderte Anmeldung in der Anwendung nötig. So lässt sich gerade in turbulenten Zeiten sicherstellen, dass Lieferanten pünktlich gezahlt und Skontofristen eingehalten werden.

Die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, Business Continuity, ist in nahezu allen Geschäftsprozessen eines Unternehmens von immenser Bedeutung. Das hat vor allem die Coronakrise wieder eindeutig bewiesen. Alte Strukturen wurden aufgebrochen, neue Prozesse implementiert.

Im Namen der Business Continuity wurde Cloud Computing weitläufig akzeptiert. Ob Finanzprozesse oder auch Vertriebsprozesse, Stichwort Auftragserfassung, HR oder Controlling – cloudbasierte Anwendungen können nicht nur sicherstellen, dass in Pandemiezeiten nahezu unterbrechungslos weitergearbeitet werden kann.

Ebenso erleichtern sie das Arbeiten von lokal verteilten Teams und unterstützen moderne Arbeitsformen. Damit bilden solche Anwendungen einen wesentlichen Baustein in künftigen Digitalisierungsoffensiven rund um das Thema Arbeit 4.0, was einen Wettbewerbsvorteil, mehr Umsatz und zufriedene Mitarbeiter bedeutet.