Business2Government – Integrationsoptionen für steuerrelevante Prozesse in der Cloud

Immer mehr Staaten wollen mit dem elektronischen Datenaustausch von Belegen Geldwäsche oder Schwarzarbeit unterbinden und dabei gleichzeitig ihre steuerrechtlichen Prozesse digitalisieren.

Kaum wurden die ersten DSGVO-Projekte in Unternehmen abgeschlossen, stehen bereits die nächsten IT-Aufgaben aufgrund gesetzlicher Vorgaben an. Was aus makroökonomischen Aspekten im Kontext von Business2Government-Prozessen (B2G) sinnvoll zu sein scheint, stellt immer mehr Unternehmen vor Herkulesaufgaben.

Eingangs- und Ausgangsrechnungen in Spanien, Fakturen in Ungarn, Warenbewegungen in Brasilien und Nummerierung von Rechnungen in Argentinien und Mexiko – selbst für kleinere Niederlassungen oder Vertriebsorganisationen von Unternehmen im Ausland müssen global tätige Unternehmen entsprechendes Know-how aufbauen oder es sich extern zukaufen.

In jedem Land bieten regional tätige IT-Unternehmen entsprechende Dienste mit einer Anbindung an gängige ERP-Systeme an. Mit entsprechender Anzahl an Niederlassungen in diversen Ländern kann dies hinsichtlich Support und Upgrades zu einem hohen administrativen und finanziellen Aufwand führen.

Eine charmantere Option bietet SAP mit ihrem eDocument Framework an. Damit können Unternehmen lokale Anforderungen mit einem hohen Grad an Standardisierung und Flexibilität abbilden.

Dieses Produkt ist nun für immer mehr Länder, primär im südamerikanischen und für den europäischen Raum, erhältlich, darunter auch eine entsprechende Lösung für Ungarn (eDocument Framework Hungary Online Invoice Registration), um den gesetzlichen Anforderungen zum 1. Juli 2018 Rechnung zu tragen.

Dabei kommen für alle Länder dieselben Komponenten zum Einsatz: einheitliche Transaktionen, etwa für die Konvertierung der SAP- Belege in das regionale Datenformat, eine Monitoring-Applikation, daneben die AIF-Integrationsarchitektur und ein Nachrichten-Mapping bzw. -Routing auf den SAP Cloud Platform Integration Services als Middleware-Lösung in der Cloud.

Dabei werden diese länderspezifischen Anpassungen über SAP-Hinweise ausgeliefert, was eine partielle Aktualisierung mit möglichst geringem Impakt auf bestehende Prozesse und Funktionalitäten ermöglicht.

Wer den Aufwand oder das Risiko scheut, für jedes einzelne Land individuelle Lösungen in sein global verwendetes ERP-System zu implementieren, kann auch auf eine S/4-Hana-Cloud-Second-Tier-Architektur ausweichen.

Second Tier bedeutet hierbei nicht eine duale Systemlandschaft aus Test- und Produktivsystem, sondern vielmehr die Verwendung eines zentralen ERP-Systems und eines oder mehrerer S/4 Hana Cloud Tennants.

Durch die vom Hersteller freigegebenen Lokalisierungen wird sichergestellt, dass alle rechtlichen Anforderungen vom ERP-System erfüllt und dank des Software-as-a-Service-Ansatzes auch immer aktuell gehalten werden – und dies ohne manuellen Aufwand auf Kundenseite.

Besonders interessant wird ein solches Szenario aufgrund der bereits im Standard ausgelieferten Integrationsszenarien für ein zentrales ERP-System. Diese reichen dabei von einer Integration von Logistik-, Vertriebs-, Beschaffungs- oder Finanzprozessen bis hin zu einer FI-Konsolidierung.

Wie die Prozesse in einem S/4-Public-Cloud-System, so sind auch diese Out-of-the-Box verfügbaren Schnittstellen durch einen hohen Grad an Standardisierung gekennzeichnet und in kürzester Zeit umsetzbar.

Womit der Aufwand dafür durchaus mit der Implementierung einer einzigen Lokalisierung in einem zentralen ERP-System konkurrieren kann.

Unabhängig davon, ob nun eine Integration dieser B2G-Prozesse in ein zentrales On-premise oder in eine Private Cloud ERP in Betracht kommt oder ob eine Second-Tier-Architektur mit einer S/4-Cloud-Implementierung das Mittel der Wahl ist, bieten beide Möglichkeiten für Unternehmen eine zukunftsfähige und finanziell interessante Option.

Zukunftsfähig, weil bei sich ändernden gesetzlichen Anforderungen entweder Aktualisierungen zur Verfügung gestellt oder diese direkt im System von der SAP implementiert werden. Finanziell interessant, da beide Lösungen hinsichtlich Lizenz-, Betriebs- und Implementierungskosten schnelle, kalkulierbare Lösungen bieten.