Bestellanforderung: SAP Ariba Guided Buying

Intelligente Einkaufsassistenten helfen, die Qualität der Banf-Prozesse (Bestellanforderung) zu sichern, auch in einem bereits optimierten SAP-Ariba-Buying-System. Denn selbst bei der Ariba-Guided-
Buying-Nutzung birgt das Banf-Thema viele Fallstricke und Zeitfresser. So finden die Anforderer in den Katalogen oft nicht die gesuchten Artikel und müssen den Einkauf um Unterstützung bitten. Oder sie investieren viel Zeit in Freitext-Beschreibungen, die nicht selten aufgrund unpräziser Formulierungen vom Einkauf aufwändig korrigiert werden müssen, und in Metadaten, wie die Warengruppe. Dies frustriert beide Seiten und kann bei den Anforderern zu Maverick Buying führen, während für die Beschaffungsteams unnötige Arbeit entsteht. Überdies können die langen Bearbeitungszeiten dazu führen, dass die bestellten Artikel nicht rechtzeitig geliefert werden.

Integrierte Stammdaten-Intelligenz

Neuerdings jedoch stehen im Ariba-Umfeld intelligente Einkaufsassistenten zur Verfügung, mit denen sich die Banf-Prozesse deutlich vereinfachen und verbessern lassen. Dabei werden die Nutzer mit KI-Unterstützung in Echtzeit durch jeden Schritt der Bestellanforderung und in den richtigen Einkaufskanal geführt. Dies beginnt bei der treffsicheren semantischen Suche nach möglichen Katalogartikeln. Warengruppenspezifische Formulare werden vorgeschlagen, wenn keine Katalogartikel gefunden werden. Zudem prüft der KI-Assistent bei der Erstellung von Freitext-Anforderungen, ob nicht doch Kataloge oder Rahmenverträge existieren. 

Ist für eine spezifische Anforderung kein Katalog-Artikel vorhanden, unterstützt der Einkaufsassistent die Nutzer bei der Auswahl der richtigen Bedarfsformulare und der Erstellung aussagekräftiger Freitext-
Beschreibungen. Mögliche Fehler werden direkt korrigiert. Zudem werden automatisch die zugehörige Warengruppe und Kostenstelle vorgeschlagen, was enorme Zeitersparnisse gegenüber manuellem Suchen erbringt. Bezieht sich eine Bedarfsanforderung auf ein konkretes Lieferanten-Angebot, prüft die KI, ob es sich in Einklang mit internen Einkaufsrichtlinien, wie Zahlungsbedingungen, befindet. Liegt das Angebot als PDF vor, kann es mithilfe des Einkaufsassistenten direkt in eine Ariba-Bestellanforderung überführt werden. 

Besonders ausgereifte Tools bieten FAQ-Bots an. Haben die Bedarfsträger Fragen zum Status ihrer Anfragen, internen Einkaufsrichtlinien, Prozessen oder Funktionen, antwortet der Bot in natürlicher Sprache. Da die KI mit allen erforderlichen unternehmensspezifischen Informationen gefüttert wurde, kann sie zeitnah komprimierte Antworten liefern – genau in der Sprache, in der die Frage gestellt wurde.

Kürzere Durchlaufzeiten

Die Praxis zeigt, dass sich die Durchlaufzeiten von Freitext-Bestellanforderungen mit KI-basierten Einkaufsassistenten im Durchschnitt von zwölf auf fünf Tage reduzieren lassen. Beschaffungsteams werden von monotonen Korrekturarbeiten und Support-Nachfragen entlastet und können pro Einkäufer doppelt so viele Banfen abwickeln. Unternehmen mit 2000 Freitext-Positionen monatlich sparen eine Vollzeitstelle für die Banf-Bearbeitung ein und können die freiwerdenden Ressourcen für strategische Beschaffungsaufgaben einsetzen.

Neuer Copilot für Ariba 

Ein Beispiel für einen innovativen intelligenten Einkaufsassistenten ist der Copilot für Ariba, der von Lhotse, Experte für KI-basierte Nutzerführung im Einkauf, und dem Ariba-Spezialisten Apsolut zur Verfügung gestellt wird. Als Implementierungs- und Co-Innovationspartner von Lhotse dient der SAP-Partner als Single Point of Contact für Kunden. Mit dem Extensibility Framework können zusätzliche KI-basierte Regeln für kundenspezifische Anforderungen realisiert werden. Zudem lässt sich die Ariba-Benutzeroberfläche individuell anpassen. Die erste Tool-Version fokussiert sich auf die Anwenderführung in SAP Ariba Guided Buying. Künftig werden jedoch weitere Ariba-Module unterstützt.

Hier zum Partner-Eintrag: