Auf Sicht fahren, statt im Nebel zu navigieren

Wer kennt das nicht – den regelmäßigen Stress am Monatsende, wenn es darum geht, den Monats-, Quartals oder Jahresabschluss zu realisieren. In der Buchhaltung konzentrieren sich zu diesem Zeitpunkt alle Aktivitäten auf das Sammeln, Zusammenführen und Abgleichen der Daten und es wird viel Zeit damit verbracht, Bankkonten abzustimmen und offene Posten auszugleichen.

Durch die Vielzahl der manuellen Prozesse entsteht eine Komplexität, die man kaum noch überblickt. Folglich nimmt das Fehlerrisiko zu – und das zu einem Zeitpunkt, an dem korrekte Ergebnisse von zentraler Bedeutung sind.

Aber egal, wie sehr sich die Buchhalter auch bemühen, sie haben vielfach das Gefühl, nicht wirklich über jedes relevante Detail Bescheid zu wissen, anstatt auf Sicht zu fahren. Das belegt auch eine aktuelle Umfrage von Censuswide.

Demnach vertrauen nur 38 Prozent der weltweit befragten Finanzexperten den von ihnen ermittelten Finanzdaten. Dennoch scheinen sich viele schon an die mangelnde Übersicht und die fehlende Transparenz gewöhnt zu haben.

Auch Verdrängungseffekte sind zu beobachten, denn wie sonst ließe sich erklären, dass 71 Prozent der CFOs im Rahmen der Untersuchung angaben, der Genauigkeit ihrer Zahlen zu vertrauen?

Es nutzt aber nichts, wenn man die Augen verschließt. Denn so lassen sich die Herausforderungen eines zunehmend komplexeren Wettbewerbs­umfelds nicht meistern.

Dabei ist es im Grunde nicht schwer, sich von den manuellen Buchhaltungsprozessen zu lösen und sich auf moderne Softwarelösungen einzulassen. Es gibt heute bereits viele elegante Möglichkeiten, den komplexen Monatsabschluss zu automatisieren und damit für Transparenz und Weitblick zu sorgen. Man muss es nur wollen.

Wer sich traut, den Abschlussprozess seines Unternehmens konsequent zu standardisieren und im nächsten Schritt zu digitalisieren, der schafft die Grundlage für einen modernen und vor allem valideren Finanzabschluss.

Continuous Accounting heißt das Zauberwort. Dahinter verbirgt sich ein automatisierter Prozess, der die Vielzahl der für den Finanzabschluss notwendigen Aufgaben in kleine Aufgabenpakete aufteilt, diese standardisiert und über den ganzen Monat verteilt, sodass der Abschluss kontinuierlich vorangetrieben werden kann.

Continuous Accounting macht aufwändige manuelle Abgleiche überflüssig, indem es die Daten verschiedener Quellsysteme zusammenführt und eindeutige Regeln für die automatisierte Weiterverarbeitung definiert.

Das sorgt für eine Entlastung der Buchhalter am Monatsende und reduziert das Fehlerrisiko. Die stundenlange Fleißarbeit beim Abgleich offener Posten hat ein Ende.

Der nachhaltigste Mehrwert von Continuous Accounting allerdings ist, dass es die Datenqualität von Anfang an auf ein viel höheres Niveau hebt und es somit möglich ist, aussagekräftige Datenanalysen auf einer Tagesbasis zu realisieren – quasi in Echtzeit.

Der Grund: Durch die Definition strenger Regeln im Umgang mit den Daten und die systemübergreifende Automatisierung der Prozesse entsteht eine Transparenz, die die Durchführung von Plausibilitätsprüfungen signifikant vereinfacht und damit auch die Zahl der Daten, die zum Monatsende doch noch eine gesonderte Betrachtung erfordern, stark reduziert – ein Effekt, der sich auch positiv auf die Auditsicherheit eines Unternehmens auswirkt.

Valide Zahlen sind das A und O eines jeden Unternehmens, denn sie sorgen für Planungs- und Investitionssicherheit. Gerade am Kapitalmarkt spielt das eine wichtige Rolle: Wer hier in die Verlegenheit kommt, bereits veröffentlichte Zahlen korrigieren zu müssen, erleidet schnell einen Vertrauensverlust.

Insbesondere vor dem Hintergrund, dass es im vergangenen Jahr so viele Gewinnwarnungen gab wie zuletzt vor der Finanzkrise und dass immer mehr börsennotierte Unternehmen Gewinn- oder Umsatzwarnungen veröffentlichen müssen, ist die Einführung von Continuous Accounting das Beste, was ein Unternehmen machen kann.