Arzneimittelspezialist Engelhard setzt auf Software für effizientes, unternehmensweites Vertragsmanagement

Engelhard Arzneimittel gehört mit mehr als 450 Mitarbeitern zu den führenden Markenherstellern von OTC-Arzneimitteln (Over-the-Counter) und ist unter anderem Hersteller beliebter Marken wie ­Prospan® und isla®. Als modernes Unternehmen war es wichtig, alle Prozesse und Abläufe immer weiter dem digitalen Wandel anzupassen. „Wir wollten eine zentrale digitale Verwaltung der Verträge im Unternehmen bei gleichzeitiger Erstellung und Selbstverwaltung in den Bereichen und Abteilungen“, sagt Michael Brauers, IT Business Partner bei Engelhard Arzneimittel.

Hinzu kamen noch weitere Anforderungen an eine passende Lösung, weshalb zunächst ein detaillierter Anforderungskatalog erstellt wurde. Zu den Must-haves gehörten für Engelhard Arzneimittel die zentrale Verwaltung der Vertragsdokumente in digitalen Akten, damit alle Mitarbeiter gemäß Berechtigung auf diese zeitunabhängig zugreifen können, sowie die rechts- und revisionssichere Archivierung aller Dokumente. Ein besonderes Anliegen war es den Beschäftigten, vertragliche Fristen und Termine leichter im Blick zu behalten, um zum Beispiel Verträge rechtzeitig neu zu verhandeln und so Mehrkosten durch Einhaltung von Kündigungsfristen zu vermeiden. Hinzu kam der Wunsch nach einem nutzerfreundlichen Softwaredesign mit Web-Oberfläche, das sich nahtlos in das bestehende SAP-Umfeld des Unternehmens einfügt.

Bereichsübergreifendes Vertragsmanagement

Bei Engelhard Arzneimittel war das Vertragsmanagement von Beginn an ein bereichsübergreifendes Thema. „Mit cuCon­tract ist heute ein System im Einsatz, das vollständig in das bestehende SAP-Umfeld integriert ist und die verschiedenen SAP- Module in den einzelnen Fachbereichen unterstützen beziehungsweise mit ihnen interagieren kann“, so Brauers.

Das Vertragsmanagementsystem arbeitet mit vertragsrelevanten Daten aus den jeweiligen SAP-Modulen – seien es Stammdaten (z. B. Kunden- oder Lieferantendaten), Berechtigungen, Laufzeiten oder Aufbewahrungspflichten. Ebenso können diese aus cuContract und den relevanten Daten in den jeweiligen SAP-Modulen angezeigt werden.

Da Vertragsdaten in der Regel sensibel sind, legte Engelhard Arzneimittel besonderen Wert auf abgestufte Zugriffsbeschränkungen und genau einstellbare Zugriffskriterien. Alle Eingaben und Änderungen zu einem Vorgang werden revisionssicher protokolliert.

Termine und Fristen unter Kontrolle

Für den verbesserten Workflow und mehr Planungssicherheit forderte Engelhard ein automatisches Termin- und Fristenmanagement. Dies stellt laut den Projektverantwortlichen auch einen der wesentlichen Mehrwerte dar, die das System bietet.

Da aus Verträgen in der Regel auch finanzielle Verpflichtungen resultieren, ist es umso wichtiger, alle Bedingungen im Blick zu behalten. Dazu gehören die vereinbarte Leistung und Gegenleistung sowie Termine und Fristen, welche die Leistungen zeitlich definieren. Deshalb beinhaltet das Vertragsmanagementsystem cuContract detaillierte Funktionen zur Erinnerung an Fälligkeiten und Zahlungsverpflichtungen. Auch gibt es die Möglichkeit, Rechnungs- und Zahlungspläne zu hinterlegen und diese gegen Rechnungen zu prüfen. Was in einem Dokumentenmanagementsystem aufwändig hinzuprogrammiert werden müsste, ist in der Lösung von Circle Unlimited Standard. Heute erhalten die Verantwortlichen rechtzeitig E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Vertrags- oder Aufbewahrungsfristen auslaufen oder eine Kündigungsfrist ansteht.

Vom Kick-off bis zum produktiven Einsatz

Nach dem ersten Anforderungskatalog, den Engelhard zusammengestellt hatte, kamen Experten von Circle Unlimited und dem Arzneimittelhersteller zusammen, um die detaillierten Bedürfnisse des Unternehmens im Umgang mit Verträgen zu ermitteln. Dabei ging es auch um die Erstellung eines Berechtigungskonzepts, die Aufschlüsselung einzelner unternehmenstypischer Vertragsarten und die Bezifferung der Verträge in den jeweiligen Abteilungen. Insgesamt dauerte die Einführungszeit der cuLösung bis zum Go-live ein knappes halbes Jahr, ein zügiger Prozess in Anbetracht der Größe des Projekts. „Wir haben durchweg kompetente Unterstützung erhalten und es wurde immer schnell auf Anfragen reagiert. Circle Unlimited hat sich insgesamt durch eine hohe Implementierungskompetenz ausgezeichnet“, erinnert sich Dr. Markus Schäfermeyer.

Erleichterung bei der Verwaltung

Wie bei jeder Veränderung in gewohnten Prozessen mussten während und nach der Implementierung von cuContract einige Abläufe angepasst werden. Ein internes Change Management bei Engelhard half bei der Umsetzung der veränderten Prozessabläufe. „Einige der Mitarbeiter waren wegen des anfänglichen Mehraufwands bei der Vertragserfassung berechtigterweise noch skeptisch, doch merkten wir schnell, welche Erleichterung das neue System bei der Verwaltung und dem Monitoring von Verträgen bringt“, sagt Alexander Schumann, der für das Vertragsmanagement verantwortliche Mitarbeiter der Rechtsabteilung bei Engelhard Arzneimittel. Während früher viele Verträge nur in Papierform vorlagen und auch Fristen nur schwer im Blick behalten werden konnten, sparen die Anwender heute viel Zeit. Eine einheitliche Ordnerstruktur sorgt für eine optimale Übersicht und Termine und Fristen werden pro­blemlos überblickt und eingehalten. Das gilt auch für die Archivierungsfristen und Vorgaben der DSGVO, alles kann für den einzelnen Vertrag im System festgelegt werden. Die Rechtsabteilung verwaltet so aktuell mehr als 1000 Verträge.

Optimierte Prozesse rund um Verträge

Angetrieben vom Wunsch nach effizienteren Prozessen in der Unternehmens­organisation setzte Engelhard auf moderne Software. Statt in papierbasierten Akten und dezentralen Excel-Listen verwalten die über 450 Mitarbeiter am deutschen Firmensitz heute sämtliche Ver­träge digital.

Nicht mehr erforderliche Verträge mit regelmäßigen Zahlungsverpflichtungen konnten gekündigt bzw. aktualisiert werden. Umständliche Suchen nach Verträgen in umfangreichen Papierakten sowie lange Such- und Wartezeiten sind Vergangenheit.

Bestärkt durch die gute Umsetzung und die positive Resonanz der Mitarbeiter auf das neue Vertragsmanagement plant Engelhard für die Zukunft die Implementierung einer automatisierten Dokumentenerstellung. Mit dieser lassen sich beispielsweise Verträge, Standard-Schriftverkehr und gestaltete E-Mails selbstständig und zeitsparend generieren.