Endlich weg mit dem Papier!

Keine neue Erkenntnis, aber eine sehr spürbare: Digital gut aufgestellten Unternehmen fällt es in Krisenzeiten wesentlich leichter, ihr Geschäft erfolgreich weiterzuführen. Als typisches Beispiel für digitale Abläufe im ERP nennt die Studie die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen.

Das automatisierte Empfangen und Buchen von eingehenden Rechnungsbelegen ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung. Doch der Weg, so denken wir bei Tangro, geht weiter. Zwar ist das Rechnungswesen oft der Ausgangspunkt für die Optimierung dokumentenbasierter Prozesse. Bei genauerem Hinsehen eröffnet sich aber ein wesentlich größeres Verbesserungspotenzial.

Als beispielsweise unser Kunde Atlas Copco IAS die Rechnungsverarbeitung automatisieren wollte, zeigte sich sehr schnell, dass die Dokumentenflut auch im Einkauf und Wareneingang manuell kaum noch zu bewältigen war. Das Unternehmen, Anbieter innovativer Fügetechnologien, entschied sich deshalb für einen ganzheitlichen Ansatz.

Nicht nur Rechnungen, sondern auch vorangehende Lieferscheine und Auftragsbestätigungen werden jetzt mit Tangro automatisiert verarbeitet. Die Belege gehen per Post, Fax, E-Mail oder EDI ein und werden von der Software automatisiert erkannt und mit den SAP-Stamm- und Bewegungsdaten abgeglichen.

So haben sich umfassende Optimierungseffekte ergeben: „Die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen haben wir von drei auf eine Minute beschleunigt. Lieferscheine verarbeiten wir jetzt doppelt so schnell wie vorher“, sagt Maximilian Schröder von Atlas Copco IAS. Die vorab erledigten Prüfungsvorgänge erleichtern außerdem die Rechnungsver­arbeitung als abschließenden Schritt.

Purchase-to-Pay

Umfassende Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgen für zusätzliche Verbesserungen im Purchase-to-Pay. Durch die direkte Ablage zum Vorgang bleibt die komplette Prozesskette im Blick – von der Bestellung über die Auftragsbestätigung und den Wareneingang bis zur Rechnungsstellung. Fazit von Maximilian Schröder: „Die Automatisierung der Belegverarbeitung ist ein weiterer Schritt zur Digitalisierung und Industrie 4.0.“

Digitalisierung kann im Purchase-to-Pay noch weitergehen. Intelligente Lösungen wie Tangro unterstützen eine Prozessoptimierung End-to-End. Schon Bedarfe erfasst die Software elektronisch und klärt damit frühzeitig Genehmigung und Kontierung ab. Die Bestellung wird direkt angelegt. So reduziert sich der manuelle Anteil in der Rechnungsverarbeitung weiter – oder fällt völlig weg, wenn dies gewünscht ist. Stellt das System keine Abweichungen zur Bestellung fest, wird die Rechnung direkt im Hintergrund gebucht.

Ganzheitlichkeit verstehen wir bei Tangro auch technologisch – ganz so, wie es die Bitkom-Studie propagiert. Tangro ist vollständig in die SAP Business Suite und SAP S/4 Hana eingebunden und greift direkt auf SAP-Daten zu. Ein Riesenvorteil auch für Atlas Copco IAS.

Ein weiterer Mehrwert: Durch die SAP-embedded-Eigenschaft kann die Umstellung auf S/4 mit wenig Aufwand erfolgen. Den Wandel hin zu einer durchgängigen Prozessunterstützung mit gleichzeitiger Modernisierung der Software-Infrastruktur gestalten wir damit denkbar reibungslos.