Die magischen Treppen im Schloss SAP

Für SAP-Lizenzen wie für Schloss Hogwarts gilt: Nur wenige wissen noch, wo’s langgeht. Welche neuen Überraschungen erwarten SAP-Kunden in Zukunft?

Erkennbar ist auf alle Fälle ein Trend, der sich seit 2014 ausweitet und immer „kreativere“ Formen annimmt: Bestandskunden sehen sich immer häufiger mit unerwarteten Nachkäufen konfrontiert.

Gibt es einen Weg über die sich ständig verändernden Treppen im Schloss SAP?

Ja! Indem der kühne SAM-Manager das Schicksal in die eigenen Hände nimmt und sich wappnet.

1. Treppe: Pauschale für Non-SAP-DB-Nutzung

Die Pauschale für die Non-SAP-Datenbank-Nutzung (z. B. von Oracle) wurde zunächst von 11 Prozent auf 15 Prozent, dann auf 19 Prozent und jetzt auf 22 Prozent erhöht.

Eine solche Pauschale zu akzeptieren mag auf den ersten Blick als der einfachste Weg erscheinen, denn dann vermisst Oracle die unter den SAP-Applikationen laufenden Datenbanken nicht.

Experten-Tipp: Kostensparender könnte es allerdings sein, den Datenbank-Vertrag bei SAP zu kündigen und direkt zum Datenbank-Anbieter (z.B. Oracle) zu wechseln – vor allem, wenn ohnehin eine Oracle-Full-Use-Lizenz erforderlich ist (Stichwort: indirekte Nutzung).

Was zunächst teurer erscheint, birgt einen entscheidenden Vorteil, denn es gilt, dies im Zusammenhang mit dem unvermeidlichen Wechsel zur Hana-Datenbank zu beachten.

Bei der Migration von zum Beispiel Oracle zu Hana besteht so die Möglichkeit, Teile der Oracle-Datenbanken zu kündigen. So müssen nicht beide Datenbanken (Oracle und Hana) die gesamte Zeit der Migration von SAP lizenziert werden: Und das ist langfristig günstiger.

2. Treppe: SAP-Named-User-Lizenz

Die Named-User-Lizenzen machen in vielen Unternehmen den größten Kostenblock aus. Vergleichen wir sie mit einer breiten Marmortreppe, zu der wiederum fünf kleinere Wendeltreppen führen.

Wer oben ankommen will, muss frühzeitig die richtigen Entscheidungen treffen.

Limited-Professional-User: Diese Treppe ist quasi verschwunden, denn SAP hat diesen rabattierten Lizenztyp namens „SAP Limited-Professional-User“ mit der PKL 2014/4 abgeschafft.

Es blieb den Kunden überlassen zu definieren, wie die Einschränkung aussieht, wenn sie diesen günstigen Lizenztyp weiter nachkaufen wollten. Für Neukunden wird der Rabatt gar nicht mehr angeboten.

Experten-Tipp: Nutzen Sie in diesem Fall Ihre eigene Leiter! Vereinbaren Sie mit SAP eine individuelle Sondernutzung, die im Idealfall günstiger ist.

Direkte und indirekte Nutzung: Gemäß den AGBs und PKLs von SAP benötigen Kunden für die Nutzung der SAP-Software ein Nutzungsrecht.

Dabei ist es unerheblich, ob der Zugriff auf die SAP-Software direkt (also z. B. über die SAP GUI) oder indirekt (z. B. über eine Schnittstelle und eine Drittsoftware) erfolgt.

Bei der indirekten Nutzung liegt es nun beim SAP-Kunden festzustellen, ob der Anwender bereits eine ausreichende Named-User-Lizenz hat oder nicht.

Ist dies nicht der Fall, dann kann der SAP-Kunde für diesen Anwender die sogenannte „SAP-Platform-User“-Lizenz erwerben. Mit dieser Lizenz darf der Anwender über beliebige Schnittstellen auf SAP-Software zugreifen und diese nutzen, solange er nicht auch direkt auf die SAP-Software zugreift.

Im Grunde genommen ist diese Forderung der SAP keine neue Treppe. Neu ist seit 2015, dass die SAP diese Lizenz nun auch tatsächlich von ihren Kunden einfordert.

Experten-Tipp: Die Ermittlung der benötigten Lizenzen für Anwender, die ausschließlich über Schnittstellen auf SAP-Software zugreifen und diese nutzen, ist aufwändig.

Zuerst muss festgestellt werden, über welche Schnittstellen auf SAP-Systeme zugegriffen wird. Danach muss festgestellt werden, ob auch SAP-Software-Nutzung vorliegt, denn nur dafür kann SAP ein Nutzungsrecht verlangen.

Nun benötigt man bei den lizenzpflichtigen Schnittstellen (Add-ons) die Liste der Anwender.

Diese Liste muss man jetzt mit den Anwendern vergleichen, welche bereits eine Named-User-Lizenz in den SAP-Systemen haben.

Zu guter Letzt darf man dann die Anzahl der benötigten „SAP Platform User“ bei der SAP melden und Lizenzen nachkaufen. Für die Verwaltung dieser Lizenzen bietet SAP selbst keine Lösung an.

Dies kann man nur mit einer externen SAP-SAM-Lösung realisieren. Durch die tägliche Änderung der Nutzung (direkt oder indirekt) sind SAP-Kunden nahezu verpflichtet, eine solche Lösung einzusetzen.

Developer-User-Lizenz: Die Prüfung der vorhandenen SAP-Developer-User-Lizenztypen ist aktuell ein wichtiges Thema für SAP. Die Entwicklungsumgebung muss vermessen werden und SAP verbietet die Vergabe von „Developer-Lizenztypen“ in der Produktion.

Wenn Sie für die Modifikation von Software keine speziellen SAP-Developer-User-Lizenzen erworben haben und SAP die vergebenen Entwickler-Schlüssel aus dem Service-Marktplatz mit den vergebenen „Developer-Lizenzen“ vergleicht, kommen bei Abweichungen möglicherweise Nachlizenzierungen auf Sie zu.

Experten-Tipp: Klären Sie: Wer entwickelt tatsächlich, führt also Modifizierungen durch oder entwickelt Add-ons?

Admin-Mitarbeiter brauchen keine SAP-Developer-User-Lizenz, nur weil sie die Workbench ausführen. Prüfen Sie, ob es Admins gibt, die eine „Developer-Lizenz“ haben, aber keine benötigen.

Technische Accounts: Ein technischer Account ist schnell mal als kostenpflichtiger „Dialog-Benutzertyp“ angelegt, obwohl dieser eigentlich vom Benutzertyp „Service“, „System“ oder „Kommunikation“ sein sollte.

Bei der Benutzerklassifizierung schaut SAP inzwischen genau hin. Ist ein Lizenztyp fälschlicherweise bei einem Account vom Benutzertyp „Dialog“ eingetragen worden, berechnet die USMM/LAW genau den Lizenztyp, der eingetragen wurde. Das kann teuer werden.

Experten-Tipp: Achten Sie darauf, alle technischen Accounts genau zu prüfen und gegebenenfalls umzuklassifizieren (den richtigen Benutzertyp wählen). Ohne ein magisches Hilfsmittel kommen Sie hier aber nicht weiter.

SAP-Test-Lizenzen: Auch ein beliebtes Thema für SAP, denn erfahrungsgemäß haben Unternehmen viele Test-Lizenzen in der Produktion. Inzwischen achtet SAP verstärkt darauf, da dies gemäß aktueller PKL nicht erlaubt ist (das sah früher noch anders aus).

Wenn jeder dieser Accounts in der Produktion kostenpflichtig wird, kann das teuer werden.

Experten-Tipp: Analysieren Sie, ob die Test-Accounts überhaupt genutzt werden. Häufig ist das nämlich nicht der Fall.

Erstellen Sie eine Liste aller Test-Accounts – und zwar VOR der Vermessung! – und lassen Sie sich diese von SAP bestätigen.

3. Treppe: NetWeaver Foundation for Third Party Applications

„Indirekte Nutzung“ – ein Zauberwort für SAP, für Kunden vermutlich das Unwort des Jahres 2015. Die Definition in der PKL 2016/2 hat die Verwirrung noch vergrößert.

Kaum jemand versteht noch, was mit „direktem Datenbankzugriff auf SAP-Anwendungsdaten“ gemeint ist. Bei der nächsten Vertragsverhandlung sollte man als Kunde auf jeden Fall mit dem Thema rechnen.

Experten-Tipp: Klären Sie: Welche Third-Party-Applikation greift über eine Schnittstelle auf welche SAP-Anwendungsdaten zu? Wie viele Benutzer nutzen diese Applikation?

Hier sind eine Vertragsanalyse sowie System- und Nutzungsanalyse unverzichtbar, um das maximale finanzielle Risiko zu ermitteln.

Die abschließende juristische Prüfung sollte bewerten, ob eine Urheberrechtsverletzung vorliegt oder nicht.

Pro Non-SAP-Applikation ist jeder SAP-Kunde somit selbst gefordert, das Lizenzrisiko zu ermitteln. Ein Tool wie License Control for SAP von Aspera kann bei der Analyse einen Unterschied in Millionenhöhe ausmachen.

So oder so ähnlich könnte es immer weitergehen im Schloss SAP.

Was kommt als Nächstes?

Gewiss ist: Die Vertragsverhandlungen mit SAP werden nicht einfacher.

Die Nachzahlungen für Bestandskunden steigen, obwohl sich an ihrer SAP-Nutzung oft nichts geändert hat.

Während Kunden beständig nach Compliance streben, verfolgt SAP konsequent ambitionierte Umsatz- und Produktstrategie-Ziele – darin liegt das Spannungsfeld.

Und so befinden sich die meisten SAP-Kunden erst am Anfang ihrer Heldenreise und die Situation scheint aussichtslos: der Gegner zu stark, der Held noch ungeübt.

Doch dank Vorbereitung und der Hilfe eines Mentors – eines SAM-Experten und/oder Juristen – kann er das Blatt wenden.

So herrscht er am Ende nicht nur wieder in seinem eigenen Reich, er spart auch noch Geld, ist ein gleichwertiger Verhandlungspartner und erntet die Anerkennung seiner Firma. Er muss sich nur dafür entscheiden.