Zwei Mann – 8 Terabyte

Der Rüstungskonzern Hensoldt setzt auf KGS und profitiert von schlanken Prozessen, weniger Aufwand, reduzierten Kosten, großer Transparenz und mehr Flexibilität.

Der 2017 aus der von Airbus Defence and Space für Sensortechnologie hervorgegangene Rüstungskonzern Hensoldt hatte für die Daten- und Dokumentenarchivierung die etablierte Softwarelösung IBM FileNet P8 im Einsatz. Allerdings war man damit nicht sehr zufrieden, weil die Lösung betreuungsintensiv und teuer ist. Thomas Holzmann ist SAP-Basis-Administrator bei Hensoldt und wollte diesen unbefriedigenden Zustand nicht länger hinnehmen.

Im Gespräch mit seinem Provider Datagroup lernte Holzmann die Archivierungstools der KGS kennen. „Da unsere Archivierung ausschließlich SAP betrifft, waren natürlich die SAP-Partnerschaft von KGS sowie die Tatsache, dass es sich um eine voll in SAP integrierte Lösung handelt, zugkräftige ­Argumente“, erinnert sich Holzmann, der gemeinsam mit dem Projektmanager und einem Archivierungsverantwortlichen am Entscheidungsprozess beteiligt war. Beeindruckt waren er und seine Kollegen aber vor allem vom Preis. Holzmann: „Das Kostenverhältnis war 1:10 – sprich die Archivierung mit IBM FileNet P8 hat uns das Zehnfache der KGS-Lösung gekostet.“

Im Dezember 2018 prüfte man das Konzept und entschied sich im Januar 2019 für die Einführung des Document Routers, Content Servers sowie der Migrationslösung. Im März 2019 begann man mit der Vorbereitung und Umsetzung. Anfang Juli dann ging die Archivierung live – zunächst sechs Monate parallel zum FileNet-Betrieb. „Wir hatten vorher einen PoC (Proof of Concept) vereinbart, der sich – neben dem technischen Test – für uns wie eine Schulung darstellte, indem wir komplett transparent und sehr anschaulich lernten, wie wir selbst mit den Tools arbeiten können“, sagt der SAP-Basis-Administrator.

Man sei von der Einfachheit, Transparenz und Fokussierung auf das Wesentliche sehr beeindruckt gewesen. Nach Migrationsstart hatte man innerhalb von sechs Wochen alle Daten und Dokumente – insgesamt 8 Terabyte – zu KGS migriert, man benötigte zwei Wochen für die ERP-relevanten Daten und noch einmal drei bis vier Wochen für die PLM-relevanten Daten. Als transparent, nachvollziehbar und sehr gut dokumentiert ordnet er dieses Migrationsprojekt ein, für das es auch seitens der IT-Leitung Lob und Anerkennung gab. „Wir erhielten zudem eine Abschlussdokumentation, die auf Audits durch Wirtschaftsprüfer zugeschnitten ist und uns daher auch auf dieser Seite Sicherheit gibt.“

Wo früher ein Team des externen Providers erforderlich war, reichen nun zwei SAP-Basis- und IT-Infrastruktur-Experten für die Archivierung der 8 Terabyte Daten. Es fallen nur noch zehn Prozent der Kosten an und die Archivierung ist schlanker, weil eine zusätzliche Systemebene entfällt.