Airport Stuttgart setzt auf Selbstverwaltung

Die Vorteile von ESS- und MSS-Systemen liegen auf der Hand: Haben Mitarbeiter und Führungskräfte Zugang zu Personaldaten, so sind viele zeitraubende Vorgänge – wie etwa die Urlaubsplanung, Zeiterfassungen oder Adressänderungen – nicht mehr zwingend Sache der Personalabteilung.

Während Self-Service-Systeme bei Finanz- und Telekommunikationsunternehmen bereits fest etabliert sind, schreitet ihre Verbreitung bei Industrie- und Logistikunternehmen bislang noch langsam voran.

Grund: In vielen Unternehmen außerhalb des Dienstleistungssektors verfügt ein Großteil der Mitarbeiter nicht über eigene PCs. Mithilfe von frei stehenden Selbstbedienungs-Terminals (sogenannten „Kiosken“) oder Gruppenarbeitsplätzen, die Mitarbeitern ohne eigenen PC ein Einloggen in das Unternehmensnetz ermöglichen, lässt sich das Zugangsproblem jedoch aus der Welt schaffen.

Abwesenheit in Echtzeit

Wie bei vielen anderen Unternehmen waren auch am Flughafen Stuttgart personalbezogene Daten zuvor vorwiegend auf physischem Weg – d. h. mithilfe von Ausdrucken – oder per Mail weitergegeben worden.

Das Drucken und Verteilen der Dokumente hatte zum einen viel Zeit gekostet und zum anderen auch erhebliche Materialkosten verursacht.

„Der Aufwand für administrative Aufgaben, wie etwa für die Urlaubsgenehmigung, war sehr hoch“

sagt Dieter Theil, Projektleiter ESS/MSS beim Flughafen Stuttgart.

„Außerdem brauchten wir eine Lösung, die uns einen Überblick über den aktuellen Abwesenheitsstand und über den Genehmigungsstatus in Echtzeit ermöglichte.“

Mit Unterstützung des SAP-HCM-Spezialisten Consodalis gingen die Airport-Verantwortlichen schließlich das Projekt „Umstellung auf ESS/MSS“ an. Für die Beauftragung des Ahrensburger Beratungsunternehmens, das eng mit dem SAP-Konzern zusammenarbeitet, sprach vor allem dessen große Erfahrung bei der Einführung von ESS/MSS:

Seit Jahren bedient Consodalis diesbezügliche Anfragen aus nahezu allen Bereichen der Wirtschaft. Das Aufkommen ist hoch – nicht zuletzt aufgrund des jüngsten Technologiewechsels bei SAP von Java zu Web-Dynpro Abap, der die SAP-HR-Self-Services unabhängig vom SAP-Portal gemacht hat.

Da für die Nutzung von SAP-HR-Services seither kein Java-Know-how mehr benötigt wird, ist die Nachfrage deutlich angestiegen.

Selbstverwaltung

Kurz nachdem das Projekt gestartet worden war, erhielten die Mitarbeiter ohne PC – wie etwa die in der Gepäckabfertigung oder in der Gärtnerei – einen ESS-Zugang. Wenige Wochen nach dem Projektstart waren schon die ersten ESS-Services verfügbar.

Später folgten weitere Services, und ein knappes halbes Jahr nach Projektstart starteten schließlich die Manager-Self-Services. Die Einführung von Self-Services in mehreren Schritten ist eine sinnvolle Praxis:

In der Regel werden zunächst zwei oder drei Services eingerichtet und ausgiebig getestet – auf diese Weise können zum einen „Kinderkrankheiten“ schnell erkannt und ausgemerzt werden, zum anderen gestaltet sich auch der mit der Einführung der Services verbundene Kulturwandel im Unternehmen sanfter.

Mitarbeiter und Manager können sich besser an die neuen Prozesse gewöhnen, es gibt keinen direkten „Bruch“ mit den traditionellen Abläufen.

Das Nutzungsspektrum der neu eingeführten Systeme ist relativ breit: Die Mitarbeiter können nicht nur ihre persönlichen Daten pflegen und ihren Urlaub beantragen, sondern sie können sich auch ihre Zeitkonten anzeigen lassen und Entgeltnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen einholen.

Außerdem gibt es eine Inbox für persönliche Benachrichtigungen. Führungskräfte können auf den Teamkalender zugreifen, Vertretungen organisieren, Mitarbeiterprofile einsehen, Abwesenheiten und Termine überblicken und ein Reporting über Zeit- und Entgeltdaten (personenbezogen und organisationsübergreifend) erstellen.

Dass sich das Projekt ESS-/MSS-Einführung rasch amortisieren wird, dafür sorgt unter anderem der Wegfall des Aufwands für das Drucken und Verteilen der Zeit- und Entgeltnachweise und für die Erstellung der Urlaubsantragsformulare, von den eingesparten Materialkosten ganz zu schweigen.

Voraussetzung für eine ESS-/MSS-Einführung auf der Basis von Web-Dynpro Abap ist ein Release-Stand von mindestens SAP ERP 6.05 (also ERP 6.0 mit dem Enhancement Package 5).

Für MSS muss auf diesem Release-Stand noch zusätzlich das Manager-Self-Service-Add-on 1.0 installiert sein. In höheren Enhancement-Package-Ständen ist das MSS-Add-on 1.0 bereits enthalten.

Lastenheft-Umstellung

1. Allgemeine Entlastung der Perso- nalabteilung durch die Reduzie- rung administrativer Aufgaben
2. Entlastung der Zeitbeauftragen (u. a. Wegfall der Urlaubspflege)
3. Verkürzung von Genehmigungsprozessen (im Zusammenhang
   mit Abwesenheiten)
4. Schaffung eines Zugangs zu den eigenen Personaldaten für alle
   Mitarbeiter
5. Schaffung einer Möglichkeit zur Erstellung von personalisierten Berichten für das Management
6. Senkung der Materialkosten (insbesondere Papier)