Der Königsweg zur Vermeidung des Fachkräftemangels

Die Bundesregierung stellt fest, dass der Mittelstand in den vergangenen Jahren viel Personal aufgebaut und nun mehr offene Stellen hat. Die Bundesagentur für Arbeit zeigt, dass sich gegenüber dem Vorjahr der Fachkräftemangel auf weitere Berufsgruppen ausgeweitet hat.

Eine Umfrage des DIHK besagt, dass der Engpass an Fachkräften insbesondere im Mittelstand immer noch spürbar ist. Selbst die vermeintliche Entspannung infolge der schwächeren Konjunktur darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass im Mittelstand qualifiziertes Personal knapp ist und bleibt.

In einem früheren Beitrag in diesem Magazin haben wir aufgezeigt, wie man mit der Prozessoptimierung die Folgen des demografischen Wandels beherrschen kann, damit daraus keine demografische Falle wird:

• Mitarbeiter haben mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten
• weniger qualifizierte Mitarbeiter können Teilprozesse bearbeiten
• Führungskräfte haben mehr Zeit für ihre Führungsaufgaben
• höhere Motivation
• die Leistungsfähigkeit älterer Mitarbeiter steigt
• neue Mitarbeiter werden schneller produktiv
• Work-Life-Balance wird verbessert

Werden bei der Optimierung der Prozesse zudem langfristige Aspekte berücksichtigt und Arbeitsplätze, Aufgabeninhalte, Leistungsanforderungen adäquat ausgestaltet, lassen sich physische und psychische Schäden eindämmen.

Ein Unternehmen hat somit doppelten Nutzen: Man schöpft die Potenziale der Mitarbeiter aus und ist für vorhandene und potenzielle Mitarbeiter attraktiv. Diesen Nutzen effizient und dauerhaft zu erwirken, stellt hohe Ansprüche an die Prozessoptimierung.

Diese soll zur Abgrenzung von der gängigen Praxis mit dem Begriff „umfassende Prozessoptimierung“ bezeichnet werden und ist gekennzeichnet durch folgende Aspekte:

Waren die bisherigen Ziele Kostenreduktion, Zeitverkürzung und Qualitätssteigerung, kommen nun die optimale Ausschöpfung der Mitarbeiterpotenziale und die hohe Attraktivität des Unternehmens hinzu.

Arbeiteten Organisations- und IT-Experten bisher unabhängig voneinander, sind sie nun eng verzahnt. Dies ist für eine Optimierung notwendig, da insbesondere in der komplexen Unternehmenswelt nicht alle Prozessteile in einem IT-System abzubilden sind.

Ferner muss eine Balance zwischen IT-Standardprozessen und der notwendigen Flexibilität des jeweiligen Unternehmens gefunden werden.

Lebenslanges Lernen

Durch Mitarbeiterschulungen werden Prozesse ganzheitlich geschult, das heißt, Mitarbeiter lernen neben dem IT-System den gesamten Prozess kennen. Im Rahmen großer Change-Projekte geht der Schulung anders als bisher eine organisatorische Prozessverbesserung voran.

Erst wenn sich Mitarbeiter an die neuen Standardisierungen gewöhnt haben, erfolgt die Abbildung der Prozesse im ERP-System. Dies ist die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung, bei der man im Hinblick auf den Kunde-zu-Kunde-Prozess nacheinander Bottle-Necks beseitigt.