SuccessFactors ist nicht nur eine Anwendung…

Am Beispiel der SAP-HR-Cloud-Lösung SuccessFactors lässt sich Folgendes immer wieder beobachten: Verkaufsorientierte Webseiten und Infomaterialien versprechen gern geringe Implementierungsaufwände, einfache Bedienbarkeit und Inte­grationsszenarien „im Standard“.

Im Kontrast dazu weisen konkrete Erfahrungsberichte von Projektmanagern und Systemnutzern auf teils gravierend unterschätzte Aufwände und Projektlaufzeiten hin. Wie kommt es zu solch einer Diskrepanz? Sind die Broschüren zu sehr geschönt? Ist die Lösung noch nicht ausgereift?

Mittlerweile setzen auch Global Player auf SuccessFactors. Diese Unternehmen bilden mit der Cloud-Lösung erfolgreich komplexe Prozesse für mehrere Tausend Mitarbeiter und internationale Standorte ab.

Wir beobachten andererseits aber auch, dass bei SuccessFactors-Implementierungsprojekten vergleichbare Ist-Situationen zu Schwierigkeiten im Projektverlauf führen können.

Im Unternehmen gibt es eine gewachsene IT-Infrastruktur aus SAP- und Non-SAP-Lösungen, teilweise werden auch bereits Cloud-Applikationen genutzt. Die abzubildenden Prozesse sind nicht oder nur teilweise definiert. Es existieren Workarounds und isolierte lokale Kanäle wie Excel-Tabellen oder Papierformulare.

Wurde die Entscheidung für den Weg in die Cloud mit SAP SuccessFactors getroffen, nehmen die Projekte ihren Lauf, beginnend mit einer Scoping- und Design-Phase. Das Ziel: Die bestehenden Prozesse sollen abgebildet werden.

Und genau hier liegt der Grund, warum in Erfahrungsberichten die oben genannten Schwierigkeiten dokumentiert werden. Denn SAP-SuccessFactors basiert, als „Out-of-the-Box“-Lösung, auf systemgenerischen Prozessvorgaben, klar definierten Richtlinien und Rollen.

Im Gegensatz zu einem klassischen SAP-ERP-System bietet eine Cloud-Anwendung zudem nicht die Möglichkeit, durch Programmierung das System tiefgehend zu modifizieren. SuccessFactors gleicht eher einem modularen Baukasten, der zwar Möglichkeiten zur Individualisierung bietet (beispielsweise über die auf der SAP Cloud Platform angebotenen Add-Ons), den Umfang dieser Anpassungen aber auch limitiert.

Werden diese Fakten erst nach Projektbeginn bewertet, entsteht Mehraufwand durch etwas, was der Softwareimplementierung eigentlich vorgelagert sein sollte: Prozessoptimierung!

Unsere Erfahrung in Bereichen wie der Mitarbeiterentwicklung, Zielvereinbarung sowie der Leistungsbewertung zeigt, dass ein sorgfältiges Überdenken der alten Abläufe jedem Implementierungsprojekt vorangestellt sein sollte.

Damit eine Lösung wie SuccessFactors ihre Stärken und Vorteile ausspielen kann, halten wir ein umfangreiches Prozess-Redesign innerhalb der Leitplanken des neuen Cloud-Systems für unabdingbar.

Priorisierung und unter Umständen auch das Ablösen etablierter Praktiken in enger Abstimmung mit dem zukünftigen Implementierungspartner sind in dieser Phase die Handlungsaufträge an das Unternehmen.

Dazu gehört auch, zu einer Weiterentwicklung der Unternehmenskultur zu motivieren, weg von Excel und Absprachen in der Kaffeepause, hin zu transparenten Abläufen und klar vereinbarten Zuständigkeiten.

In der Tat bedeutet dieses Vorgehen ein zusätzliches Investment sowie die Einbindung unterschiedlicher Interessenvertreter durch Change-Management-Maßnahmen. Wir möchten aber vor allem die große Chance für Unternehmen betonen, die in der vorgelagerten Prozessoptimierung liegt.

Ein großer Teil der Hürden, die ein Unternehmen in seiner Entwicklung ausbremsen, liegt in der Vergangenheit. Neue Software, die alte Fehler abbildet, ist kein wirklicher Schritt in die Zukunft. Basierend auf unserer Erfahrung mit SuccessFactors sehen wir Vorstudien und Prozessanalyse als Grundpfeiler für ein erfolgreiches und kalkulierbares Implementierungsprojekt.

Der Mehraufwand, der hier zu Anfang des Projektes entstehen mag, zahlt sich durch einen strukturierten Projektablauf und eine nachhaltig-moderne Systemlandschaft nach Projektabschluss aus.