Berichte automatisieren, Entwicklungszeit sparen

Im Jahr 2016 hat sich Daniel Schmid, der Teamleiter Integrated Services IT der Insel-Gruppe, einem Schweizer Gesundheitsunternehmen, für die Ablösung der sich damals im Einsatz befindlichen Workflow-Lösung zur SAP-basierten Dokumentengenerierung entschieden.

Die Aufgabenstellung war klar: Das kosten- und entwicklungsintensive Erstellen von Dokumenten sollte durch eine flexible, einfach erlernbare und trotzdem mächtige Lösung ersetzt werden.

Hunderttausende komplexe Dokumente

Der Bedarf dafür war im Unternehmen groß. Bei einer Unternehmensgröße von über 10.000 Mitarbeitern und jährlicher Versorgung von über 500.000 Patienten, sind hunderttausende komplexe Dokumente notwendig. Daniel Schmid erklärt, dass viele dieser Dokumente auf Prozesse aus SAP und weiteren Systemen gestützt sind.

So zum Beispiel zur Generierung von Briefen an Kostenträger, Dokumenten zur Archivierung, Lieferantenbeurteilungen für die ICT-Bestellprozesse oder von Dokumenten auf der Basis von Projekt­informationen.

Lückenlose SAP-Integration

Auf der Suche nach einer Lösung, die dem Unternehmen ermöglicht, schlanke Prozesse zu implementieren, die IT-Abteilung entlastet und den Mitarbeitern hilft, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, ist Schmid auf Dox42 gestoßen.

Unter anderem war die Möglichkeit, ohne Entwicklungs- und mit geringem Einschulungsaufwand mächtige Berichte mit Daten aus unserem SAP und den anderen relevanten Systemen zu generieren, ausschlaggebend für die Entscheidung.

Einige Zeit später erstellte die Insel-Gruppe mehr als 200.000 komplexe Dokumente jährlich gestützt auf dieser Lösung. Seit der Einführung des Tools, welches sich wie ein Softwarebaustein lückenlos in das SAP-System integrieren lässt, hat sich bei der Insel-Gruppe einiges getan.

Früher musste die Generierung eines ERP-Berichtes stundenlang programmiert werden, heute wird eine Berichtsvorlage innerhalb kürzester Zeit erstellt – und das von der Fachabteilung in Microsoft Word. Die Informatik übernimmt danach nur noch die Datenanbindung mit Dox42.

Designanforderungen selbst anpassen

Der Teamleiter Integrated Services IT sagt:

„Bisher musste alles von der Entwicklungsabteilung übernommen werden. Anpassungen am Layout konnten ausschließlich durch sie erfolgen, was oft im Prioritätenkonflikt mit der Fachabteilung stand.“

Durch den Einsatz der neuen Lösung können die Business User der Insel-Gruppe ihre Designanforderungen selbst anpassen. Das steigert die Effizienz, denn die Anforderungen an einen ERP-gestützten Bericht kennen jene Mitarbeiter am besten, die selbst damit arbeiten.

Geplant: Einsatz im Patientenmanagement

Mehrere Hunderttausend erstellte Dokumente später ist der Einfluss der Lösung im Unternehmen deutlich spürbar. Die Nutzer haben das Dokumentengenerierungstool schnell akzeptiert, erlernt und aktiv genutzt.

Momentan werden 21 unterschiedliche Dokumentenarten damit generiert. In der Zukunft soll der Einsatz von Dox42 noch weiter ausgeweitet werden; zum Beispiel zur Erstellung von Dokumenten des Patientenmanagements.