Dynamische Formulare statt Papier

MVV Netze ist die Netzgesellschaft für Mannheim. Als 100-prozentiges Tochterunternehmen des Mannheimer Energieunternehmens MVV führt sie den Betrieb der Mannheimer Strom-, Gas-, Wasser- und Fernwärmenetze.

Im Stadtgebiet und in den umliegenden Gemeinden ist MVV Netze für eine stabile und nachhaltige Versorgung von etwa 330.000 Kunden der Metropolregion Rhein-Neckar verantwortlich.

Rund 450 Mitarbeiter sorgen für einen flächendeckenden und reibungslosen Netz-Service. Etwa 12.000 Aufträge fallen hier pro Jahr an. Dabei handelt es sich um Wartungen, Entstörungen und Instandsetzungen sowie um den Ausbau von Verteilnetzen und Anlagen in allen vier Sparten. Dazu zählen auch zahlreiche Jahressammelaufträge mit großen Objekt-Listen und Wartungsaufträgen.

Transparenz durch mobile Lösung

Bereits im Jahr 2007 entschied sich MVV Netze für eine mobile Lösung für die Monteure, um die papierbasierte Auftragsabwicklung abzulösen. Dadurch sollten Transparenz und Datenqualität verbessert werden, um bessere Steuerungsmöglichkeiten ableiten zu können.

Eine schlankere und schnellere Auftragsdisposition sowie vereinfachte Stundenrückmeldungen sollten den Entstörungs- und Instandhaltungsprozess insgesamt optimieren und Kosten senken.

Integration von Key-Usern

Die Umsetzung der mobilen Lösung bei MVV Netze erfolgte 2008. Die Mitarbeiter erhalten seither ihre Aufträge direkt auf ihr mobiles Gerät und können zum Einsatzort starten, ohne sich vorher mit der Zentrale abstimmen zu müssen.

Unterwegs können sie auch offline auf Kundendaten, Anlagenstruktur und Geräteinformationen zugreifen. So sind weniger telefonische Rückfragen beim Innendienst und keine doppelten Anfahrten notwendig.

Rückmeldungen füllen die Monteure direkt auf dem mobilen Gerät aus. Bei der Eingabe werden die Daten bereits auf ihre Validität überprüft, bevor sie ins SAP PM übertragen werden. Dies steigert die Datenqualität und spart Kosten und Aufwand, die früher bei der manuellen Datenübertragung, Nachfragen und Korrekturen anfielen.

Mit der Migration auf die Version 5.0 von MobileX-MIP for Field Service ergänzt MVV Netze nun auch die aktuelle Version des Moduls Dynamische Formulare. Damit ersetzt das Unternehmen Stück für Stück Papier- durch digitale Formulare. Diese werden zentral erstellt und im Einsatz vor Ort auf den 60 Panasonic-Toughbooks ausgefüllt.

Mit dem „Wartungsprotokoll Kabelverteilerschrank“ erfassen die Monteure Zustand, Mangel und Materialverbrauch im Außeneinsatz. Die Informationen werden sowohl als PDF-Dokument als auch einzeln am jeweiligen technischen Objekt im SAP-System archiviert. Die Sachdaten zur Stammdatenpflege sowie Messbelege können im SAP PM sofort durch die Meisterebene weiterbearbeitet werden.

Für die laufende Weiterentwicklung des Systems sind interne Verbesserungsvorschläge sowohl aus dem Projektteam wie auch aus dem unternehmensweiten Ideenmanagement wichtig. So hat MVV Netze die Meldungspositionsanlage inklusive der im SAP PM hinterlegten Kataloge aufgrund einer individuellen Anregung ausgeprägt.

Neben den vorgegebenen Meldungen zu Objektteil, Ursache und Schadens- oder Mangelbeschreibung können die Nutzer auch Dateien, etwa Digitalfotos, an die ZA-Meldung anfügen.

Die Eingabe der Zeitrückmeldungen, der Überstunden und der Fahrzeugverbuchung wurde anhand vorgegebener Zeitregeln optimiert. Zudem erhalten die Monteure nun einen PDF-Monatsbericht im spezifischen Matrixformat der MVV Netze mit allen Informationen über ihre Arbeitsstunden pro Tag, Auftrag und Monat.

Fazit

„Wir haben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in maßgeschneiderten Schulungen die Vorteile des Systems erklärt und ihre Rückmeldungen und Anregungen eingebunden.

Dadurch haben die 180 Anwender die Software MIP als sinnvoll akzeptiert. Und die guten Erfahrungen, die alle Beteiligten machen, strahlen auch positiv auf die Themen Vernetzung und Digitalisierung der Arbeit insgesamt aus“

resümiert Marc Obenauer, Projektverantwortlicher bei MVV Netze.