Anforderungsmanagement mit SolMan 7.2

Viele Unternehmen, die den SolMan für ihre ITSM-Prozesse nutzen, haben einen Eingangskanal für Anforderungen vom Fachbereich schmerzlich vermisst. Die Anforderungen werden heute noch in umständlichen und langwierigen Prozessen gesammelt, evaluiert und an die IT-Abteilung weitergegeben.

Nicht selten werden Anforderungen einfach per E-Mail an den Verantwortlichen geschickt. Papierformulare sind auch noch ein häufiges Medium, um eine Anforderung zu formulieren und zu beschreiben. Diese wandern dann durch unzählige Schreibtische und Gremien, bis alle notwendigen Genehmigungen gesammelt und alle Beteiligten informiert sind.

Im besten Fall werden Anforderungen in selbstgebauten Tools verwaltet und dann als Änderungsanträge im Solution Manager manuell oder über Schnittstellen überführt. Rückmeldung über den aktuellen Stand der Entwicklung bekommen die Anforderer dann oft nur über organisatorische Kanäle.

Dies kann sich jetzt ändern, da der SolMan 7.2 einen vollintegrierten Prozess für das Anforderungsmanagement anbietet. Dieser soll den kompletten Lebenszyklus der Anforderung von der Erfassung bis zur Realisierung und Produktiv-Setzung abdecken.

Die Auslieferung umfasst zwei neue Vorgangsarten: die Business-Anforderung und die IT-Anforderung. Beides sind CRM-Belege und bieten die kompletten Funktionen analog zum Change Control Management an.

In der Business-Anforderung kann der Fachbereich sein Anliegen beschreiben, nach Dringlichkeit und Auswirkung priorisieren, kategorisieren, den gewünschten Realisierungstermin angeben und zur Auswertung an den Anforderungsmanager oder Fachbereichsleiter weitergeben.

Dabei sollten wichtige Angaben schon beim Erfassen gemacht werden, wie z. B. Nutzen, Kostenersparnis, Gründe (wie z. B. rechtliche Bestimmung), Business Case, betroffene Prozesse und Personenkreise etc.

Der Anforderer kann dazu die Multi-Level-Kategorisierung nutzen. Evtl. werden weitere Kategorisierungsmöglichkeiten benötigt, die so in der Standardauslieferung nicht vorgesehen sind. Diese Kategorisierungen könnten z. B. über kundeneigene Felder abgebildet werden.

Dennoch ist die Anforderung von Anfang an im SolMan dokumentiert. Der Zuordnungsblock Lösungsdokumentation ist in der Business-Anforderung schon enthalten, sodass eine Referenz zum betroffenen Geschäftsprozess direkt hinterlegt werden kann. Genauso können vorhandene Dokumentationen wie User Stories oder sogar Testfallentwürfe hinterlegt werden.

Der Workflow der Business-Anforderung sieht eine Evaluierungsphase vor, danach wird die Anforderung an die IT-Abteilung übergeben. Spannend dabei ist das Zusammenspiel beider Belege.

Inhalte werden aus der Business-Anforderung in die IT-Anforderung vollständig übernommen. Was aber einen bedeutenden Mehrwert bietet, ist die Rückmeldung des Fortschritts in der Bearbeitung der Anforderung Richtung Fachbereich.

Dies erfolgt, indem der Anwenderstatus der Business-Anforderung automatisch umgesetzt wird, abhängig vom aktuellen Stand der IT-Anforderung. Der Fachbereich ist ständig involviert und kann auch die Umsetzung der Anforderung mitsteuern.

Die IT-Anforderung verhält sich im Grunde wie ein Änderungsantrag. Ein bedeutender Unterschied ist aber hier zu erwähnen. Es gibt keine Möglichkeit, den Umfang zu erweitern. Somit können nur Änderungsdokumente, die anfangs im Umfang definiert worden sind, auch produktiv gesetzt werden.

Warum braucht man dann eine IT-Anforderung, wenn schon ein Änderungsantrag die gleichen Aufgaben erfüllen kann? Die naheliegende Antwort an der Stelle ist, die Notwendigkeit der Prozesse vom Anforderungsmanagement und Änderungsmanagement semantisch zu trennen sowie die Umsetzung von neuen Anforderungen separat auszuwerten.

Erwähnenswert ist auch die in der Auslieferung enthaltene Fiori-App. Die App ist eine komprimierte Variante der Business-Anforderung und hat leider keine Kategorisierungselemente.

Die ersten Kundenreaktionen sind durchaus positiv und lassen hoffen, dass sich das Anforderungsmanagement mit SAP Solution Manager 7.2 schnell als vollintegrierter Prozess etablieren wird.