Dienstreisemanagement: Digitale Prozesse ersetzen papierbasierte Abläufe

Für viele Beschäftigte der Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen (LEG Thüringen) sind Geschäftsreisen Alltag, ob als Teil einer Wirtschaftsdelegation oder auf Dienstfahrten in Thüringen. Doch das Dienstreisemanagement der LEG, die als 100-prozentige Tochter des Freistaats Thüringen zentrale Aufgaben der Wirtschafts- und Strukturentwicklung wahrnimmt, war bislang papierbasiert. Für die Reiseabrechnung füllten Beschäftigte ein Formular aus, sammelten Belege und schickten alles per Hauspost an die Buchhaltung, die die Daten manuell in SAP FI erfasste. Das war wenig transparent, fehleranfällig und zeitraubend; eine Abrechnung dauerte oft mehrere Tage.

Vom Papier zum digitalen Workflow

Seit der Einführung von SAP Concur Request und Expense läuft das Dienstreisemanagement standardisiert. „Das vereinfacht und beschleunigt die Abläufe enorm, zugleich sind sie transparent und nahezu fehlerfrei. Auch der Ausdruck von Belegen entfällt, was Kosten senkt, und für mehr Nachhaltigkeit sorgt“, sagt Martin Bräutigam, zuständiger Projektleiter bei der LEG Thüringen.

Die Ergebnisse sprechen für sich: In Summe verkürzen die digitalen Prozesse die Durchlaufzeit pro Vorgang im Schnitt um mindestens 50 bis 60 Prozent. Dauerte etwa eine Reisekostenabrechnung früher ein bis zwei Stunden, sind es jetzt nur 15 bis 30 Minuten; auch die Genehmigung und Übergabe an SAP ist zum Teil in einem Tag erledigt. Da integrierte Reporting-Funktionen monatliche Auswertungen von Reisen und Kosten je Fachbereich erlauben, sind diese jederzeit nachvollziehbar.

In der Praxis kommen die rund 330 End-User-Reiseanträge direkt über SAP Concur. Der Antrag geht an den zuständigen Vorgesetzten, der ihn freigibt oder ablehnt, falls er gegen Richtlinien des Thüringer Reisekostengesetzes (ThürRKG) verstößt. Dank der Stellvertreterfunktion in Concur lassen sich Reiseanträge auch bei Abwesenheit des Vorgesetzten genehmigen.

Reisespesenbelege werden als Foto-Scan in der App erfasst und mit den jeweils über die Firmenkreditkarte bezahlten Beträgen verknüpft, die automatisch in SAP Concur Expense einfließen. Das minimiert Bearbeitungsrückstände und entlastet Mitarbeitende spürbar.

„Die Entscheidung für Concur fiel bei der LEG nach einer
Marktanalyse. Den Ausschlag gab der Funktionsumfang.”

Martin Bräutigam,
Projektleiter,
LEG Thüringen

Die Entscheidung für SAP Concur fiel bei der LEG nach einer Marktanalyse. Den Ausschlag gaben der Funktionsumfang, die Verknüpfung mit der SAP-Landschaft und die Abbildung rechtlicher Vorgaben im Standard. Den Zuschlag für die Implementierung erhielt die Orbis.

Die Einführung erfolgte zügig und unter dem vereinbarten Budget, trotz diverser Herausforderungen. Dazu zählte die Abbildung der ThürRKG-Vorgaben zur Reisekostenerstattung sowie die Integration der Commerzbank-Spesenkreditkarten via Standardschnittstelle, damit Transaktionsdaten automatisch in SAP Concur einfließen. Anspruchsvoll war auch die Einrichtung des Reverse-Charge-Verfahrens, das die Umsatzsteuerschuld korrekt auf die LEG verlagert und die präzise Konfiguration von Steuergruppen, Ausgabentypen und Prüfregeln erforderte.

Man verband SAP Concur über die Standardschnittstelle ICS zudem bidirektional mit SAP FI: Buchungs- und Rechnungsbelege aus Concur fließen so direkt in die Finanzbuchhaltung ein; umgekehrt werden Kostenstellen, PSP-Elemente und Innenaufträge aus SAP FI sowie Personaldaten aus SAP SuccessFactors in die Reiselösung übertragen.

End-to-End-Reiseprozesse

Die Abbildung der Reiseprozesse in SAP Concur ist zugleich ein weiterer Baustein in der Digitalisierungsstrategie der LEG Thüringen, die konsequent vorangetrieben wird. Vor Kurzem erfolgte der Umstieg von SAP ERP auf SAP S/4 Hana, und mit SAP SuccessFactors im HR-Bereich sowie der ECM-Lösung enaio von Optimal Systems sind moderne Lösungen seit geraumer Zeit im Einsatz.

Martin Bräutigam zieht ein positives Fazit: „Die Einführung von SAP Concur Request und Expense ist ein wichtiger Schritt, um interne Prozesse zu digitalisieren, zu standardisieren und zu optimieren.“ Geprüft wird die Einführung von SAP Concur Travel, um den Prozess vom Antrag über die Buchung bis zur Abrechnung End-to-End in einer Lösung abzubilden. (pmf)