SAP-Vertragsberatung, ein Ongoing-Prozess

Es gilt: Vor dem Vertragsabschluss ist nach dem Vertragsabschluss. Viele, wenn nicht sogar die wichtigsten, Fragen entstehen erst im Nachhinein, während des praktischen Betriebs. Zwar ist gerade nach einer großen Transformation die Versuchung nachvollziehbar, das kommerzielle Projekt zunächst als abgeschlossen zu betrachten. Die Verträge sind unterschrieben, die Konditionen verhandelt und die Roadmap steht. Doch ein Vertrag bildet zunächst den Bedarf und die Erwartungen zu einem bestimmten Zeitpunkt ab. Unternehmen entwickeln sich weiter. Beschäftigtenzahlen verändern sich, Gesellschaften werden gekauft oder verkauft, Projekte verschieben sich und neue Anforderungen entstehen.

Auf der anderen Seite ändert sich auch das SAP-Portfolio permanent. Mit den neuen Wartungs- und Support-Commitments schafft SAP neue Perspektiven für Unternehmen, die ihre SAP-Systeme auch künftig on-premises betreiben möchten. So ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten, bestehende Wartungs- und Supportmodelle hinsichtlich Kosten, Vertragsgestaltung und zukünftiger Anforderungen zu überprüfen und zu optimieren. Wie lassen sich zukünftige SAP-Innovationen wirtschaftlich bewerten? Passt der Vertrag, den wir vor zwei oder drei Jahren abgeschlossen haben, dann noch zu dem Unternehmen, das wir heute sind?

Fragen, die während der aktuellen Vertragslaufzeit auftauchen, gibt es zuhauf. Da ist zum Beispiel die Mitarbeiterin in der Kreditorenbuchhaltung, die sich nicht erklären kann, warum die aktuelle Supportrechnung so viel höher ist als jene vom Vormonat. Woher weiß man, wann man in der Cloud-Subscription überläuft?

Zusätzliche Subskription?

Wie geht man grundsätzlich mit Veränderungen während der Laufzeit um? Wann werden Vertragsanpassungen oder Nachlizenzierungen kritisch? Besteht die Möglichkeit, einen laufenden Vertrag zu optimieren? Welche Auswirkungen hat eine Veränderung heute auf die nächste Verhandlung? Solche Fragen lassen sich selten pauschal beantworten. Eine zusätzliche Subskription kann sinnvoll sein, eine Mengenanpassung notwendig werden.

Gleichzeitig sollte jede Veränderung im Kontext des Gesamtvertrags betrachtet werden, denn mit jeder Anpassung kann sich auch die Ausgangslage für zukünftige Verhandlungen verändern. Kommerzielles Vertragsmanagement bedeutet deshalb nicht, jede Veränderung verhindern oder jeden zusätzlichen Euro vermeiden zu wollen. Es bedeutet vielmehr, Entscheidungen bewusst zu treffen und deren Auswirkungen über die gesamte Vertragslaufzeit zu verstehen.

Ablauf initialer Vertragsdauer

Den meisten Unternehmen ist zudem nicht bewusst, worauf sie achten müssen, wenn sich die initiale Laufzeit des aktuellen Cloud-Vertrags dem Ende zuneigt, und wie es danach weitergeht. Diese Frage klingt zunächst banal. Tatsächlich gehört sie zu den strategisch wichtigsten Fragen eines Cloud-Vertrags. Bei Vertragslaufzeiten von drei, fünf oder sieben Jahren scheint eine Erneuerung zum Zeitpunkt der Unterschrift weit entfernt. Doch die Ausgangslage für diese entsteht nicht erst wenige Monate vor Vertragsende. Sie entwickelt sich während der gesamten Laufzeit. Welche Mengen wurden ursprünglich vereinbart? Wie hat sich der tatsächliche Bedarf entwickelt? Welche Leistungen sind hinzugekommen? Welche werden kaum genutzt? Welche Preis- und Vertragsmechanismen greifen bei einer Verlängerung? Welche strategischen Alternativen bestehen?

Wer diese Fragen erst kurz vor Vertragsende stellt, muss möglicherweise unter Zeitdruck Entscheidungen treffen, deren Grundlagen Jahre zuvor entstanden sind. Ein Neuaufsetzen des Vertrags sollte deshalb weniger als einzelner Verhandlungstermin verstanden werden, sondern als Ergebnis der kommerziellen Entwicklung der vorausgegangenen Vertragsperiode.

In einer klassischen On-prem-Welt waren Lizenzbestand, Wartung und zusätzliche Bedarfe vergleichsweise klar voneinander abzugrenzen. Mit zunehmenden Cloud- und Subskriptionsmodellen verändert sich diese Logik. Damit entstehen neue Fragen: Wie verändert sich die Steuerung von SAP-Kosten nach der Migration? Haben wir die Auswirkungen unserer neuen Vertrags- und Supportstruktur vollständig verstanden? Welche Risiken entstehen, wenn Transparenz über Subskriptionen, Nutzungsrechte und tatsächliche Nutzung fehlt?

Das Wissen und die Erfahrungen aus den Vertragswandlungen mit SAP sind auch nachgelagert für den operativen Betrieb von Bedeutung. Die Zusammenarbeit mit den Experten sollte daher nicht nach Unterzeichnung des Erstvertrags enden. Vielmehr empfiehlt es sich, die Beratungen in einen Ongoing-Prozess übergehen zu lassen. Einkaufsberater kennen die Projekthistorie, die Verträge und müssen die gemeinsam entwickelte Strategie nicht erst wieder neu verstehen.

Für die Beantwortung der alltäglichen Fragen alternativ das SAP-Portal zu durchsuchen und nach langer Suche in einem versteckten Abschnitt allgemeine Aussagen zu finden, die nicht auf die spezielle Konstellation passen (oder auch gar keine), ist arbeitsintensiv und kann entmutigend sein. Die Uwe Werner IT Einkaufsberatung hat diesen Bedarf erkannt und reagiert darauf mit zwei neuen Unterstützungsmodellen: CarePack on-premise und CarePack Rise. Ersteres entwickelt für SAP-Kunden, die ihre Systemlandschaft weiterhin on-prem betreiben und ihre Wartungs- und Supportstrategie aktiv gestalten möchten. Das CarePack Rise richtet sich an Unternehmen, die bereits auf Rise with SAP bzw. SAP ERP Private Cloud migriert sind und auch nach Vertragsabschluss bzw. Projektende dauerhaft auf die Expertise unabhängiger SAP-Einkaufsberater zugreifen möchten. So will das Walldorfer Unternehmen seinen Kunden einen kontinuierlichen Zugang zu seiner SAP-Lizenz- und Vertragsexpertise verschaffen. (Quelle: Uwe Werner IT)