S/4 On-Prem und SAP FSM: Zwei Systeme ein Ziel

Wie kann die SAP Business Technology Platform (BTP) als Integrationsschicht S/4 On-Prem und SAP FSM verbinden und einen durchgängigen Serviceprozess ermöglichen?

S/4 Hana Service und das SAP Field Service Management erfüllen unterschiedliche Aufgaben im Serviceprozess. Ersteres ist auf die Abbildung betriebswirtschaftlicher Prozesse ausgerichtet, während SAP Field Service Management auf die operative Durchführung im Außendienst ausgelegt ist.

Diese klare Aufgabenteilung bringt zwar Vorteile für jede Rolle im Serviceprozess, jedoch müssen ohne Integration Informationen zwischen den Systemen manuell abgestimmt oder nachgepflegt werden. Es entstehen dadurch einerseits organisatorische Reibungsverluste durch Medienbrüche und andererseits ist ein erhöhter administrativer Aufwand die Folge, obwohl das Ziel beider Komponenten ist, diese Aufwände bestmöglich zu eliminieren.

Doppelte Datenpflege

Die Herausforderung dabei liegt jedoch sehr selten in der funktionalen Stärke der einzelnen Systeme, sondern vielmehr in ihrer systemübergreifenden Zusammenarbeit.

Obwohl sowohl SAP S/4 Hana als auch SAP Field Service Management Produkte desselben Herstellers sind, basieren sie auf unterschiedlichen Datenmodellen. Im ERP-System sind viele Geschäftsobjekte stark miteinander verknüpft. Ein Serviceauftrag enthält beispielsweise Referenzen auf Geschäftspartner, Materialien, technische Objekte und organisatorische Strukturen. Diese Beziehungen bilden komplexe betriebswirtschaftliche Zusammenhänge ab. SAP Field Service Management verwendet dagegen ein Datenmodell, das stärker auf operative Serviceprozesse ausgerichtet ist. Objekte wie Service Calls oder Activities sind kompakter aufgebaut und orientieren sich an der Einsatzplanung im Außendienst.

Ohne eine entsprechende technische Integration müssen Informationen daher manuell zwischen den Systemen übertragen werden. Die typischen Probleme in diesem Zusammenhang sind die Notwendigkeit einer doppelten Pflege von Stammdaten wie Kunden oder Adressen, eine fehlende Transparenz über den aktuellen Status eines Serviceeinsatzes sowie Medienbrüche, die zwischen Disposition, Außendienst und Abrechnung auftreten können.

Integrationsschicht BTP

In vielen Organisationen werden diese Lücken mit manuellen Workflows geschlossen. Servicetechnikerinnen und Servicetechniker dokumentieren Informationen separat, während Disponentinnen und Disponenten die Daten aus mehreren Systemen zusammenführen müssen. Dadurch steigt der administrative Aufwand deutlich und der eigentliche Vorteil geht weitestgehend verloren. Um diese Herausforderungen zu lösen, bedarf es einer Integrationsschicht zwischen den Systemen. In der SAP-Landschaft übernimmt diese Rolle die SAP Business Technology Platform. Die BTP stellt eine Cloud-Plattform bereit, die unterschiedliche Systeme miteinander verbindet. Für Integrationsszenarien wird innerhalb dieser Plattform die Integration Suite eingesetzt. Sie fungiert als Middleware zwischen den angebundenen Anwendungen.

Plattform und Integrationsschicht

Die Aufgabe dieser Integrationsschicht besteht darin, Datenflüsse zwischen den Systemen zu orchestrieren. Informationen aus S/4 Hana werden in ein geeignetes Format transformiert und an das SAP Field Service Management weitergeleitet. Rückmeldungen aus dem Außendienst können dann anschließend wieder strukturiert an das ERP-System übertragen werden.

Die Architektur lässt sich vereinfacht in drei Ebenen darstellen: Durch diese Struktur entsteht eine lose Kopplung zwischen den Systemen. Änderungen an einem System können vorgenommen werden, ohne dass die gesamte Integrationsarchitektur angepasst werden muss.

Orchestrierung mit Integration Suite

Innerhalb der SAP Business Technology Platform übernimmt die Integration Suite die operative Umsetzung der Systemintegration. Die Integrationslogik wird in sogenannten Integrationsflüssen (iFlows) modelliert. Diese iFlows definieren, wie Nachrichten empfangen, transformiert und dann an Zielsysteme weitergeleitet werden.

Ein typischer Integrationsfluss umfasst mehrere Schritte. Zunächst empfängt die Plattform eine Nachricht aus dem ERP-System. Anschließend werden die enthaltenen Daten analysiert und in die Struktur des Zielsystems überführt. Abschließend erfolgt die Übergabe an die entsprechende Schnittstelle des Zielsystems. Die Integrationsschicht erfüllt dabei mehrere technische Aufgaben: Transformation unterschiedlicher Datenformate, beispielsweise XML oder JSON, Mapping zwischen den Datenmodellen der Systeme sowie die Steuerung der Kommunikationsflüsse zwischen den Anwendungen.

Dadurch entsteht eine technische Übersetzungsschicht zwischen den Systemen. Sie sorgt dafür, dass fachlich identische Informationen trotz unterschiedlicher Datenstrukturen korrekt übertragen werden.

Korrekter Aufbau reicht nicht

Der korrekte technische Aufbau der Integration ist dabei nur ein Teil der Lösung. Mindestens genauso entscheidend ist eine sauber definierte Organisationsstruktur im SAP-S/4-Hana-System. Nur wenn die organisatorischen Einheiten und die Verantwortlichkeiten konsistent gepflegt sind, lassen sich auch die Filter für die Datenübertragung korrekt konfigurieren.Diese Filter bestimmen, welche Objekte aus dem ERP-System an SAP Field Service Management übertragen werden. Dazu gehören beispielsweise Geschäftspartner, technische Objekte oder Serviceaufträge. Sind Organisationsstrukturen uneinheitlich modelliert, werden entweder zu viele oder zu wenige Datensätze repliziert.

Datenreplikations-Framework

Die Grundlage für diese automatisierten Datenübertragungen bildet in SAP S/4 Hana das Datenreplikations-Framework. Es steuert, welche Daten initial übertragen werden und anschließend kontinuierlich synchronisiert werden. Eine saubere Konfiguration dieses Frameworks trägt dabei maßgeblich zur Stabilität der Integration bei.

Wenn diese Grundlage nicht sauber eingerichtet ist, funktionieren automatische Synchronisationen häufig nur sehr eingeschränkt. In solchen Fällen müssen Replikationsläufe manuell angestoßen werden, damit die Daten zwischen den Systemen aktuell gehalten werden können. (Quelle: Inwerken)