Rise with SAP: SAP-Archiv, eine strategische Entscheidung

Mit dem Auslaufen der regulären Wartung für SAP ECC 6.0 zum 31. Dezember 2027 stehen viele Unternehmen vor dem Umstieg auf S/4. Rise ist dabei ein häufig gewählter Transformationsansatz, da er Infrastruktur, Hosting und den Betrieb des SAP-Basissystems in einem Abonnement bündelt. Nicht Bestandteil dieses Modells ist jedoch in der Regel das SAP-Archiv inklusive der Anbindung über ArchiveLink. Das Archiv bleibt ein eigenständiger Bestandteil der IT-Landschaft mit separatem Betrieb, eigener Software und eigenem Storage. In der Praxis führt dies häufig zu Missverständnissen: Unternehmen gehen davon aus, dass das Archiv Bestandteil des Rise-Vertrags ist. Tatsächlich wird diese Lücke oft erst in späten Projektphasen sichtbar – etwa im Rahmen des Cutover.

Archivarchitektur im Rise-Kontext

Ein SAP-Archiv umfasst mehrere Komponenten: Archivsoftware, Dokumentenablage, Storage-Infrastruktur sowie die Schnittstelle zum SAP-System. In bestehenden Landschaften erfolgt diese Inte­gration überwiegend über ArchiveLink. Im Rise-Modell wird das Archiv jedoch nicht innerhalb des SAP-Tenants betrieben, sondern in einer separaten Umgebung. Die Anbindung erfolgt über definierte Netzwerke und muss entsprechend geplant werden.

Im Zuge dieser Neuordnung wird häufig der SAP Content Server als mögliche Zielarchitektur betrachtet. Dieser stellt zwar eine SAP-nahe Lösung dar, ist jedoch ebenfalls eigenständig zu betreiben und adressiert moderne Cloud-Anforderungen nur eingeschränkt. Zudem unterstützt er keine offene Schnittstellenstrategie. Daraus ergibt sich für viele Projekte die Notwendigkeit, Archivlösungen und Integrationsansätze grundlegend zu überprüfen.

Ein verbreitetes Missverständnis besteht darin, SAP-eigene Lösungen als einzige Option für die Archivierung zu betrachten. Tatsächlich existieren im Markt eta­blierte Alternativen, etwa auf Basis von Enterprise-Content-Management-Konzepten. Diese unterscheiden sich deutlich hinsichtlich Cloud-Fähigkeit, Compliance-Unterstützung und Betriebsmodell. Die Wahl der Archivarchitektur beeinflusst damit unmittelbar Flexibilität, Kostenstruktur und Investitionssicherheit.

ArchiveLink oder CMIS?

Eine zentrale Fragestellung betrifft die Schnittstellenstrategie. ArchiveLink ist als bewährte Schnittstelle weiterhin relevant und auch im Kontext von S/4 und Rise nutzbar. Parallel dazu etabliert sich CMIS (Content Management Interoperability Services) als offener Standard für die Integra­tion von Content-Plattformen. CMIS ermöglicht eine entkoppelte Architektur und reduziert Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern. Neben der technischen Ausrichtung spielen regulatorische Anforderungen eine wichtige Rolle. Funktionen wie SAP ILM unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung von Datenschutzanforderungen, beispielsweise im Kontext der ­DSGVO, insbesondere bei der Umsetzung von Aufbewahrungs- und Löschregeln.

Ein weiterer wesentlicher Faktor ist die Wirtschaftlichkeit. Im Rise-Modell wirkt sich das Datenvolumen direkt auf die Kostenstruktur aus. Eine gezielte Archivierung trägt dazu bei, Datenbankgrößen zu reduzieren und damit sowohl Migrationsaufwand als auch laufende Betriebskosten zu optimieren. In der Praxis setzen viele Unternehmen auf einen hybriden Ansatz: Bestehende ArchiveLink-Integrationen bleiben erhalten, während neue Inhalte perspektivisch über CMIS angebunden werden. Dies ermöglicht eine schrittweise Transformation der Archivlandschaft, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

„Rise übernimmt den Betrieb des SAP-­Systems – nicht jedoch automatisch das Archiv. In Projekten zeigt sich regelmäßig, dass dieser Punkt unterschätzt wird. Gleichzeitig sind SAP-eigene Lösungen nicht immer die einzige oder wirtschaftlich sinnvollste Option. Eine bewusste Entscheidung über Schnittstellen und Architektur ist daher ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Rise-Umstieg“, sagt Oliver Greiner, CEO von Entplexit, einem IT-Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt auf SAP-Security, SAP-Technologie und SAP-Archivierung für Daten und Dokumente.

Vor dem Hintergrund der beschriebenen Anforderungen setzen Unternehmen zunehmend auf strukturierte Betriebs­modelle für die Archivierung. Neben dem Eigenbetrieb gewinnen Managed-Service-­Ansätze an Bedeutung, die Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung bündeln.

Diese Modelle reichen von vollständig cloudbasierten Betriebsformen bis zu hy­briden Ansätzen, bei weiterer Nutzung bestehender Infrastruktur. Das Ziel: eine klare Verantwortungsstruktur und eine langfristig stabile und skalierbare Archivarchitektur.

Fazit

Rise adressiert den Betrieb des SAP-Kernsystems, nicht jedoch automatisch das SAP-Archiv. Die Archivarchitektur bleibt eine eigenständige strategische Fragestellung im Transformationsprozess. Unternehmen, die diesen Aspekt frühzeitig berücksichtigen und ihre Schnittstellenstrategie bewusst gestalten, schaffen langfristig belastbare, flexible und wirtschaftliche Strukturen. (Quelle: Entplexit)