Mit LeanIX in Richtung Zukunft

Michael Rebstock, Lead Enterprise Architekt bei Trumpf, erklärt: „Im Rahmen unserer IT-Strategie, die auf den Aufbau globaler IT-Strukturen und eine stärkere Serviceorientierung abzielt, ist ein aktives Architektur- und Technologieportfolio unverzichtbar. LeanIX ermöglicht es uns, datengetriebene Entscheidungen zu treffen und unsere strategischen Ziele effizient zu erreichen.“

Als Teil der Digitalstrategie und im Rahmen der digitalen Transformation hat sich das Unternehmen dazu entschieden, die bestehende IT-Landschaft grundlegend zu überdenken und anzupassen, um den Übergang vom traditionsreichen Maschinenbauer hin zu einem Anbieter digitaler Produkte und Services erfolgreich zu gestalten. Für diese Ausrichtung waren neue Ansätze und Strukturen in der IT gefragt. Ziel war es, ein unternehmensweites Enterprise Architecture Management (EAM) zu etablieren, das die Verbindung zwischen Enterprise-IT, Produkt-IT und Fachbereichen schafft, um die strategische Entscheidungsfindung kontinuierlich zu unterstützen und Maßnahmen abzuleiten.
Als Basis dafür wählte der Maschinenbauer die Einführung von SAP LeanIX, einer Software-as-a-Service-Lösung mit Fokus auf Enterprise Architecture Management.

LeanIX für klare IT-Strukturen

Sie ermöglicht Trumpf, den Übergang zu ihrer Ziel-IT-Architektur zu visualisieren, zu bewerten und zu steuern. Dadurch gewinnt das Unternehmen mehr Transparenz hinsichtlich seiner existierenden IT-Strukturen und kann darauf aufbauend die künftige Systemlandschaft zielgerichtet sowie datenbasiert planen und administrieren.

Dazu Michael Rebstock: „Für uns trugen die diversen Features von SAP LeanIX – etwa die Möglichkeit, bestehende Lösungen der IT-Landschaft zu visualisieren, nach bestehenden Redundanzen zu suchen oder auch Verantwortlichkeiten transparent darzustellen – entscheidend dazu bei, den Mehrwert der Architekturarbeit aufzuzeigen, indem erhebliche Kosteneinsparpotenziale aufgezeigt wurden.“

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„LeanIX ermöglicht es uns, datengetriebene Entscheidungen zu treffen und unsere strategischen Ziele effizient zu erreichen.“

Michael Rebstock,
Lead Enterprise Architekt,
Trumpf

Im Detail zahlt der Maschinenbauspezialist mit der Einführung von SAP LeanIX dafür vor allem auf eine komplementierende Zielsetzung ein: Aufbau eines neuen, geschäftsbereichsübergreifenden Zusammenarbeitsmodells, um künftig die IT-Investitionen fokussierter auf die aktuellen Anforderungen auszurichten und somit direkt auf die digitale Ambition einzuzahlen. Darüber hinaus sollte eine zukunftsfähige, digitale Referenzarchitektur aufgebaut werden, die als Basis für eine homogene Systemlandschaft dienen und Insellösungen verhindern sollte. Trumpf wollte damit standortübergreifend einheitliche Strukturen schaffen und gleichzeitig die IT-basierten Prozesse besser auf ihre operativen Unternehmens­ziele ausrichten (angemessene Profitabilität, hohes Wachstum, effizienter Kapitaleinsatz). Notwendig dafür: ein passender Projektpartner.

Dieser fand sich schließlich in der Management- und IT-Beratung MHP, die sich in einem umfassenden Auswahlverfahren gegen verschiedene Mitbewerbende durchsetzen konnte. Steffen Schminke, EAM-Berater bei MHP, erinnert sich: „Wir überzeugten insbesondere mit unseren umfassenden Erfahrungen bei vergleichbaren Projekten sowie unserer Fähigkeit, sowohl bei der strategischen Konzeption als auch bei der operativen Umsetzung beratend unterstützen zu können.“
Gemeinsam mit MHP bildete Trumpf ein Projektteam und begann mit der konzeptionellen Feinarbeit sowie anschließenden Implementierung. Hierbei spielten – neben der eigentlichen Einführung von SAP LeanIX und dessen Anbindung an die bestehende Systemlandschaft – vor allem zwei Teilaspekte des Gesamtprojekts eine besondere Rolle:

1. Aufbau einer digitalen Referenzarchitektur: Ein Kernelement für das Projekt stellte vor allem die neu erstellte digitale Referenzarchitektur dar: Dafür inventarisierte das Projektteam mit SAP LeanIX zunächst die bisherige Systemlandschaft und deckte dadurch bestehende Redundanzen und Insellösungen auf. Für den Aufbau der Referenzarchitektur hat sich das Team einen Überblick über die bestehenden und differenzierenden Value Streams verschafft und Core-Lösungen definiert. Zusätzlich etablierte es Architekturprinzipien durch verschiedene unternehmensweite Kommunikationsmaßnahmen als zentrales Steuerungsinstrument und mit weltweiter Gültigkeit für alle künftigen IT- sowie Digitalisierungsprojekte mit Architekturfokus. Die Architekturprinzipien dienen als Grundlage für alle künftigen Investitionsentscheidungen, da sie einen gewissen abgestimmten Rahmen vorgeben. Trumpf sichert sich dadurch auf Dauer eine leichter zu administrierende und kosteneffiziente IT-Landschaft.
2. Etablierung eines geschäftsbereichsübergreifenden Zusammenarbeitsmodells: Eine weitere Sicherheit schafft diesbezüglich die begleitend eingeführte Enterprise-Architecture-Management-­Methode (EAM), welche nach dem Grundsatz des Open Group Architecture Framework (TOGAF) angelegt wurde. Dieses Rahmenwerk liefert die Basis, um zielorientiert Transformationsprojekte zu realisieren.

Steffen Schminke: „MHP fährt den Ansatz, auf bestehende Referenzen und Frame­works aufzusetzen, diese jedoch den Anforderungen der Kunden anzupassen und auszurichten. Auch bei Trumpf haben wir das Framework zielführend adaptiert.“

Neben der Etablierung von verschiedenen Gremien und der EAM Governance wurde auch die Architekturstrategie anhand der Unternehmensstrategie abgeleitet und abgestimmt. Außerdem war das Ziel, die Architektur in allen relevanten Stakeholdergruppen (Fachabteilung, IT, Einkauf, Demand Management, Projekt- und Prozessmanagement) zu platzieren sowie den Mehrwert einer gemeinsamen Zusammenarbeit aufzuzeigen und zu etablieren. Für Trumpf bildeten die Einführung von SAP LeanIX und die Capability „Enterprise Architecture Management“ zwei wesentliche Mehrwerte: Zum einen kann das Unternehmen zukünftig strategische Entscheidungen ausgehend von Informationen und Daten treffen. Zum anderen lassen sich so systematisch Anforderungen in die IT-Landschaft/-Architektur überführen. SAP LeanIX sorgt zusätzlich für die notwendige Transparenz und Flexibilität.

Wie Change Management gelingt

Neben den technisch-organisatorischen Aufgaben stellt für viele größere Projekte vor allem die Mitnahme der Mitarbeitenden eine Herausforderung dar. Das Projektteam legte daher von Beginn an großen Wert auf offene Kommunikation, Transparenz und Feedbackmöglichkeiten für die Mitarbeitenden. Möglich wurde dies auch durch das starke Mandat, das Trumpf dem Projektteam erteilte. „Wir waren als Stabsstelle direkt beim CIO angehängt, dadurch fielen Entscheidungen deutlich schneller – das kam dem Projekt zugute“, erläutert Steffen Schminke.

So nutzte das Team die vom Maschinenbauspezialisten eingeräumten Freiheiten beispielsweise dazu, bei den betroffenen IT-Mitarbeitenden ein Community-Gefühl zu verankern – durch bedarfsorientierte Schulungen, vor allem aber durch gemeinsame Events. Michael Rebstock führt weiter aus: „Dies mündete schließlich sogar in der zweitägigen Großveranstaltung ‚Enterprise Architecture TownHall‘, in der alle Beteiligten offen über anstehende Herausforderungen sprachen, Lösungsvorschläge mit Fokus auf die Architektur gemeinsam erarbeiteten und sich untereinander enger vernetzen konnten.“

Durch die gute Projektarbeit gelang es dem Projektteam rückblickend, für Trumpf eine modernere, leicht skalierbare und hochflexible Enterprise Architecture Capability zu etablieren. Als Richtschnur dient nun global und über einige Geschäftsbereiche (Werkzeugmaschinen, Lasertechnik und EUV) hinweg das digitale Referenzmodell, welches Redundanzen und eine intransparente IT verhindern soll. Auf Basis der neuen Managementmethode (EAM) kann das Unternehmen zukünftige Veränderungen und ihre Auswirkungen auf Geschäftsprozesse und IT nun systematisch planen. Die Erfolge zeigen sich bereits heute in den Zahlen: So konnte Trumpf durch das Projekt eine Million Euro jährliches Einsparungspotenzial durch Identifikation von doppelten Lösungen finden, eine 100-prozentige Architektur-Coverage der IT-Projekte mit Architekturrelevanz erreichen sowie weltweit über 1700 Applikationen identifizieren und in LeanIX dokumentieren.

Entsprechend zufrieden ist auch Thomas Speck, CIO bei Trumpf: „Durch die Identifikation redundanter Lösungen in unserer globalen Applikationslandschaft schaffen wir Transparenz und realisieren ungenutzte Kosteneffizienzen. MHP unterstützt uns dabei mit proaktiver Beratung, die uns als IT strategisch vorausdenken lässt.“

Durch die erfolgreiche Einführung einer bereichsübergreifenden Architekturarbeit bei Trumpf und der digitalen Referenzarchitektur konnte eine Grundlage für die digitale Wertschöpfung, die digitalen Geschäftsmodelle sowie digitalen Produkte und Services von Trumpf geschaffen werden. Mithilfe dieser Maßnahmen war es möglich, eine signifikante Verbesserung der Projektleistung in Ergebnis und Geschwindigkeit zu erzielen, die Innovationspotenziale zu erhöhen und das IT-Budget zu entlasten.

Trumpf

Trumpf ist ein internationaler Hersteller von Werkzeugmaschinen und Lasern für die industrielle Fertigung (5,4 Milliarden Euro Umsatz, rund 18.000 Mitarbeitende und mehr als 70 Tochtergesellschaften weltweit). Mit seinen Smart-Factory-Softwarelösungen für die in der Industrieelek­tronik ermöglicht das Unternehmen Hochtechnologieprozesse.

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