JiVS IMP fordert: Freiheit für Produktdaten!

Fertigungsunternehmen im Allgemeinen und Maschinen- und Anlagenbauer im Besonderen stehen vor einer speziellen Herausforderung, wenn sie neue Softwaregenerationen einführen. Sie müssen nicht nur für eine rechtlich einwandfreie und langfristige Lösung für die Aufbewahrung ihrer Altdaten sorgen. Vielmehr sind sie auch dafür verantwortlich, ihre Baupläne, Konstruktionszeichnungen, Bilder und Dokumentationen zu den verwendeten Teilen und Materialien, Genehmigungen sowie Unterlagen zu Wartungen und Reparaturen über mehrere Jahrzehnte revisionssicher aufzubewahren.

In der Regel beläuft sich die Aufbewahrungsfrist auf mindestens dreißig Jahre, bei Kernkraftwerken auf fünfzig Jahre und länger. Hinzu kommt: Viele Bauteile unterliegen wie zum Beispiel im Energiesektor Exportkontrollen. Deshalb dürfen auch zugehörige Dokumente wie etwa Baupläne nicht in allen Ländern zugänglich sein. Manche dürfen einen Standort nicht verlassen, für andere müssen behördliche Genehmigungen beantragt werden, um da­rauf zugreifen zu können.

Verknüpfung: Daten und Dokumente

Die Unternehmen müssen in der Lage sein, den Nachweis zu erbringen, warum wann welches Teil von wem verbaut wurde. Gleichzeitig müssen sie sicherstellen, dass allen relevanten Dokumenten die richtige Exportkontrollklassifikation zugeordnet ist. Das sind weit mehr Informationen als der Bauplan des betreffenden Teils selbst, mit dem sie in Verbindung stehen. Dieses Gesamtpaket an Daten und Dokumenten steht in der Regel nur in der Ursprungsapplikation zur Verfügung, der Zugriff ist über klare Berechtigungen geregelt. Um solche Anwendungen stilllegen zu können, müssen die Unternehmen also dafür sorgen, dass auf die Daten inklusive Metadaten weiterhin vollständig und im richtigen Kontext zusammen mit den Dokumenten zugegriffen werden kann.

Die Pflege der Metadaten, aber auch der Stammdaten zu Dokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil eines Projekts zur Abschaltung von PDM-Altsystemen. Nur wenn die Daten sauber gepflegt sind, werden Abfragen nicht nur aus rechtlichen, sondern mehr noch aus betriebswirtschaftlichen Gründen möglich. Nur so können sich Wartungsmannschaften oder Qualitätsmanager zum Beispiel alle Dokumente zu einem Schaden am Bauteil einer Anlage in einem bestimmten Land auf Knopfdruck anzeigen lassen.

Stellen Qualitätsmanager fest, dass dieser Schaden nicht nur in der betreffenden Anlage, sondern häufiger vorkommt, lassen sich Verbesserungen an den schadhaften Teilen nur vornehmen, wenn auch ältere Baupläne den Entwicklern zur Verfügung stehen. Daten und Dokumente aus stillgelegten Systemen müssen daher in Formate überführt werden, die in den Nachfolgesystemen verwendbar sind.

Legacy-PDM-Systeme stilllegen

Entschließen sich Unternehmen zum Umstieg auf eine neue Generation von PDM-Systemen und zur Stilllegung der entsprechenden Altsysteme, benötigen sie einen Ersatz: eine zentrale, unternehmensweite Plattform für Informationsmanagement. Deren Vorteile liegen klar auf der Hand: Mit der richtigen Sicherungsstrategie sind die Daten und Dokumente vor Verlust geschützt. Berechtigungen und Kon­trollen verhindern unbefugte Zugriffe, ob versehentlich oder vorsätzlich. Bei Reorganisationen durch Zu- und Verkäufe sind die Informationsbestände mit viel geringerem Aufwand als in heterogenen IT-Landschaften oder in der Papierwelt zu trennen oder zusammenzuführen, da sie vollständig inventarisiert sind. Gesetzliche Auflagen und sonstige Auskunfts- und Nachweispflichten lassen sich gleichsam auf Knopfdruck erfüllen. Zudem lassen sich Informationen weltweit in Sekundenschnelle abrufen, durchsuchen und in aktuellen Geschäftsfällen nutzen. Das ist sowohl effizient als auch effektiv.

Selbstverständlich sollten die Unternehmen ihre Informationen bereinigen und normalisieren, anreichern und gegebenenfalls transformieren, bevor sie sie wiederverwenden. Nur so bleiben die geschäftlich und rechtlich notwendigen Kontextinformationen unabhängig von den Altsystemen erhalten, sodass diese abgeschaltet werden können.

Transformation ohne Legacy

Fertigungsunternehmen und insbesondere Maschinen- und Anlagenbauer sollten den kompletten Lebenszyklus von Legacy-PDM-Daten und -Dokumenten separat, das heißt losgelöst von den veralteten PDM-Lösungen, managen.
Nötig ist dafür eine Plattform,

• mit deren Hilfe sich sämtliche PDM-Daten und -Dokumente aus Legacy-Systemen auch bei hohen Volumen innerhalb kürzester Zeit extrahieren lassen,
• die das Einspielen und Auslesen von eingescannten Papierarchiven mittels OCR-Erkennung ermöglicht,
• auf der sich diese Daten inklusive Metadaten sowie Dokumente, Letztere in einem neutralen Format wie 3D PDF oder PDF, rechtssicher und EU-DSGVO-konform aufbewahren lassen,
• die aber gleichzeitig alle Möglichkeiten zur Weiterbearbeitung der Daten wie Selektion, Transformation und Migration über den Application Layer in aktuelle PDM-Systeme bietet,
• die nicht nur den Zugriff auf die migrierten PDM-Informationen, sondern auch auf die archivierten PDM-Daten und -Dokumente in den aktuellen PDM-Systemen erlaubt,
• die mithilfe von KI Vorschläge dazu unterbreitet, welche Geschäftsobjekte für Aufbewahrung und Anzeige der Daten und Dokumente wie Stücklisten, CAD-Zeichnungen oder Konstruktionspläne aus den PDM-Altsystemen nötig sind und wie sich diese Objekte erstellen lassen,
• die eine Brücke schlägt zu ERP-Daten und -Systemen,
• mit deren Hilfe sich der gesamte Lebenszyklus der PDM-Daten und -Dokumente über ein Retention Management bis zur rechtssicheren Löschung verwalten lässt
• und die dadurch die Stilllegung der PDM-Legacy-Systeme ermöglicht.

JiVS IMP, die Plattform für unternehmensweites Informationsmanagement der Schweizer Data Migration International Group (DMI), ist genau diese Plattform. Da sie PDM-Daten und -Dokumente aus Legacy-Systemen nicht nur archiviert, sondern auch ihren Lebenszyklus bis zur rechtssicheren Löschung managt, stellt sie auch eine Product-Lifecyle-Management-Lösung für diese Legacy-Daten und -Dokumente dar. Als zentrale Plattform für Aufbewahrung, Transformation und Migration jeder Art von Daten und Dokumenten aus ERP- und PDM-Systemen spielt JiVS IMP die zentrale Rolle beim Aufbau einer unternehmensweiten Datenschicht, einer sogenannten Data Fabric. So können Unternehmen ihre Daten und Dokumente unabhängig von den Applikationen managen, Einschränkungen durch Vendor-Lock-in vermeiden und die Flexibilität bei Auswahl erhöhen.

Betriebswirtschaftliche Vorteile

Die betriebswirtschaftlichen Vorteile, die daraus entstehen, sind enorm. Mittels JiVS IMP sparen Unternehmen in der Regel 80 Prozent der Kosten gegenüber dem Weiterbetrieb der Altsysteme. Zudem summieren sich die verringerten Suchzeiten und der daraus entstehende Wertschöpfungsbeitrag – wer schneller Baupläne findet, kann etwa mehr Wartungsaufträge schreiben – abhängig von der Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die auf PDM-Daten und -Dokumente in ihrer täglichen Arbeit zugreifen, sehr schnell auf mehrere Millionen Euro im Jahr.

Die Vorteile sind noch weitreichender, da bei vielen Fertigungsunternehmen sowie Maschinen- und Anlagenbauern der Löwenanteil der Informationen in der Entwicklung immer noch auf Papier existiert. Ein Großteil der Unterlagen in den Papierarchiven lässt sich komplett digitalisieren. Der Rest sind in der Regel Dokumente, die einen historischen Wert haben, oder solche, deren Rechtsgültigkeit von geleisteten und nachträglich nicht digital abbildbaren Unterschriften abhängt. Auch hier ist das finanzielle Argument entscheidend. Neben der Aktenpflege von teils Millionen Dokumenten und mehreren Laufkilometern im Archiv sind es vor allem die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen physischen Sicherheitsanforderungen an die Archivräume und -gebäude, die hier zu Buche schlagen. Schließlich müssen die Akten vor Einbruch, Feuer und Überflutung effektiv geschützt werden. Das Einsparpotenzial ist groß.

Wertschöpfungsketten werden eins

Der strategische Vorteil dabei: Mit der Abschaffung der Papierarchive kann die Entwicklung einen ähnlich hohen Digitalisierungsgrad erreichen wie die transaktions­orientierte ERP-Welt. Wenn Entwicklung und ERP auf den gleichen Informationsbestand zugreifen können, lassen sich die geistige und die physische Wertschöpfungskette miteinander verschmelzen. Die richtigen Personen können so zum richtigen Zeitpunkt und im richtigen Kontext auf die Kronjuwelen der Unternehmen zugreifen und den Schatz weiter mehren, unabhängig von den jeweils aktuellen Anwendungen.

Pilotprojekt: PDM-Transformation on demand

Zurzeit arbeitet Data Migration International mit verschiedenen Unternehmen sowie Partnern an erfolgreichen Pilotprojekten zu einem PDM-Archiv auf Basis von JiVS IMP.

Ziel dieser Lösung ist die Extraktion der CAD-Daten inklusive Metadaten, Dokumenten und Anhängen aus dem Altsystem auf JiVS IMP. Die Legacy-Informationen werden dort rechtssicher abgelegt und aufbewahrt. Gleichzeitig werden die CAD-Zeichnungen in ein neutrales Format wie 3D PDF und PDF konvertiert und zusammen mit den Metadaten für die spätere Suche und Anzeige aufbereitet. Gleichzeitig sollen die originalen CAD-Daten transformiert und zu guter Letzt in das Nachfolgesystem überspielt werden. In der Folge können Entwicklerinnen und Entwickler mit den Originaldaten im neuen System weiterarbeiten. Zusammen mit anderen Usern können sie nach Zeichnungen und Dokumenten aus dem Altsystem suchen und sie sich anzeigen lassen, Stücklisten zu Bauteilen aufrufen und nach Excel exportieren.

Sind die Teststellungen erfolgreich, können die Unternehmen ihre PDM-Altsysteme Schritt für Schritt abschalten und ihre Legacy-Daten und -Dokumente ausschließlich auf JiVS IMP aufbewahren und managen. Weiterer Vorteil: Um das Nachfolgesystem schlank zu halten, können sie zunächst nur einen Teil der Legacy-Informationen überspielen, aber jederzeit auf Knopfdruck benötigte Daten und Dokumente transformieren und migrieren, um damit im operativen System weiterzuarbeiten.

jivs.com