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Goodbye Excel – hello SAP Analytics Cloud: Integrierte Finanzplanung leicht gemacht

Die Finanzplanung ist für viele Unternehmen Dreh- und Angelpunkt im betrieblichen Rechnungswesen. Sie ist ein zentraler Steuerungsmechanismus für Liquidität und wirtschaftliches Wachstum. Denn mit der Finanzplanung erarbeiten Unternehmen ihren Liquiditätsbedarf, kalkulieren Chancen und Risiken von Investitionen und legen das Fundament für Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit.
Marco Koppik, Arvato Systems
13. Januar 2025
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In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheiten und steigender Komplexität der Märkte ist dies auch unverzichtbar. Umso wichtiger, dass die Finanzplanung zuverlässig ist und Möglichkeiten bietet, neue Szenarien durchzurechnen. Doch an dieser Stelle stoßen die Excel-Tabellen, die in vielen Unternehmen noch im Einsatz sind, zunehmend an ihre Grenzen. Mithilfe modernster Software-Lösungen wie der SAP Analytics Cloud hingegen lässt sich die Finanzplanung automatisieren und unternehmensweit integrieren.

Die Finanzplanung umfasst unter anderem die Umsatz- und Kostenplanung, die Investitions-, Liquiditäts- und Kapitalbedarfsplanung. Auch Planungserfolgsrechnung und Planbilanz können zu den Teilplänen gehören. Damit ist die Finanzplanung wichtiger Bestandteil des Businessplans, um aufzuzeigen, wohin sich das Unternehmen finanziell entwickelt, wo Investitionen und Budgets zu verteilen sind und welche Strategien rentabel sind. Eine saubere Datengrundlage zu gewährleisten sowie valide Vorhersagen zu genieren, ist unverzichtbar, damit die sich daraus ableitenden Maßnahmen fundiert getroffen werden.

Die Finanzplanung ist damit das zentrale Instrument in der Unternehmenssteuerung und ein wertvolles Werkzeug, um auch ad-hoc auf unvorhergesehene Ereignisse, wie etwa eine Pandemie oder Lieferengpässe mit passenden Maßnahmen reagieren zu können oder auch verschiedenen Szenarien und Aktivitäten miteinander zu vergleichen. Excel-basierte Planungen kommen hier schnell an ihre Grenzen: Denn Excel-Dateien auszufüllen, weiterzuleiten, nachzufassen und zu prüfen, ist eine administrative Aufgabe, die in der Controlling-Abteilung unnötig Ressourcen blockiert – zumindest, wenn sie noch nicht automatisiert erfolgt. Auch der Einsatz von KI-basierten Vorhersagen lässt sich in Excel nur schwer abbilden.

Excel-basierte Finanzplanung

Häufig gestaltet sich der Finanzplanungsprozess so, dass das Controlling per E-Mail Excel-Tabellen an die jeweiligen Verantwortlichen in Produktion, Verkauf, Personal, Einkauf und anderen Abteilungen übermittelt und deren manuellen Dateneingaben anfordert. Damit einhergehen zahlreiche Abstimmungen und Rückfragen sowie lange Lauf- und Überarbeitungszeiten. Die Arbeit in einzelnen Tabellenblättern für die diversen Teilpläne, das Verknüpfen von Datenzellen, das Weiterleiten und Zusammenführen ist dabei sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig. Nicht nur das technische Probleme zu Unterbrechungen bei der Datensynchronisation führen können oder Felder unbemerkt überschrieben werden.

Auch muss jeder Fehler erst entdeckt, gegebenenfalls mühsam reproduziert und schließlich manuell behoben werden. Dies macht oftmals eine erneute Datenerfassungsschleife erforderlich und sorgt damit für Frust bei allen Beteiligten. Zudem gibt es wenig Hilfestellungen beim Ausfüllen der Datenfelder oder bei der Kalkulation von möglichen Szenarien, wie beispielsweise die Investition in eine zusätzliche Produktionsmaschine oder der Wegfall von Personal durch Renteneintritt oder Elternzeit. All diese Herausforderungen sorgen nicht nur für Ressourcenverschwendung, sondern unter Umständen für zu lange Reaktionszeiten im Management und im schlimmsten Fall für falsche Geschäftsentscheidungen.

Finanzplanung mit der SAP Analytics Cloud

Bei einer integrierten Finanzplanung ist der Wertefluss konsequent abgebildet. Das heißt, es sind alle Teilpläne – ob Produktions-, Personal-, Kostenstellenplanung, ob Bilanz oder Liquiditätsplanung – in einer Softwarelösung wie der SAP Analytics Cloud dargestellt. Das hat den Vorteil, dass, wenn sich in einem der Teilpläne Änderungen ergeben, deren Auswirkungen auf die anderen Teilpläne automatisiert übernommen werden. Plant ein Unternehmen beispielsweise eine Verdopplung im Umsatz, muss die Produktion auch ansteigen. Dafür sind womöglich neue Mitarbeitende (Personalplanung) oder Produktionsanlagen (Investitionsplanung) notwendig, was sich wieder auf den Ertrag der Firma auswirkt.

Die integrierte Finanzplanung umfasst verschiedene Teilpläne und automatisierte Workflows, damit die Daten jederzeit und überall aktuell sind. Quelle: Arvato Systems

Neben der Betrachtung der Business-Seite einer integrierten Finanzplanung zeigt sich auf der Prozess-Seite die Bedeutung von Koordination und zeitlichem Ablauf. Funktionell stellt sich das in der Regel so dar, dass es bestimmte Eingabemasken für die verschiedenen Daten gibt, die den Verantwortlichen Hilfestellung bieten. Eingegebene Daten lassen sich in Echtzeit in die Gesamtübersicht synchronisieren oder in verknüpften Teilplänen abbilden, sodass stets überall und zu jeder Zeit eine einzige korrekte und vollständige Datenbasis vorliegt. Die Information, ob Daten einzutragen oder zu prüfen sind, erhalten Verantwortliche automatisch über das System. Das Controlling wiederum hat den optimalen Überblick darüber, wer schon Daten eingegeben hat und wer nicht. Ein integriertes Rollen- und Rechtekonzept stellt zudem sicher, dass nur diejenigen Personen Daten einsehen, erfassen und bearbeiten können, die dazu berechtigt sind. Ferner lassen sich einzelne Datenpunkte kommentieren, sodass Erklärungen direkt in der Datenbasis hinterlegt und bei Bedarf abrufbar sind.

Planprozesse und Aufgaben lassen sich für das Controlling bequem und effizient nachhalten. Quelle: Arvato Systems

Integrierte und automatisierter Prozesse

Statt verteilter Lösungen und Datensilos profitieren Unternehmen von einer einheitlichen und zentralen Datenhaltung sowie einer automatisierten Retraktion der Daten in die Finanzplanung. Die unterschiedlichen Supportfunktionen bei den Eingabemasken vereinfachen den Datenerfassungsvorgang erheblich. Das reduziert Fehler, spart Zeit und Nerven – und senkt damit auch Kosten. Die Controlling-Abteilung hat mehr Ressourcen für ihre eigentlichen Aufgaben, weil die agile und effektive Planungsumgebung den Finanzplanungsprozess automatisiert und beschleunigt. Durch die Live-Integration gelangen die Daten automatisiert und in Echtzeit in alle verknüpften Teilpläne.

KI-basiert zu besseren Entscheidungen

Bei der integrierten Finanzplanung stehen Informationen jederzeit transparent für die weitere Planung, Datenerfassung oder auch für Szenario-Berechnungen beziehungsweise KI-gestützte Prognosen zur Verfügung. Auch lassen sich auf Basis der letzten Jahre Vorhersagen für die nächsten Monate bis Jahre automatisiert erstellen – und das etwa unter der Berücksichtigung von saisonalen Effekten, Inflation und weiteren Aspekten. Zum Beispiel kann das Controlling mit einer modernen Softwarelösung wie der SAP Analytics Cloud simulieren, welche Auswirkungen eine Inflationssteigerung auf die einzelnen Teilpläne hätte. Diese Vorhersage kann als „Vorschlag“ dienen und beschleunigt die weitere Planung. Denn wird der „Vorschlag“ angenommen, erfolgt die Anpassung ganz gezielt und automatisiert dort, wo es notwendig ist, beziehungsweise wo sich Auswirkungen ergeben. Es ist nicht nötig, die Planung noch einmal von null an neu zu starten.

Dashboards für maximalen Überblick

Neben der nahtlosen Integration von Teilplänen und auch Quellsystemen – egal, ob SAP oder Drittsystemen – sorgt die systemintegrierte Kommunikation für eine deutlich geringere Komplexität in der Finanzplanung. Dies reicht bis hin zum Berichtswesen durch das Controlling, welches sich sehr individuell gestalten lässt – zum Beispiel unterschiedliche Sichtweisen darlegt – und auch ad hoc möglich ist. Anders als komprimierte PowerPoint-Präsentationen und Abstimmungsmeetings mit der Geschäftsführung oder dem Vorstand gestatten übersichtliche Dashboards eine schnellere, zuverlässigere und intuitivere Darstellung von Daten und Erkenntnissen. Dabei sind die oben genannten Kommentierungen von Datenpunkten ein besonderer Vorteil, um bei Bedarf die Erklärung für bestimmte Ergebnisse aufzurufen. Das entlastet das Controlling in der Vorbereitung der Berichte, weil der Kontext nicht separat zu präsentieren ist. Vielmehr können Auswertungen und Visualisierungen mit Tabellen, Grafiken oder Karten in einem virtuellen Boardroom mit Dashboard angezeigt werden. So erkennen Entscheidungsträger auf einen Blick, was aus den Daten hervorgeht.

Integrierte Finanzplanung – Stolpersteine

Um den Weg hin zu einer integrierten und automatisierten Finanzplanung zu beschreiten, benötigen Unternehmen ein professionelles Change-Management. Denn jede Veränderung hat das Potenzial, auf Widerstand im Team zu stoßen. Mitarbeitende, die schon immer mit Excel gearbeitet haben, trennen sich womöglich nur ungern davon. Dies ist aber essenziell dafür, dass die integrierte Finanzplanung ihren Mehrwert entfalten kann.

Daher gilt es, die betroffenen Abteilungen schon frühzeitig mit ins Boot zu holen. Auch sogenannte Friendly Customers oder Corporate Influencer – also wohlgesonnene Teammitglieder – können dabei helfen, die Lösung in einem Dry Run zu testen, und mit ihrem Feedback und ihren Erfahrungen andere Mitarbeitende überzeugen. Zudem empfiehlt sich eine agile Vorgehensweise anstelle einer fixen Konzeption mit anschließender Implementierungsphase. Denn dann wäre die Finanzplanungslösung beim Launch höchstwahrscheinlich bereits anderthalb Jahre alt. Besser ist es, Schritt für Schritt – von der Ist-Analyse über das Steuerungskonzept bis hin zum Go-live – die jeweiligen Teilthemen zu skizzieren und umzusetzen. Dabei kann es sinnvoll sein, auch einmal abzuwarten, etwa weil die Softwarelösung SAP Analytics Cloud alle drei Monate ein Update bekommt. Bevor man bestimmte Features mit erheblichem Aufwand programmieren lässt, könnte es sich lohnen, auf das nächste Update zu warten, das vielleicht schon die Lösung mit sich bringt.

Integrierte Finanzplanung in 7 Schritten

  1. Fachbereiche, Geschäftsführung und Controlling an einen Tisch bringen, um Sichtweisen und Anforderungen zu identifizieren.
  2. Change-Management-Prozess aufsetzen, der alle Beteiligten involviert.
  3. Ist-Zustand der bisherigen Prozesse, aktuellen Anforderungen und technischen Möglichkeiten analysieren.
  4. Steuerungskonzept und Kennzahlen definieren sowie Planungsprozess skizzieren, um festzuhalten, was wie abzulösen ist.
  5. Datengrundlagen und Eingabeprozesse modellieren, damit der Finanzplanungsprozess für alle Beteiligten reibungslos verlaufen kann.
  6. Dry Run durchführen und eventuelle Fehler beheben.
  7. Go-live mit Schulung aller betroffenen Mitarbeitenden sowie entsprechender Hypercare-Phase durch den Anbieter oder IT-Dienstleister realisieren.

Fazit: Zukunftsfähige Finanzplanung

Dass die Finanzplanung ein wichtiger Prozess im Unternehmen ist, steht außer Frage. Doch zahlreiche Unternehmen sind immer noch nicht den Weg der Digitalisierung und flächendeckenden Automatisierung gegangen, um die Finanzplanung im Betrieb zu optimieren. „Never touch a running system“ ist als Credo weit verbreitet. Dabei gilt es heute mehr denn je zu überprüfen, wie schnell sich die initialen Aufwände, eine integrierte Finanzplanung zu implementieren, amortisieren. Insbesondere dann, wenn bereits Systeme desselben Herstellers – wie etwa die SAP Analytics Cloud – im Einsatz sind.

Generell gilt, dass sich die integrierte Finanzplanung schnell amortisiert, weil viele manuelle Administrationsaufwände wegfallen. Zum anderen ist es aber auch unverzichtbar für Unternehmen, saubere schnelle Vorhersagen zu generieren, um das Unternehmen resilient aufzustellen. Ein erfahrener IT-Experte hilft dabei, die Vor- und Nachteile abzuwägen und den Schritt in Richtung integrierte Finanzplanung sorgfältig vorzubereiten sowie zuverlässig umzusetzen. Denn je valider der Finanzplan, desto besser ist das Unternehmen für die Zukunft gewappnet.

Die Einführung einer integrierten Finanzplanung bei Bertelsmann

Das Corporate Center von Bertelsmann suchte nach einer Lösung, um den Finanzplanungsprozess technisch wie prozessual zu optimieren. Der Planungsprozess war zum damaligen Zeitpunkt gekennzeichnet von historisch gewachsenen Systembrüchen, die manuelle Auswertungsprozesse und einen zunehmenden Administrationsaufwand im Controlling verursachten. Ziel war es daher, durch die Einführung der SAP Analytics Cloud einen vereinfachten, automatisierten und standardisierten Planungsprozess zu schaffen. Dieser sollte eine technisch integrative Planungsumgebung beinhalten, dem Controlling mehr Flexibilität für ad-hoc Analysen bieten, und letztendlich ein intensiveres Business-Partnering mit dem Management ermöglichen.

Die Lösung von Arvato Systems beinhaltete die Entwicklung spezialisierter Planungs-Apps für die Dateneingabe sowie eines virtuellen Boardroom mit Dashboards für den Vorstand, mit z.T. interaktivem Genehmigungsprozess:

  • Die SAP Analytics Cloud bot eine nahtlose Verknüpfung aller Teilpläne und eine effiziente Datenerfassung.
  • Die Automatisierung der Workflows entlastete das Controlling und steigerte die Transparenz im Unternehmen, wodurch mehr Raum für wertvolle Szenarioanalysen geschaffen wurde.
  • Die Einführung der integrierten Finanzplanung hat die Planungsprozesse deutlich beschleunigt und den Planungszeitraum in etwa halbiert.
  • Es entstand eine zentrale, benutzerfreundliche Plattform für Reporting und Planung, um einen einheitlichen Datenbestand zu gewährleisten.

Die Transformation illustriert, wie moderne Technologie Effizienzen im Planungsprozess heben, und eine insgesamt verbesserte Entscheidungsfindung ermöglichen kann.

arvato-systems.de

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Marco Koppik, Arvato Systems

Marco Koppik ist Lead Consultant Advanced Analytics & Planning bei Arvato Systems. Der Wirtschaftsinformatiker ist bereits seit 2011 beim IT-Spezialisten beschäftigt und verantwortet dort als Portfolio-Business-Owner die Technologieberatung rund um das Themengebiet Unternehmensplanung. Sein Ziel ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, effizient und effektiv mit ihren Datenschätzen umzugehen und sich dadurch digital und zukunftsfähig aufzustellen.


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Die Arbeit an der SAP-Basis ist entscheidend für die erfolgreiche S/4-Conversion. 

Damit bekommt das sogenannte Competence Center bei den SAP-Bestandskunden strategische Bedeutung. Unhabhängig vom Betriebsmodell eines S/4 Hana sind Themen wie Automatisierung, Monitoring, Security, Application Lifecycle Management und Datenmanagement die Basis für den operativen S/4-Betrieb.

Zum zweiten Mal bereits veranstaltet das E3-Magazin in Salzburg einen Summit für die SAP-Community, um sich über alle Aspekte der S/4-Hana-Basisarbeit umfassend zu informieren.

Veranstaltungsort

Mehr Informationen folgen in Kürze.

Veranstaltungsdatum

Mittwoch, 21. Mai, und
Donnerstag, 22. Mai 2025

Early-Bird-Ticket

Verfügbar bis Freitag, 24. Januar 2025
EUR 390 exkl. USt.

Reguläres Ticket

EUR 590 exkl. USt.

Veranstaltungsort

Hotel Hilton Heidelberg
Kurfürstenanlage 1
D-69115 Heidelberg

Veranstaltungsdatum

Mittwoch, 5. März, und
Donnerstag, 6. März 2025

Tickets

Reguläres Ticket
EUR 590 exkl. USt
Veranstalter ist das E3-Magazin des Verlags B4Bmedia.net AG. Die Vorträge werden von einer Ausstellung ausgewählter SAP-Partner begleitet. Der Ticketpreis beinhaltet den Besuch aller Vorträge des Steampunk und BTP Summit 2025, den Besuch des Ausstellungsbereichs, die Teilnahme an der Abendveranstaltung sowie die Verpflegung während des offiziellen Programms. Das Vortragsprogramm und die Liste der Aussteller und Sponsoren (SAP-Partner) wird zeitnah auf dieser Website veröffentlicht.