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Adiós a Excel - hola a SAP Analytics Cloud: planificación financiera integrada más fácil

Para muchas empresas, la planificación financiera es el eje de la contabilidad operativa. Es un mecanismo central de control de la liquidez y el crecimiento económico. Las empresas utilizan la planificación financiera para determinar sus necesidades de liquidez, calcular las oportunidades y los riesgos de las inversiones y sentar las bases de la competitividad y la viabilidad futura.
Marco Koppik, Arvato Systems
13. enero 2025
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Este texto ha sido traducido automáticamente del alemán al español.

En tiempos de incertidumbre económica y creciente complejidad del mercado, esto también es esencial. Por eso es aún más importante que la planificación financiera sea fiable y ofrezca la posibilidad de calcular nuevos escenarios. Sin embargo, aquí es donde las hojas de cálculo Excel, que todavía se utilizan en muchas empresas, están llegando cada vez más a sus límites. Sin embargo, con la ayuda de soluciones de software de última generación como SAP Analytics Cloud, la planificación financiera puede automatizarse e integrarse en toda la empresa.

La planificación financiera incluye la planificación de ventas y costes, la planificación de inversiones, la planificación de la liquidez y la planificación de las necesidades de capital. La cuenta de resultados presupuestada y el balance presupuestado también pueden incluirse en los planes parciales. La planificación financiera es, por tanto, una parte importante del plan de empresa para mostrar hacia dónde se dirige financieramente la empresa, dónde deben asignarse las inversiones y los presupuestos y qué estrategias son rentables. Es esencial garantizar una base de datos limpia y generar previsiones válidas para que las medidas resultantes puedan tomarse sobre una base sólida.

La planificación financiera es, por tanto, el instrumento central de la gestión empresarial y una valiosa herramienta para reaccionar ante imprevistos, como una pandemia o cuellos de botella en el suministro, con medidas adecuadas ad hoc o para comparar distintos escenarios y actividades. La planificación basada en Excel alcanza rápidamente sus límites: Esto se debe a que rellenar, reenviar, seguir y comprobar los archivos de Excel es una tarea administrativa que bloquea innecesariamente los recursos del departamento de controlling, al menos si aún no está automatizada. El uso de previsiones basadas en IA también es difícil de mapear en Excel.

Planificación financiera basada en Excel

El proceso de planificación financiera suele organizarse de tal manera que el departamento de control envía hojas de cálculo Excel por correo electrónico a los respectivos responsables de producción, ventas, RRHH, compras y otros departamentos y solicita su introducción manual de datos. Esto implica numerosas conciliaciones y consultas, así como largos tiempos de ejecución y revisión. Trabajar en hojas de cálculo individuales para los distintos subplanes, vincular celdas de datos, reenviar y fusionar lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Los problemas técnicos no sólo pueden provocar interrupciones en la sincronización de datos o que se sobrescriban campos de forma inadvertida.

Además, primero hay que detectar cada error, reproducirlo minuciosamente si es necesario y, por último, rectificarlo manualmente. Esto a menudo requiere un nuevo bucle de introducción de datos, lo que causa frustración a todos los implicados. Además, hay poca ayuda a la hora de rellenar los campos de datos o calcular posibles escenarios, como la inversión en una máquina de producción adicional o la pérdida de personal por jubilación o baja parental. Todos estos retos no sólo suponen un despilfarro de recursos, sino que también pueden dar lugar a tiempos de reacción excesivamente largos para la dirección y, en el peor de los casos, a decisiones empresariales incorrectas.

Planificación financiera con SAP Analytics Cloud

Con la planificación financiera integrada, el flujo de valor se traza de forma coherente. Esto significa que todos los subplanes -ya sean de producción, de personal, de planificación de centros de coste, de balance o de liquidez- están representados en una solución de software como SAP Analytics Cloud. Esto tiene la ventaja de que si se producen cambios en uno de los subplanes, sus efectos en los demás subplanes se adoptan automáticamente. Por ejemplo, si una empresa planea duplicar su facturación, la producción también debe aumentar. Esto puede requerir nuevos empleados (planificación de personal) o instalaciones de producción (planificación de inversiones), lo que a su vez afecta a los ingresos de la empresa.

La planificación financiera integrada incluye varios subplanes y flujos de trabajo automatizados para garantizar que los datos estén actualizados en todo momento y en todas partes. Fuente: Arvato Systems

Además de analizar el aspecto empresarial de la planificación financiera integrada, la importancia de la coordinación y la sincronización puede observarse en el aspecto del proceso. En términos funcionales, esto suele significar que existen máscaras de entrada específicas para los distintos datos que proporcionan ayuda a los responsables. Los datos introducidos pueden sincronizarse en tiempo real en la visión de conjunto o mapearse en subplanes vinculados, de modo que siempre se disponga de una única base de datos correcta y completa en todas partes y en todo momento. El sistema informa automáticamente a los responsables de si es necesario introducir o comprobar datos. Controlling, por su parte, tiene una visión óptima de quién ha introducido ya datos y quién no. Un concepto integrado de funciones y derechos garantiza también que sólo las personas autorizadas puedan ver, introducir y editar datos. Además, los puntos de datos individuales pueden comentarse, de modo que las explicaciones se almacenan directamente en la base de datos y pueden consultarse en caso necesario.

Los procesos y tareas de planificación pueden seguirse de forma cómoda y eficaz para su control. Fuente: Arvato Systems

Procesos integrados y automatizados

En lugar de soluciones distribuidas y silos de datos, las empresas se benefician de un almacenamiento de datos estandarizado y centralizado, así como de la retracción automatizada de datos en la planificación financiera. Las diversas funciones de apoyo para las pantallas de entrada simplifican considerablemente el proceso de introducción de datos. Esto reduce los errores, ahorra tiempo y nervios y, por tanto, también reduce los costes. El departamento de controlling dispone de más recursos para sus tareas reales porque el entorno de planificación ágil y eficaz automatiza y acelera el proceso de planificación financiera. Gracias a la integración en vivo, los datos se transfieren automáticamente a todos los subplanes vinculados en tiempo real.

Inteligencia artificial para tomar mejores decisiones

Con la planificación financiera integrada, la información está disponible de forma transparente en todo momento para la planificación posterior, la recopilación de datos o incluso para el cálculo de escenarios o previsiones con ayuda de IA. Las previsiones para los próximos meses o años también pueden crearse automáticamente sobre la base de los últimos años, teniendo en cuenta los efectos estacionales, la inflación y otros aspectos. Por ejemplo, el controlling puede utilizar una solución de software moderna como SAP Analytics Cloud para simular el impacto que tendría un aumento de la inflación en los distintos subplanes. Esta previsión puede servir como "sugerencia" y acelera la planificación posterior. Si se acepta la "sugerencia", los ajustes se realizan de forma selectiva y automatizada cuando es necesario o cuando se produce un impacto. No es necesario reiniciar la planificación desde cero.

Cuadros de mando para una máxima visión de conjunto

Además de la perfecta integración de los subplanes y los sistemas fuente -ya sean SAP o sistemas de terceros-, la comunicación integrada en el sistema reduce considerablemente la complejidad de la planificación financiera. Esto se extiende a la elaboración de informes por parte de Controlling, que puede personalizarse en gran medida -por ejemplo, presentando diferentes perspectivas- y también es posible ad hoc. A diferencia de las presentaciones condensadas en PowerPoint y las reuniones de coordinación con la dirección o el Comité Ejecutivo, los cuadros de mando claros permiten presentar los datos y las conclusiones de forma más rápida, fiable e intuitiva. Las mencionadas anotaciones de los puntos de datos son una ventaja particular, ya que permiten llamar a la explicación de determinados resultados según sea necesario. Esto facilita la elaboración de informes por parte del departamento de control, ya que el contexto no tiene que presentarse por separado. En su lugar, las evaluaciones y visualizaciones con tablas, gráficos o mapas pueden mostrarse en una sala de juntas virtual con un cuadro de mandos. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones reconocer de un vistazo lo que se desprende de los datos.

Planificación financiera integrada: escollos

Para avanzar hacia una planificación financiera integrada y automatizada, las empresas necesitan una gestión profesional del cambio. Todo cambio puede encontrar resistencia en el equipo. Los empleados que siempre han trabajado con Excel pueden ser reacios a desprenderse de él. Sin embargo, esto es esencial para que la planificación financiera integrada aproveche su valor añadido.

Por eso es importante que los departamentos afectados participen desde el principio. Los clientes amistosos o las personas influyentes de la empresa -es decir, los miembros bienintencionados del equipo- también pueden ayudar a probar la solución en un simulacro y convencer a otros empleados con sus comentarios y experiencia. También se recomienda un enfoque ágil en lugar de un concepto fijo con una fase de implantación posterior. Esto se debe a que lo más probable es que la solución de planificación financiera ya tenga un año y medio cuando se ponga en marcha. Es mejor esbozar y aplicar los respectivos subtemas paso a paso, desde el análisis del estado actual hasta el concepto de control y la puesta en marcha. También puede tener sentido esperar y ver, por ejemplo, porque la solución de software SAP Analytics Cloud se actualiza cada tres meses. Antes de programar determinadas funciones con un gasto considerable, puede que merezca la pena esperar a la próxima actualización, que puede que ya incluya la solución.

Planificación financiera integradag en 7 pasos

  1. Reunir a los departamentos especializados, la dirección y el control para identificar perspectivas y requisitos.
  2. Establezca un proceso de gestión del cambio que implique a todas las partes interesadas.
  3. Analizar el estado actual de los procesos existentes, los requisitos actuales y las posibilidades técnicas.
  4. Definir el concepto de control y las cifras clave y esbozar el proceso de planificación para determinar qué hay que sustituir y cómo.
  5. Modelización de bases de datos y procesos de introducción de datos para que el proceso de planificación financiera se desarrolle sin problemas para todas las partes implicadas.
  6. Realice una prueba en seco y rectifique cualquier fallo.
  7. Realice la puesta en marcha con la formación de todos los empleados afectados y la correspondiente fase de hiperatención por parte del proveedor o prestador de servicios informáticos.

Conclusión: Planificación financiera sostenible

No cabe duda de que la planificación financiera es un proceso importante en una empresa. Sin embargo, muchas empresas aún no han emprendido el camino de la digitalización y la automatización integral para optimizar la planificación financiera en la empresa. "Nunca toques un sistema en funcionamiento" es un credo muy extendido. Hoy más que nunca, es importante comprobar con qué rapidez se amortizan los costes iniciales de la implantación de una planificación financiera integrada. Sobre todo si ya se utilizan sistemas del mismo fabricante, como SAP Analytics Cloud.

En general, la planificación financiera integrada se amortiza rápidamente porque elimina mucho trabajo administrativo manual. Por otro lado, también es esencial para las empresas generar previsiones precisas y rápidas para posicionar la empresa de forma resistente. Un experto informático con experiencia ayuda a sopesar los pros y los contras y a preparar cuidadosamente y aplicar de forma fiable el paso hacia una planificación financiera integrada. Al fin y al cabo, cuanto más válido sea el plan financiero, mejor equipada estará la empresa para el futuro.

Introducción de la planificación financiera integrada en Bertelsmann

El Centro Corporativo de Bertelsmann buscaba una solución para optimizar el proceso de planificación financiera tanto técnica como procedimentalmente. En aquel momento, el proceso de planificación se caracterizaba por interrupciones en el sistema que habían crecido históricamente y que provocaban procesos de evaluación manuales y un creciente esfuerzo administrativo en el control. El objetivo era, por tanto, crear un proceso de planificación simplificado, automatizado y estandarizado mediante la introducción de SAP Analytics Cloud. Esto debía incluir un entorno de planificación técnicamente integrador, ofrecer a Controlling más flexibilidad para los análisis ad hoc y, en última instancia, permitir una asociación empresarial más intensiva con la dirección.

La solución de Arvato Systems incluía el desarrollo de aplicaciones de planificación especializadas para la introducción de datos y una sala de juntas virtual con cuadros de mando para el consejo de administración, algunos de ellos con un proceso de aprobación interactivo:

  • SAP Analytics Cloud ofrecía una vinculación sin fisuras de todos los subplanes y una recopilación de datos eficiente.
  • La automatización de los flujos de trabajo alivió la carga del control y aumentó la transparencia en la empresa, creando más espacio para valiosos análisis de escenarios.
  • La introducción de la planificación financiera integrada ha acelerado considerablemente los procesos de planificación y ha reducido aproximadamente a la mitad el periodo de planificación.
  • Se creó una plataforma central de fácil uso para la elaboración de informes y la planificación, con el fin de garantizar una base de datos normalizada.

La transformación ilustra cómo la tecnología moderna puede aumentar la eficacia del proceso de planificación y mejorar la toma de decisiones en general.

arvato-systems.com

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Marco Koppik, Arvato Systems

Marco Koppik es Lead Consultant Advanced Analytics & Planning en Arvato Systems. El especialista en TI empresarial lleva en el especialista en TI desde 2011 y, como Portfolio Business Owner, es responsable de la consultoría tecnológica en el área de planificación corporativa. Su objetivo es ayudar a las empresas a gestionar de forma eficiente y eficaz sus recursos de datos y, de este modo, posicionarse digitalmente y de cara al futuro.


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Fecha del acontecimiento

Miércoles, 5 de marzo, y
Jueves, 6 de marzo de 2025

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