HR als Erfolgsfaktoren

Webbasierte Anwendungen im HR-Management bieten Mehrwert

Die Arbeit mit Cloud-Lösungen gewinnt für die Personalfunktion in Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Schon seit Längerem auf der Managementagenda zeichnen sich auf Basis erster Praxiserfahrungen konkrete Mehrwerte wie auch Herausforderungen ab – von der Entscheidungsfindung über die Implementierung bis hin zur täglichen Anwendung. Dabei sind die Erwartungen an die einzuführende Lösung stets hoch.

„Ein globales HR-IT-System mit allen relevanten Informationen weltweit in höchster Qualität verfügbar zu haben, ist hoch attraktiv. Unsere Studie erlaubt einen realistischen und ganzheitlichen Blick auf das Thema HR-Cloud – von der Auswahl der entsprechenden Systeme über die Implementierung bis hin zur Nutzung und Weiterentwicklung im täglichen Geschäft“, erklärt HKP-Group-Partner Holger Jungk. Und der seitens SAP für das Studienprojekt verantwortliche HR-Executive-Advisor Andreas Enneking ergänzt: „Unsere Interviews mit HR-IT-Verantwortlichen aus Unternehmen mit unterschiedlichen Erfahrungshorizonten bei HR-IT-Cloud-Lösungen bieten hoch individuelle Einblicke, liefern starke Argumente für deren Einsatz und identifizieren kritische Erfolgsfaktoren.“

HR-Cloud und Alternativen

Die Ziele erscheinen in einer HR-Cloud in hohem Maße realisierbar. Allerdings bestehen auch erfolgskritische Herausforderungen wie die Integration und das Management paralleler Desktop- und webbasierter Lösungen in hybriden Szenarien sowie die zielgerichtete Einbindung von Endanwendern bei gleichzeitigem Fokus auf Effizienz. Auf der Habenseite des Einsatzes einer HR-IT-Cloud-Lösung stehen aus Sicht der HR-Verantwortlichen vor allem durchgängig harmonisierte, vereinfachte und global skalierbare Prozesse sowie eine höhere und gesicherte Datentransparenz und -qualität.

Generell bedarf es in der Entscheidungsfindung wie auch der Einführung von Cloud-Lösungen im Personalmanagement gemeinsamer Anstrengungen der IT- und HR-Funktion, wobei Letztere die Führungsrolle übernehmen sollte. Effiziente HR-Prozesse bei gleichzeitig positivem Mitarbeitererlebnis in der Nutzung erfordern eine aktive Führungsrolle durch HR.

Zu diesem Fazit kommt die gemeinsam von HKP und SAP aufgelegte Studie „HR in der Cloud: hoher Nutzen, typische Herausforderungen“. Basis der quantitativen und qualitativen Analyse sind umfassende strukturierte Interviews mit HR-IT-Verantwortlichen aus 17 international tätigen Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland zu Motiven, Rahmenbedingungen und Erfahrungen im Einsatz von Cloud-Lösungen in der Personalfunktion.

Employee Experience

Die von den Studienteilnehmern genannten Auslöser und Hintergründe für die Einführung einer HR-IT-Cloud-Lösung sind sehr individuell, lassen sich aber zu vier übergeordneten Kategorien zusammenfassen. Im Vordergrund steht der Bedarf an einer länderübergreifenden, durchgängig integrierten HR-IT-Landschaft mit einem schnell sinkenden Anteil an Altsystemen und Insellösungen. Eine solche modernisierte HR-IT wird zudem als Voraussetzung für ein effizientes globales Wachstum sowie für eine zeitgemäße Employee Experience gesehen, die wiederum die Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitern in der Anwendung erhöht. Schließlich ist auch das Kostenargument ein zentraler Punkt bei der Entscheidung für die Einführung einer HR-IT-Cloud-Lösung – allerdings nachgelagert, da die gewünschten Effizienzgewinne in der Übergangsphase häufig noch nicht realisiert werden. Die Unternehmen streben Kostenoptimierungen im Vergleich zu Anwendungen auf eigenen Servern sowie Effizienz- und Skalierbarkeitsaspekte an.

Die Studienteilnehmer sehen sich hinsichtlich der Einführung beziehungsweise Nutzung von HR-IT-Cloud-Lösungen aktuell mit Herausforderungen konfrontiert, die sich in drei Bereichen klassifizieren lassen: Erstens das Management hybrider HR-IT-Landschaften. Stabiler Datenfluss und Vermeidung von doppelter Datenpflege ist alternativlos. In der Regel werden klassische, auf eigenen Servern gehostete HR-IT-Landschaften (on-prem) nicht durch Cloud-Lösungen komplett abgelöst. Studienteilnehmer haben diesbezüglich am häufigsten auf den erforderlichen Fortbestand der Lohn- und Gehaltsabrechnung verwiesen. Durch die ergänzende Einführung eines Cloud-Systems wird somit die Heterogenität der HR-IT-Welt oft erst einmal verstärkt. So zeigt die Praxis, dass Schnittstellen häufig nur in einigen Regionen und legalen Einheiten implementiert sind und funktionieren. Nicht perfekt funktionierende Integrationen binden fortlaufend Ressourcen.

Klare Governance

Bei einem Fünftel der Studienteilnehmer funktioniert die Integration zwischen HR-IT-Cloud-Lösungen und Legacy-Systemen nach eigenen Angaben reibungslos, wobei der Fokus auf Entgeltabrechnungs- und Zeitwirtschaftssystemen liegt. Generell sind eine klare Governance, wo welche Daten gepflegt werden, sowie die Vermeidung von Medienbrüchen und doppelter Datenpflege erfolgskritisch. Jeder notwendige manuelle Eingriff zur Datenpflege beziehungsweise zur Sicherstellung des Datenflusses birgt Risiken und wirkt sich negativ auf die Ressourceneffizienz aus.

„Die Studie zeigt, dass es ein weiter Weg bis zu einer einheitlichen oder zumindest stabil integrierten HR-IT-Landschaft ist. Diese ist aber Grundlage für eine hohe Akzeptanz der Anwender“, erklärt Dorothee Peukert, Customer-Success-Partner bei SAP. Sie empfiehlt eine enge Verzahnung der fachlichen wie technischen Teams im gesamten Prozess von der Auswahl bis zum Testen der Schnittstellen und Gesamtfunktionalität. „Dieses Vorgehen reduziert Risiken, lässt Fehler schnell erkennen und beheben und schafft somit die erforderliche Akzeptanz bei Anwendern“, so die HR-IT-Expertin.

Zweitens, Employee Experience: Es gilt, die Balance zwischen Akzeptanz und Effizienz zu finden. Generell sind Nutzerfreundlichkeit und Anwenderbezug zentrale Erfolgsfaktoren für die Etablierung von Cloud-Lösungen. Die Befragung zeigt diesbezüglich jedoch großes Optimierungspotenzial, zum Beispiel bei Employee und Manager Self-Services (ESS/MSS), das in der Regel der Einführung durch HR-IT beziehungsweise IT-affine Power-User aus dem HR-Bereich geschuldet ist. Die Wahrnehmung der breiten Anwenderbasis im Sinne einer positiven Employee Experience steht oft nicht im Fokus. Zudem gelingt die Einbindung von Mitarbeitenden ohne eigenen Firmen-PC nur bei wenigen Studienteilnehmern.

HKP-Direktor Colin Stein betont daher: „Um die mit einer Cloud-Lösung verknüpften Ziele zu erreichen, muss die Perspektive aller Mitarbeitenden berücksichtigt werden. In diesem Change-Prozess ist HR gefordert, Prozesse unter Berücksichtigung einer positiven Employee Experience zu gestalten – ohne die Effizienz aus den Augen zu verlieren. Es empfiehlt sich, Mitarbeitende früh einzubinden und zielgerichtete Schulungsangebote zu schaffen, um so das Anwendungserlebnis positiv zu gestalten und auch schon in der Transitionsphase Effizienzgewinne realisieren zu können.“

Drittens HR Ownership: Führungsrolle von HR in puncto funktionaler Anforderungen, Systemauswahl, Implementierung und Weiterentwicklung ist bedeutsam.

Transformationsprozesse

Aus Sicht der befragten HR-Verantwortlichen muss HR bei der Auswahl, Einführung und Nutzung einer HR-IT-Cloud-Lösung eine Führungsrolle einnehmen, wenngleich der Gesamtprozess nur in Zusammenarbeit mit der IT-Funktion erfolgreich sein kann. Allerdings geben die Befragten mehrheitlich an, dass ihre HR-spezifischen Cloud-Lösungen primär aus IT-Gründen eingeführt wurden, nicht zuletzt, um das globale Wachstum des Unternehmens abzubilden. Die zeitgemäße Aufstellung von HR wird zwar mehrfach als wichtiger Punkt eines solchen Transformationsschrittes gesehen. Gemessen daran sind HR-Aspekte im Prozess jedoch zu wenig präsent. Vor diesem Hintergrund fordert HKP-Partner Holger Jungk: „HR sollte von Anfang an die zentrale Rolle bei der Einführung und Nutzung einer HR-IT-Cloud-Lösung übernehmen. Die Etablierung einer HR-IT-Cloud-Lösung ist als Transformation und nicht als IT-Projekt zu sehen. Klare Governance-Modelle und -Prozesse unter der Führungsrolle von HR sind daher ein Muss!“