Un jour, une semaine, une décision solide : la numérisation et le secteur informatique dans les PME

La fin de la maintenance de SAP ECC marque la fin du support assuré par SAP. Ne rien faire devient risqué et coûteux. Quiconque souhaite exploiter un système maintenu doit entamer une transformation. Or, ceux qui prennent cette décision ignorent généralement deux éléments essentiels : l'état du système existant et le comportement réel du futur système. La situation actuelle peut être rapidement évaluée dès aujourd'hui, tandis que la situation souhaitée peut être mise en place en quelques jours.

Des chiffres que personne ne connaît

L'un prend une journée, l'autre une semaine. Les deux peuvent ainsi être disponibles avant la décision d'investissement, et non après. Lorsqu'une direction donne son feu vert à la transformation S/4, presque tout est chiffré dans le dossier : budget, durée, étapes clés et effets attendus. Deux éléments font toutefois souvent défaut, et c’est d’eux que dépend la réussite du projet. En l’absence de ces bases, des surprises surviennent en cours de route, ce qui favorise les retards, les surcoûts et les escalades.

Premièrement : personne ne peut affirmer avec certitude ce que fait réellement le système actuel. Quels processus sont réellement utilisés, à quelle fréquence, quels développements propres sont nécessaires et lesquels sont simplement le fruit d'une évolution historique ? Souvent, les réponses reposent sur des ateliers, des entretiens et de la documentation, et non sur une analyse systématique de l'utilisation réelle.

Deuxièmement : personne ne peut montrer dès le départ comment le futur système fonctionnera concrètement. Ce n’est souvent que plusieurs mois plus tard, lorsque les modifications sont devenues coûteuses, que l’on constate si les processus prévus fonctionnent réellement avec les données et les opérations métier de l’entreprise. Greenfield, Brownfield ou Bluefield, cloud public ou privé : les choix fondamentaux sont généralement faits avant que ces deux paramètres ne soient connus. Or, l’activité se poursuit. Les clients, les sites, les contrats et les obligations légales ne disparaissent pas avec la transformation. Lors d’une migration, on risque d’emporter du poids mort ; dans un projet « greenfield », on peut négliger des fonctionnalités indispensables. Quiconque souhaite tourner la page sur l’environnement existant doit donc d’abord disposer d’une vision claire de son utilisation réelle.

1er jour : Évaluer la situation

Il n'est pas nécessaire d'interpréter l'état d'un système SAP qui s'est développé au fil du temps : celui-ci peut être évalué à l'aune de son utilisation réelle. Chaque transaction, chaque application Fiori et chaque objet développé en interne laisse des traces indiquant s'il est utilisé et par qui. Pas besoin d'ateliers pour cela.

West Trax le fait depuis 25 ans, sur plus de 2 000 systèmes chez plus de 350 clients. L'extraction s'effectue en lecture seule et dure environ 30 minutes, l'analyse une à deux heures. Les résultats sont disponibles le lendemain : un tableau d'utilisation sur six niveaux hiérarchiques, qui montre quelles fonctions sont utilisées dans quelles usines et par combien d'utilisateurs. La partie la plus coûteuse apparaît également au grand jour : plus de la moitié des développements internes n'est jamais utilisée, et seulement environ 15 % l'est régulièrement.

C'est la référence de comparaison qui fait toute la différence. Les résultats sont classés par rapport à un indice de référence sectoriel établi à partir de plus de 2 000 systèmes analysés. Sur cette base, Bosch Manufacturing Solutions a pu désactiver environ 700 programmes dans l'ancien système avant le début de la mise en œuvre.

West Trax ne met pas en œuvre ni ne commercialise de licences ou d'infrastructures. Les résultats fournis constituent une base factuelle indépendante et fiable pour la direction, les organes de surveillance et les audits.

Construire ce qui est à venir

Même ceux qui savent ce que le système actuel utilise réellement ne connaissent pas pour autant la réponse à la deuxième question cruciale : à quoi ressemblera ce périmètre dans le futur S/4 ? C’est là qu’intervient LeapGreat avec son approche FrontLoad. Au lieu de passer des mois à décrire le système cible, on le met en place. En s’appuyant sur le périmètre de l’entreprise, les exigences, les données métier et les conclusions tirées de l’analyse d’utilisation, un système S/4 opérationnel est créé en une semaine : configuré, intégré, documenté et testé. Il ne s’agit pas d’une démonstration avec des données factices, mais d’un système dans lequel sont reproduites les propres opérations commerciales et données de l’entreprise. Les services métier peuvent ainsi découvrir leur futur système cible, plutôt que de devoir l’imaginer lors d’ateliers.

Cela est rendu possible grâce à un « Clean Core » préconfiguré comprenant des centaines de processus de bout en bout et à l’automatisation des tâches de mise en place. La configuration cible est déterminée automatiquement sur la base de l’utilisation mesurée et des exigences. Ce qui mobilise habituellement les premiers mois – à savoir la mise en place du système, la configuration, la migration des données et les tests – est désormais réalisé selon un plan de construction reproductible. Un jumeau numérique apporte son soutien grâce à une navigation guidée, une documentation interactive et des agents IA. Le système est ensuite affiné de manière agile, sans interruption de son fonctionnement. Domtar Cellulose illustre bien l’efficacité de cette approche : l’ensemble du périmètre est devenu concret en quelques semaines seulement, au lieu de plusieurs mois de phases classiques de conception, de mise en œuvre et de correction. Ce qui se passe entre la mesure et la construction est déterminant. Les résultats de l’analyse West-Trax sont directement intégrés dans la configuration du système cible. La construction repose sur ce que l’entreprise utilise réellement. Cela permet de réduire une grande partie du travail classique d’analyse des écarts (Fit-Gap). Au lieu de mettre en évidence les fonctionnalités pertinentes lors d’ateliers avec des systèmes de démonstration ou des environnements de test, les réponses essentielles sont déjà disponibles dans le système de développement de l’entreprise.

Le débat passe de l'identification à l'optimisation. Le rôle des services fonctionnels s'en trouve modifié. Ils reconnaissent très tôt leur activité à partir de leurs propres données dans le système cible, au lieu de devoir la déduire d'un modèle abstrait. Le temps des experts clients est désormais consacré de manière plus ciblée à l'affinement concret des processus.

décision d'investissement

L'effort de mise en œuvre devient transparent dès le début, car tout écart par rapport à la norme est identifié et peut être évalué. L'estimation des coûts repose sur des quantités mesurées et un système d'objectifs déjà mis en place. Le budget et les délais reposent sur une base plus solide, ce qui réduit le risque de surprises ultérieures. Les décisions relatives aux choix stratégiques deviennent également plus fiables : cloud public ou privé, projet « greenfield » ou « brownfield ».

Ceux qui, par manque de certitude, ont jusqu’à présent pris des décisions prudentes peuvent désormais comparer différentes alternatives en s’appuyant sur des données factuelles. Pour les associés, les organes de surveillance et les auditeurs, cela présente un avantage supplémentaire : l’état des lieux est établi par un tiers indépendant, et la vision cible n’est pas une simple promesse, mais un système pouvant être validé avant la prise de décision. Les hypothèses sous-jacentes deviennent compréhensibles et vérifiables. West Trax et LeapGreat combinent l’analyse objective du système actuel avec la mise en place précoce du système cible. Ainsi, les tests, l’affinage, la gestion du changement et l’implication des services opérationnels peuvent débuter plus tôt que dans le cadre d’une approche projet séquentielle.La question n’est donc pas de savoir si une transformation réussira. Elle est de savoir si elle était réalisable avant même qu’elle ne commence.
(Source : West Trax et LeapGreat)