Low-hanging fruit for the use of AI?

KI ist in aller Munde und in aller Unternehmen – oder doch noch nicht? Häufig hört man in der SAP-Welt, dass der Hype um generative KI-Systeme die große Aufmerksamkeit der Unternehmen auf sich ziehe, sie jedoch weiterhin nach geeigneten Anwendungsgebieten suchten. Die DSAG betonte zuletzt in ihren Statements, dass KI in bestehende Produkte zur Verbesserung ihrer Funktionalität zu integrieren sinnvoll sei und hilfreich sein könne. Zwischen Vision und Realität würden jedoch noch Welten liegen, so die DSAG-Sprecher.

Nicht für jedes Unternehmen macht es Sinn, direkt das große Rad in Sachen KI zu drehen, ebenso wie es nicht für jede Software Stand heute Sinn macht, eine eigene KI zu implementieren. Vor allem die KI-Lösungen der zentralen Unternehmenssysteme, so auch von SAP, werden sich substanziell weiterentwickeln (müssen), um die Business-Tauglichkeit zu erhöhen. Umsysteme, wie Archivierungs- und Dokumenten-Management-Plattformen, sollten sich hingegen als wichtige Zulieferer für die führenden Systeme verstehen. Mit KI lassen sich massenhaft Daten analysieren, auch solche, die in den Archiven der Unternehmen liegen – ein möglicher Startpunkt also für die Reise zur KI-gestärkten Unternehmung.

KI-Use-Cases in der Archivierung

Sinnvoll ist der Einsatz von KI gerade bei der Analyse von strukturierten und unstrukturierten Daten und daraus abgeleiteten Prognosen. Das benötigte Datengold hat jedes Unternehmen vorrätig: in seinen Archiven. Es gilt jedoch, mittels geeigneter Software einen Ort – eine Datenbasis – zu schaffen, der „barrierefrei“ für die KI und dabei compliant ist. Das Stichwort lautet: Single Point of Truth (SPoT) für alle Daten und Dokumente im Unternehmen. Denn nur hinreichend vollständige Daten können valide Prognosen ermöglichen oder Anwendungen wie die Verschlankung unterstützen.

So könnte die KI auf dieser Grundlage beispielsweise helfen, datenschutzrelevante Inhalte zu erkennen und zu kategorisieren. Dem Datenschutzbeauftragten würde somit nichts entgehen und die KI könnte ihm sogar Maßnahmen empfehlen. Oder wie wäre es, Aufbewahrungsfristen mit der KI automatisiert zu verwalten? Viele weitere Szenarien sind hier denkbar.

SAP und SharePoint

Für die zahlreichen in SAP erzeugten und bearbeiteten Dokumente empfiehlt sich die Nutzung eines High-Performance-Archivs. Und was ist mit den Dokumenten, die in SharePoint kursieren? Fakt ist: SharePoint, Teams und andere Microsoft-Services sind heute aus dem Daily Business nicht mehr wegzudenken. Während Meetings in Teams abgehalten werden, erfolgt der Datenaustausch in der Regel über SharePoint. In diesen Prozessen spielen Dokumente eine zentrale Rolle – darunter auch solche, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen und deren Unveränderbarkeit über lange Zeit garantiert sein muss. Die durch Microsoft gewährleisteten Absicherungen sind jedoch nicht immer ausreichend.

Deshalb sollten die Unternehmen proaktiv für eine revisionssichere Archivierungsalternative sorgen. Es bedarf einer Archivierungssoftware, die über einen Connector zu ­SharePoint verfügt, sodass die Anwender ohne viel Aufwand ihre SharePoint- als auch SAP-Dokumente zuverlässig und compliant archivieren können. So lassen sich die Dokumentenwelten beider Großanwendungen in Unternehmen zusammenführen und die Datenbasis für die unternehmenseigene KI-Anwendung verbreitert sich. Archivierungslösungen, wie Tia von SAP-Partner KGS, verbinden so die Welten der führenden Anwendungen, vereinfachen die Systemlandschaft und erleichtern die Nutzbarkeit der Daten für die KI.

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