Zeit gewinnen, Geld sparen, agil werden

Dadurch wird die Unternehmens-IT insgesamt deutlich agiler und kann neben der Transformation auf SAP S/4 Hana und SAP C/4 wichtige Geschäftsszenarien unterstützen und den damit verbundenen Aufwand massiv senken.

Zu- und Verkauf von Firmen und Geschäftsbereichen gehören mittlerweile zum agilen Werkzeugkasten der Manager. Was aber schon auf der Ebene der Verträge und der Prozesse eine Herausforderung darstellt, ist für die IT ein echtes Problem. Denn sie erbt die IT-Landschaft der zugekauften Unternehmen oder Unternehmensteile und muss sie integrieren. Und sie muss dafür sorgen, dass im Falle eines Verkaufs oder einer Ausgründung das geistige Eigentum gewahrt bleibt und der Käufer mit den übergebenen Informationen arbeiten kann.

Bei Mergers und Acquisitions gilt es zu entscheiden, welche Anwendungen von dem gekauften Unternehmen übernommen werden sollen, etwa weil sie gegenüber den eigenen Vorteile aufweisen, und welche nicht mehr gebraucht werden. Damit hängt unmittelbar die Frage zusammen, welche Daten und Dokumente der Käufer in seine Livesysteme des Käufers migrieren soll.

Herausforderungen: Altsysteme

Der Weiterbetrieb von Altsystemen in den Unternehmen ist ein wesentlicher Grund dafür, dass in der Regel 80 Prozent des gesamten IT-Budgets allein auf den Betrieb entfallen. Hinzu kommen Compliance- und Security-Risiken, wenn die übernommenen Systeme nicht mehr zuverlässig gewartet oder Sicherheits-Patches nicht mehr oder nur sehr unregelmäßig eingespielt werden können. Und die Nachrüstung, um zum Beispiel die Löschanforderungen der EU-DSGVO zu erfüllen, ist bei vielen Altsystemen technisch gar nicht mehr möglich oder nur unter sehr großem Aufwand realisierbar. Aus Käufersicht geht es bei diesem Thema also vor allem darum, nur diejenigen Daten zu übernehmen, die tatsächlich für den operativen Betrieb relevant sind, und die historischen Informationen in einer eigenen, rechtssicheren Umgebung aufzubewahren, damit die Altsysteme abgeschaltet werden können. Das Interesse des Käufers geht aber noch weiter und deckt sich im Fall von Ausgründungen sogar mit dem Interesse der ehemaligen Muttergesellschaft, etwa wenn diese das Ziel verfolgt, einen Geschäftszweig als eigenständiges Unternehmen an die Börse zu bringen. Das neue Unternehmen hat zwei grundlegende Interessen: Wahlfreiheit beim künftigen ERP-System und Minimierung des zu transformierenden operativen Datenbestands. Erzwungene Investitionen in überdimensionierte Systeme und Projekte können den Start stark behindern.

Daten-Governance

Die unterschiedlichen Interessen von Käufer und Verkäufer lassen sich unter dem Begriff Governance zusammenfassen und mithilfe von JiVS IMP zur Deckung bringen. Um dem Käufer alle relevanten Daten und Dokumente zu übergeben, müssen zum Teil immense Datenbestände mit unterschiedlichen Strukturen durchsucht und im Anschluss sinnvoll selektiert werden. Diese gewaltigen Datenmengen und verschiedenen Datenformate sind typisch für gewachsene SAP-Landschaften. ERP-Systeme mit einem über 20 und mehr Jahre akkumulierten Datenbestand in über 80.000 Tabellen, die drei Migrationen durchlaufen haben und daher entsprechend unterschiedliche Strukturen aufweisen, sind keine Seltenheit. Entsprechend aufwändig gestalten sich mit den üblichen Methoden die Selektion und Filterung der infrage kommenden Daten und Dokumente.

Nicht alle für einen Verkauf relevanten Informationen befinden sich in der Online-Datenbank des SAP-Systems. Viele SAP-Bestandskunden haben Archive angelegt, sogenannte ADK-Dateien. Darin lässt sich jedoch keine Selektion auf der Ebene des einzelnen Datensatzes oder Dokuments vornehmen. Aber darin befinden sich höchstwahrscheinlich Informationen, die laut Vertrag dem Käufer gehören. Damit dieser darauf zugreifen kann, muss er Zugang zu diesen Archiven erhalten. Das führt zu umfangreichen Transitional Service Agreements (TSA), die bis ins kleinste Detail die Geheimhaltungs- und technischen Sicherheitsfragen regeln. Der Zeithorizont dieser Vereinbarungen kann sich auf Jahrzehnte erstrecken. Da die Inhalte von ADK-Archiven nur über die zugehörige SAP-Applikation gelesen werden können, müssen sich die Regelungen zum Zugriff von außen durch den Käufer auch auf die Applikationsebene beziehen.

Die TSA-Problematik kann zudem anstehende Transformationsprojekte auf SAP S/4 erschweren. Denn der Zugriff auf die ADK-Archive muss aus Käufersicht auch nach der Transformation gewährleistet sein. Dem Verkäufer bleibt in einem solchen Szenario nur, die betroffenen ADK-Archive aufzulösen, die darin enthaltenen Daten und Dokumente zu transformieren und den Teil, der den Käufer betrifft, -herauszufiltern, um ihn zu übergeben. Mit klassischen Ansätzen ist das aufwändig und teuer. Mithilfe des Turbo-Extraktors (siehe Textkasten, Seite 48) und der Funktionalitäten der Plattform JiVS IMP gelingt das hingegen um ein Vielfaches einfacher, schneller und günstiger.

ERP und mehr: PLM, CRM, CAD

Bedenkt man, dass diese Situation in der Regel nicht nur auf die SAP-Welt beschränkt ist, sondern auch andere Systeme wie PLM- oder CAD-Lösungen oder weitere ERP-Systeme betrifft, wird deutlich, dass hinter all diesen praktischen Herausforderungen ein und dasselbe grundsätzliche Problem steckt: das der Bindung der historischen Informationen an ihre Ursprungssysteme. JiVS IMP hingegen trennt die Ebenen der Systeme und Informationen konsequent voneinander und trägt dazu bei, die genannten Herausforderungen weit einfacher und schneller als bisher zu meistern.

Bei der Konsolidierung von SAP-Systemlandschaften handelt es sich nicht um ein rein technisches Projekt. Vielmehr verbinden die Unternehmen damit betriebswirtschaftliche und strategische Ziele: Durch die Zentralisierung sollen die Komplexität reduziert, der entsprechende Wartungs-, Administrations- und Kostenaufwand gesenkt und Innovationen beschleunigt werden. So bietet die Konsolidierung weltweit verteilter SAP-Landschaften die Möglichkeit, Änderungen und Weiterentwicklungen schneller zu implementieren und global bereitzustellen. Diese Ziele lassen sich jedoch nur erreichen, wenn die Legacy-Systeme stillgelegt werden.

Gleichzeitig bietet die mit der Konsolidierung verbundene Stilllegung der Altsysteme die Möglichkeit, das dann führende zentrale SAP-System dauerhaft von Daten und Dokumenten zu entlasten, die im operativen Betrieb nicht mehr weiterverarbeitet werden. Der Umfang dieses Reduktionspotenzials lässt sich mithilfe von JiVS IMP weitgehend automatisiert ermitteln. Die Plattform erlaubt also nicht nur die Stilllegung der Altsysteme, sondern auch das kontinuierliche Rightsizing der Zielsysteme.

Optimierung der Datenqualität

Projekte zur Konsolidierung von Rechenzentren beginnen mit einer umfassenden Bestandsaufnahme und Analyse der Applikations- und Systemlandschaft. Welche davon können wirklich ohne größere Änderungen an den zentralen Standort umgezogen werden? Gibt es lokale Vorschriften und Gesetze, die den Umzug verbieten, weil die zu bestimmten Transaktionen oder Personen gehörigen Daten, wie zum Beispiel aus Finanzbuchhaltung oder dem Personalwesen, Landesgrenzen nicht übertreten dürfen?

All diese Überlegungen gefährden das eigentliche Ziel der Konsolidierung, die Zentralisierung, und drohen, auch den Teilumzug sehr komplex und damit aufwändig sowie kostspielig werden zu lassen. Viele Standorte können nämlich nicht stillgelegt werden, solange keine Lösung für Altdaten und -dokumente gefunden ist. Werden die Informationen aus den Legacy-Systemen und -Applikationen jedoch auf JiVS IMP überspielt, dort rechtssicher aufbewahrt und gemanagt, lassen sich die Standorte auflösen und konsolidieren.

Ein Kunde, viele Datensätze und dazu noch unterschiedliche, sodass die Unternehmen von verschiedenen Kunden ausgehen statt von ein und demselben. Selbst mittels Auswertungen können sie keine Beziehung zwischen den Datensätzen ermitteln. Hand aufs Herz: Welchem SAP-Bestandskunden ist diese Situation gänzlich unbekannt? Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von unterschiedlichen oder falschen Schreibweisen, voneinander abweichenden Datenstrukturen in unterschiedlichen Systemen bis hin zu geänderten oder neuen Geschäftsobjekten, die wie in S/4 Hana die früher getrennten Objekte Kunde und Lieferant in dem neuen Businessobjekt Geschäftspartner zusammenführen.

Daten im Detail zu analysieren ist aber geradezu die Voraussetzung für optimierte digitale Prozesse, neue digitale Produkte und Services. Wer jedoch keinen korrekten Überblick zum Beispiel über die Kaufhistorie eines Kunden hat, wird ihn nicht mit den richtigen Angeboten und mit dem richtigen Maß an Personalisierung ansprechen. Kurz: Die Grundlage für digitale Geschäftsmodelle fehlt.

Fazit

Mit JiVS IMP können SAP-Bestandskunden ihre Daten und deren Qualität auf Knopfdruck analysieren und zum Beispiel mittels Dublettenbereinigung korrigieren oder durch die Anreicherung aus anderen, geschäftsrelevanten Quellen optimieren. Durch die nahtlose Einbindung historischer Informationen aus SAP und solchen aus Drittsystemen in die neue S/4-Welt entsteht eine echte 360-Grad-Sicht auf Daten und sämtliche Geschäftsobjekte.