Wirtschaftsfaktor Immobilienmanagement

Für einen Filialhändler wie Hamm Reno ist das Immobilienmanagement ein zentraler Wirtschaftsfaktor. Denn Lage, Ausstattung und Betrieb der für mehrere Jahre angemieteten Objekte entscheiden maßgeblich über die Ertrags- und Gewinnlage des Unternehmens und damit über dessen langfristigen wirtschaftlichen Erfolg.

Die Hamm Reno Group ist einer der größten Schuhhändler in Europa und seit über 120 Jahren in dieser Branche tätig. 6.000 Mitarbeiter europaweit verkaufen jährlich über 40 Millionen Produkte. Europaweit betreibt Reno circa 550 Filialen. Allein zu diesen Immobilien existieren insgesamt rund 80.000 Dokumentenseiten.

Die Immobilienabteilung ist bei Reno direkt an die Geschäftsleitung angeschlossen. Die Mitarbeiter müssen mit den Immobilienakten täglich arbeiten – denn diese beinhalten geschäftskritische Dokumente wie Abrechnungen, Maklervereinbarungen oder Schadensmeldungen.

Diese Unterlagen müssen revisionssicher verwaltet werden und den Abteilungen standortunabhängig zur Verfügung stehen. Dazu verwendet Reno die Lösung OpenText Document Access for SAP Solutions.

In Sekunden gefunden

Aufgrund des Zusammenschlusses der Unternehmensgruppen Hamm und Reno 2005 besitzt die Hamm Reno Group zwei Zen­tralen: in Osnabrück und in Thaleischweiler-Fröschen in Rheinland-Pfalz.

Musste ein Mitarbeiter früher auf ein bestimmtes Dokument zugreifen, das sich am anderen Standort befand, forderte er es mit der Akte an und ließ es sich per E-Mail oder gar per Post zusenden.

Dies kostete sowohl den Mitarbeiter wie auch dessen Kollegen am anderen Standort unnötig Zeit.

„Da wir bereits OpenText Email Archiving for Microsoft Exchange einsetzten und damit sehr positive Erfahrungen gemacht hatten, wollten wir wieder mit OpenText arbeiten – nicht zuletzt, um das harmonische Zusammenspiel unserer IT-Lösungen inklusive SAP Real Estate zu gewährleisten“

erklärt Manfred Gries, Gruppenleitung Anwendungs-Administration bei Hamm Reno.

Digitale Aktenführung im Immobilienmanagement

Mit Unterstützung des OpenText-Partners Axxedo, des langjährigen IT-Lieferanten von Reno, startete das Projekt im August 2013 und ging schließlich im Januar 2014 live.

Die Mitarbeiter können jetzt jedes digitale Dokument auf Knopfdruck und unabhängig vom Standort aufrufen und einsehen.

„Dies spart Zeit und steigert die Produktivität“

freut sich Manfred Gries.

„Unser Ziel war es, den zuständigen Mitarbeitern einen schnellen, einfachen und dezentralen Zugriff auf die Immobilienakten zu bieten. Dies ist uns mit OpenText Document Access for SAP Solutions zu hundert Prozent gelungen.“

In der Vergangenheit wurden alle Immobiliendokumente in Archivräumen aufbewahrt – für jede Immobilie bis zu drei Aktenordner. Benötigte ein Mitarbeiter ein spezielles Dokument, musste er den entsprechenden Ordner holen und manuell durchsuchen.

„Die Unterlagen waren nach Filialen geordnet. Wollten Kollegen filialunabhängig etwas finden – etwa alle Meldungen zu Wasserschäden in einem bestimmten Jahr –, war das früher mit massivem Zeitaufwand verbunden“

erinnert sich Manfred Gries.

Dank der Volltextsuche von OpenText können die Mitarbeiter sich heute innerhalb weniger Augenblicke alle relevanten Dokumente zu einem Stichwort anzeigen lassen.

Doch nicht nur die langen Suchen erschwerten ein effizientes und effektives Immobilienmanagement. Vielmehr fehlten in den Papierakten auch wertvolle Informationen aus der Angebots- und Anbahnungsphase, die dem Anmieten eines Objekts zum Teil Jahre vorausgehen.

Dank der OpenText-Lösung sind jetzt auch diese Angaben in den Akten enthalten und über spezielle Sichten zugänglich. Beispielsweise greifen nun Anwender aus unterschiedlichen Abteilungen wie Recht, Ladenbau, Marketing oder die Geschäftsführung auf Knopfdruck auf alle Informationen zu den Immobilienmaklern oder der Wirtschaftlichkeitsprüfung der favorisierten Objekte zu – alles Informationen, die bares Geld wert sind.

Geschäftsbetrieb und Rechtssicherheit

Papierbasierte Akten bergen das Risiko, verloren zu gehen oder durch Feuer oder Wasser zerstört zu werden. Da im Reno-Archiv alle Dokumente nur in einfacher Ausführung vorhanden waren, sollten die Akten mit der neuen OpenText-Lösung dank Digitalisierung und Mehrfachsicherung vor einem entsprechenden Verlust geschützt werden.

„Selbst im Katastrophenfall sind wir in maximal einer Woche wieder vollständig arbeitsfähig“

erläutert Gries. Zusätzlich gewährleistet die OpenText-Lösung aber auch die Revisionssicherheit.

Denn nun lässt sich die gesamte E-Mail-Kommunikation auf Knopfdruck beim entsprechenden Dokument in der jeweiligen Akte zuverlässig ablegen. Die Vollständigkeit der Akten ist damit jederzeit gewährleistet.

Das schafft Transparenz für die Mitarbeiter und Rechtssicherheit für das Unternehmen. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit den digitalen Immobilienakten befindet sich derzeit ein ähnliches System für allgemeine Vertragsdokumente im Rollout, das dieselbe Architektur als Basis nutzt.

„Vielleicht werden in Zukunft noch weitere Dokumentenarten dazukommen“

überlegt Gries.

„Der Komfort des standortunabhängigen Zugriffs oder der praktischen Volltextsuche wäre zum Beispiel auch für die Personalabteilung wünschenswert.“

Branche: Einzelhandel
Kunde: Hamm Reno Group
Partner: Axxedo

Herausforderungen:

• Papierakten sind teuer, erschweren die Suche und bergen ein hohes Verlustrisiko.
• Immobilienakten auf Papier enthalten nicht die ganze Objekthistorie.
• Papierakten stehen echtem Immobilienmanagement im Weg.

Lösung:

• OpenText Document Access for SAP Solutions
• OpenText Email Archiving for Microsoft Exchange

Geschäftsvorteile:

• Volltextsuche und standortunabhängiger Zugriff sparen Zeit und erhöhen Produktivität.
• Digitale Immobilienakten ermöglichen Immobilienmanagement statt -verwaltung.
• Digitale Akten schützen vor Verlust
  und gewährleisten Geschäftsbetrieb
  sowie Rechtssicherheit.

Simplify Your Digital Transformation

Um Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Wirtschaft zu unterstützen, hat OpenText den Workshop „Simplify Your Digital Transformation“ konzipiert.

In einem zweitägigen Workshop gibt der Informationsmanagement-Spezialist seine Erfahrungen mit erfolgreichen digitalen Transformationsprojekten aus unterschiedlichen Branchen weiter.

Wie lassen sich diese Erfahrungen auf die eigene Branche und das eigene Unternehmen anwenden? OpenText hat dazu ein digitales Reifegradmodell entwickelt und legt es im Workshop an das teilnehmende Unternehmen an, auf dessen Produkte, Kundeninteraktionen und operativen Abläufe.

Dabei werden auch bereits erzielte Fortschritte berücksichtigt. Auf dieser Basis werden innovative Lösungen für ein künftiges digitales Geschäftsmodell entwickelt und aus zeitlicher und strategischer Sicht priorisiert.

Im nächsten Schritt ermitteln die Workshop-Teilnehmer die dazu nötigen Anforderungen für das Informationsmanagement. So entsteht ein Fahrplan, der alle wichtigen Ebenen mit einschließt: von der Vereinfachung der digitalen IT-Plattform über die Beschleunigung der Geschäftsprozesse bis zur Transformation des Geschäftsmodells.