Wie Unternehmen mühelos mit SAP Add-Ons zu SAP S/4HANA wechseln – trotz komplexer Gesamtmigration

Doch was bedeutet das konkret für die Migration von Lösungen, die in SAP ERP integriert sind? Nehmen Unternehmen die automatisierte Verarbeitung ihrer Kundenaufträge oder Eingangsrechnungen automatisch mit in die neue SAP-S/4HANA-Welt oder braucht es hier spezielle Schritte im Migrationsprozess?

Stefan Fellner, Produktmanager und Fach-experte bei AFI Solutions, hat bereits zahlreiche Migrationen begleitet und kennt die Erfolgsfaktoren für einen gelungenen Umstieg.

1. Viele SAP-Lösungen, sprich SAP Add-Ons, sind nahtlos in SAP integriert. Müssen Unternehmen deren Migration zusätzlich mit einplanen?

Stefan Fellner: SAP Add-Ons sind ein Part des Migrationsprozesses zu SAP S/4HANA, die in der Projektplanung mit beachtet werden müssen. Es ist wichtig, den SAP-
Add-On-Lieferanten frühzeitig bei einem anstehenden Umstieg mit ins Boot zu nehmen – am besten gleich von Anfang an.

Denn auch die Lieferanten müssen das gemeinsame Migrationsprojekt einplanen und können zusätzlich mit ihrer Erfahrung unterstützen. Nur dann ist sichergestellt, dass zum Beispiel die digitale Verarbeitung von Aufträgen, Eingangsrechnungen oder Auftragsbestätigungen auch in der neuen SAP-Welt von Anfang an einwandfrei funktioniert.

2. Warum reicht es nicht, SAP Add-Ons später zu aktualisieren? Am Prozess der jeweiligen digitalen Belegbearbeitung ändert sich doch nichts, oder?

Unter SAP S/4HANA verhalten sich vorher etablierte Prozesse teilweise anders. Wir haben hier ein komplett neues System, in dem SAP einiges umgestellt hat. Ein simples Beispiel: Unter SAP S/4HANA wurden die bisherigen Debitoren und Kreditoren in -Business Partner migriert. Das ist ein komplett anderes SAP-Element. Genau solche Parameter müssen Unternehmen berücksichtigen und vor allem testen, damit der entsprechende Belegprozess auch unter SAP S/4HANA reibungslos funktioniert.

War das SAP-System bei der Einführung eines SAP Add-Ons statisch, so ist es jetzt bei der Migration dynamisch. So hat jede Änderung im neuen System auch Auswirkungen auf die SAP Add-Ons.

3. Können Sie zur Veranschaulichung ein Beispiel aus der Praxis geben?

Nehmen wir etwa Kundenaufträge, deren Verarbeitung mit einem SAP Add-On optimiert wurde. Unter SAP ERP haben alle Rädchen optimal ineinandergegriffen, der Prozess lief effizient ab. Jetzt beschließt das Unternehmen, zu SAP S/4HANA zu migrieren und im gleichen Zuge auch die neuen, längeren Materialnummern einzuführen.

Zum einen ändert sich jetzt für den Prozess das technologische Umfeld und zum anderen eine weitere wichtige Variable wie die Materialnummern. Logisch, dass der alte Prozess unter SAP S/4HANA jetzt nicht mehr so funktionieren kann wie zuvor.

Vielen Unternehmen ist klar, dass sie ihr SAP-  Materialmanagement-(MM)- oder SAP-Sales-and-Distribution-(SD)-Modul durchtesten müssen. Was jedoch oft nicht klar ist: Dasselbe gilt auch für die SAP Add-Ons. Sie sind zwar nur ein kleiner Teil im Prozess, jedoch einer, der greifen muss, damit der Ablauf von Anfang bis Ende funktioniert.

4. Das klingt kompliziert. Wie unterstützen Add-On-Lieferanten ihre Kunden beim Migrationsprozess zu SAP S/4HANA?

Ich kann hier nur für die AFI Solutions sprechen. Wir wissen nicht erst seit gestern, dass alle SAP-Kunden letztendlich zu SAP S/4HANA migrieren müssen. Und das betrifft sowohl unsere jetzigen Kunden als auch Unternehmen, die unsere Lösung nach wie vor für ihr SAP ERP neu einführen werden.

Aus diesem Grund wollten wir etwas entwickeln, das unseren Kunden die Migration der SAP Add-Ons zu SAP S/4HANA so einfach wie möglich gestaltet. Das Ergebnis ist unser Simple-Move-Ansatz.

5. Wie genau hilft dieser Simple-Move-Ansatz bei der Migration der SAP Add-Ons?

Simple Move ist eine Schritt-für-Schritt-Dokumentation, die angelehnt ist an das Konvertierungsphasenmodell von SAP. Ähnlich wie bei SAP ist auch hier der Konvertierungsprozess in Phasen eingeteilt, die nacheinander abgearbeitet werden. Bei SAP gibt es eine Vorbereitungsphase, eine Realisierungsphase und eine Phase für Nacharbeiten. Simple Move ergänzt dieses Modell um wesentliche Schritte für die Migration der jeweiligen Add-Ons.

Dabei gibt das Simple-Move-Modell klare Handlungsanweisungen und führt unsere Kunden sicher durch den Prozess. So ist dort beschrieben, welche Änderungen sie vornehmen müssen, wie sie individuelle Einstellungen und Eigenentwicklungen übernehmen können oder auch an welchen Stellen es weitere Anpassungen benötigt.

Simple Move ermächtigt Unternehmen, sich selbst optimal vorzubereiten und alle wichtigen Schalter auf „Go“ zu stellen. In der Realisierungsphase schalten wir uns dann aktiv mit dazu und begleiten den Kunden, bis das System umgestellt ist.

Als Hersteller von Lösungen für SAP sind wir nicht der Taktgeber bei der Zeitplanung der Migration. In der Regel gibt die IT-Abteilung des Unternehmens einen Projektplan heraus, der die zeitlichen Phasen umfasst. Wir integrieren uns in die Planung und müssen gemeinsam mit allen involvierten Abteilungen sicherstellen, dass alles zeitlich und technisch nahtlos ineinandergreift.

Dann spielt es noch eine Rolle, ob ein Unternehmen das Standardprodukt im Einsatz hat, bei dem der zeitliche Aufwand überschaubar ist, oder Sonderentwicklungen, bei denen die Projektzeit sehr individuell ist. Es kommt dann darauf an, wie kompatibel diese mit SAP S/4HANA sind. Das sollte vorher gemeinsam, etwa mit unserem Simple- Move-Ansatz, geprüft werden.

7. SAP S/4HANA bietet ja sehr viel mehr technologische Möglichkeiten als SAP ERP. Erweitert dies auch die technischen Optionen von SAP Add-Ons?

Definitiv können SAP Add-Ons die neue SAP-S/4HANA-Spielwiese nutzen. Wir, indem wir vermehrt den App-Ansatz in Richtung „Fiorisierung“ verfolgen. Gerade bei unserer Lösung für Kundenaufträge entsteht aktuell ein umfangreiches Analytics-Dashboard auf Basis von Fiori-Apps. Gleichzeitig entwickeln wir auch in weiteren Bereichen viel Neues.

8. Was sind zusammengefasst die bisherigen Learnings aus den SAP-S/4HANA-Migrationsprojekten?

Es gibt zwei Hauptfaktoren für einen erfolgreichen Umstieg:

• Das frühzeitige Miteinbeziehen des Lieferanten für einen gemeinsam abgestimmten Projektplan, um alle Rädchen im System sauber miteinander zu verzahnen.
• Das Testen des Prozesses inklusive aller betroffenen Elemente. Je besser und umfangreicher die Tests, desto besser und fehlerfreier das Ergebnis. In allen bisherigen Projekten war das ein ausschlaggebender Erfolgsfaktor.

Werden diese zwei Dinge beachtet, steht einer erfolgreichen Migration nichts im Wege!