Wie man Zeit und Kosten bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen spart
Die standardisierte Rechnungsprüfung eines SAP-ERP-Systems beginnt bei der Eingabe der Rechnungsdaten in die SAP-Transaktion sowie der manuellen Zuordnung der Rechnung zu einem Lieferanten und der entsprechenden Bestellung. Der gesamte vorgelagerte Prozess über die Erfassung bis hin zur Prüfung und Freigabe der Rechnungen durch Besteller oder Vorgesetzte läuft im Standard am SAP-System vorbei und wird nicht selten händisch abgewickelt. Möchte man den gesamten Prozess digital abbilden, kann man zur Unterstützung auf zusätzliche Software zurückgreifen. Hierfür gibt es am Markt zahlreiche Anbieter und Lösungen.
Digitaler Rechnungsworkflow mit SAP
Der digitale Rechnungsworkflow mit SAP setzt genau dort an, wo der analoge Prozess ebenfalls beginnt: bei der Rechnung. Egal ob die Rechnung in Papierform, als PDF in einem E-Mail-Anhang oder als elektronisches Format wie ZUGFeRD im Unternehmen eingeht, die Rechnung wird erfasst, per KI oder OCR ausgelesen und klassifiziert. Im Rahmen der Klassifizierung erkennt das System, ob es sich um eine Kosten- oder um eine Warenrechnung handelt, und es gleicht die Rechnungsdaten gegen Stammdaten aus dem SAP ab. Dies können sowohl Kreditoren- als auch Bestell- und/oder Lieferdaten sein. Darüber hinaus findet eine §14-Vorsteuerprüfung statt. Das bedeutet, dass innerhalb der Klassifizierung überprüft wird, ob die Rechnung alle gemäß §14 des UStG notwendigen Daten enthält. Fehlerhafte Rechnungen können hier bereits abgelehnt werden, noch bevor diese überhaupt in das SAP-System gelangen. Einige Lösungen bieten die Möglichkeit, vorkonfigurierte E-Mail-Templates einzubauen, sodass für die Ablehnung einer Rechnung nicht viel mehr als zwei Mausklicks notwendig sind.
Nach der Klassifizierung werden die Daten an ein zentrales Eingangsrechnungsbuch übergeben. Idealerweise wird hier der SAP Business Workflow für eine native Integration in die SAP genutzt. Dies ermöglicht die Anzeige und Bearbeitung der Rechnungen in der für den Anwender gewohnten Umgebung unter Nutzung der bekannten Funktionen von SAP. Das Eingangsrechnungsbuch ermöglicht einen transparenten Überblick über alle Rechnungen, deren Bearbeitungsstatus, Skontofrist und vieles mehr. In vielen Fällen lässt sich dessen Layout anpassen, sodass genau die Informationen angezeigt werden, die für die tägliche Arbeit wichtig sind.
Optimal unterstützt
Nachdem die Rechnungen in das Eingangsrechnungsbuch gelangt sind, werden sie an die entsprechenden Bearbeiter oder Bearbeitergruppen zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Im Normalfall lassen sich je nach Notwendigkeit unterschiedliche Prüf- und Freigabestufen konfigurieren. Es können das Zwei- oder Vieraugenprinzip und verschiedene Wertegrenzen implementiert werden. So lässt sich der digitale Prozess identisch zum manuellen Weg einer Rechnung abbilden. Ist die letzte Freigabe erteilt, kann für die Rechnung ein Buchungssatz erzeugt werden. Alle Schritte während der Eingangsrechnungsprüfung werden in einem Workflow-Protokoll festgehalten, sodass jederzeit auch für externe Personen, wie zum Beispiel Wirtschaftsprüfer, die Bearbeitung jeder Rechnung genau nachvollzogen werden kann.
So könnte ein digitaler Rechnungsworkflow innerhalb von SAP aussehen. Natürlich gibt es in Unternehmen auch Mitarbeitende, die keinen Zugang zum ERP-System haben, aber dennoch am Prüf- und Freigabeprozess der Rechnungen teilnehmen müssen. Diese können mittels Web- und/oder Mobile-Client miteinbezogen werden. Der Funktionsumfang zur Prüfung und Freigabe für die Mitarbeitenden ohne SAP-Zugang ist identisch, sodass die digitale Rechnungsprüfung optimal unterstützt wird.
Nicht nur dem Geldbeutel zuliebe
Durch die digitale Abbildung des gesamten Prozesses der Eingangsrechnungsverarbeitung werden Bearbeitungs- und Liegezeiten verringert, was zu einer Reduzierung der Vorgangskosten führt. Der zentrale Überblick über alle Rechnungen schafft Transparenz und fördert die Aussagefähigkeit. Die Beschleunigung des gesamten Prozesses ermöglicht eine bessere Einhaltung von Skontofristen, die Vermeidung von Mahngebühren und ermöglicht Freiräume für die Mitarbeitenden. Letzteres kann zu einer Steigerung der Mitarbeitermotivation führen, da diese sich weniger mit Routineaufgaben beschäftigen müssen. Darüber hinaus werden Papier- und Druckkosten vermieden, was nicht nur dem Geldbeutel, sondern auch der Umwelt zugutekommt.
