Vom Flickenteppich weg, hin zum ganzheitlichen Prozess

Weniger ist mehr – integrative Plattformen statt Insellösungen

Zwar ist inzwischen allen bewusst, dass Unternehmen, die auch in Zukunft erfolgreich sein wollen, ihre Prozesse digitalisieren müssen – aber viele Organisationen kämpfen mit unnötigen Mehraufwänden, weil sie diesen Paradigmenwechsel nicht konsequent vollziehen. Eine lückenhafte Digitalisierung hat zur Folge, dass sich Unternehmen mit einer immer heterogeneren IT-Landschaft auseinandersetzen müssen: einem Flickenteppich aus einzelnen Automatisierungslösungen mit erhöhtem Pflegeaufwand, Fehleranfälligkeiten und Nachteilen im Monitoring.

Lücken konsequent schließen

Umso wichtiger ist es die Prozesslücken zu schließen. Dabei geht es nicht um die Prozesse im ERP, sondern diejenigen die außerhalb liegen und in der Regel mit Excel abgedeckt werden. Betrachtet man etwa den wichtigen Bereich des Finance & Accounting (F&A) – insbesondere die Herausforderungen beim Monatsabschluss – lassen sich die Nachteile einer lückenhaften Vorgehensweise leicht identifizieren. Zwar sind in den Unternehmen die Prozesse in den ERP-Systemen, beispielsweise SAP, weitgehend automatisiert, dennoch findet die Validierung der Finanzdaten außerhalb des ERP statt. Beim Abgleich der erfassten Daten mit den Systemen in der Finanzbuchhaltung hapert es. Das kann unerwünschte Folgen haben. Der Einsatz punktueller Automatisierungsslösungen erhöht das Risiko, dass Unternehmen auf Basis ungenauer oder sogar falscher Daten planen. Die Prozessautomation mittels einer End-to-End-Plattform kann hier für Abhilfe sorgen und die Lücken schließen.

Dass Handlungsbedarf besteht, bestätigen die Ergebnisse einer Studie, die das Censuswide Marktforschungsinstitut im Auftrag von BlackLine 2022 durchgeführt hat. Darin sagen 28 Prozent der weltweit befragten Führungskräfte und Finanzfachleute, dass sie in ihre Datenanalysekapazitäten investieren. Sie gaben an, Automatisierungstechnologien zu implementieren oder diese zu skalieren, um akkuratere Finanzdaten zu erhalten. Während 2020 noch 80 Prozent der Unternehmen angaben, Automatisierungstechnologie umsetzen zu wollen, haben laut der aktuellen Studie dies bereits die meisten Unternehmen getan: 2022 gaben 76 Prozent der Befragten an, die Finanzplanung, -analyse, -budgetierung und -prognose durch Automatisierung verbessert zu haben. Das sind fast doppelt so viele wie vor zwei Jahren. 75 Prozent der Befragten berichteten zudem, auch die Finanzberichterstattung und -ablage automatisiert zu haben – mehr als doppelt so viele wie die Befragten, die 2020 angaben, dies tun zu wollen.

Wenn schon in kleineren Schritten, dann mit Blick auf den Gesamtprozess

Daher Vorsicht – man sollte sich nicht zu schnell den Verlockungen der Automatisierung hingeben. Denn der Begriff Automatisierung subsumiert z.B. auch RPA-Lösungen, die punktuelle Verbesserungen versprechen, jedoch einen hohen Pflegeaufwand haben. Dabei werden einzelne Prozesse automatisiert, was zwar durchaus für Entlastung sorgt, jedoch zu erheblich mehr Aufwand bei Upgrades und der Datenkonsolidierung führt.Zukunftsweisende Methoden, wie das Continuous Accounting, bei dem Buchungen im F&A End-to-End automatisiert und zeitlich verteilt anstatt am Ende der Berichtsperiode erfolgen, lassen sich mit einer punktuellen Automation nicht realisieren.

Eine plattformorientierte Automation von F&A-Prozessen, wie BlackLine, ermöglicht nicht nur die Umsetzung von Continuous Accounting, sondern eröffnet auch neue Perspektiven. Wie? Indem sie CFOs und deren Finanzexperten in die Lage versetzt, durch hohe Datenqualität und deutliche Kapazitätsgewinne belastbare Analysen und Szenarien zu erstellen, um dem Management möglichst solide Entscheidungshilfen an die Hand zu geben.

Sowohl durch den Zeit-, als auch den Qualitätsgewinn einer übergreifenden, konsolidierten Automation und des dadurch realisierbaren Continuous Accountings, verändert sich die Rolle der CFOs und Finanzexperten. Sie werden immer wichtiger für eine agile, zukunftsorientierte Unternehmenssteuerung. Beispielsweise lassen sich mit Hilfe von Predictive Accounting verlässliche Trends für die Zukunft antizipieren, was Unternehmen Wettbewerbsvorteile verschafft. BlackLine hilft, nicht nur einzelne Prozessschritte zu automatisieren, sondern trägt durch die ganzheitliche Sicht auf valide Finanzdaten in Echtzeit zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen bei.

Fazit

In den letzten Jahren ging es Unternehmen darum, potenzielle Schwachstellen in F&A-Prozessen zu entlarven und manuelle Prozesse zugunsten höherer Transparenz, Genauigkeit und Agilität zu eliminieren. Diese Aspekte werden noch wichtiger werden. Allerdings sollte der Automation eine Strategie entlang ganzheitlicher Prozesse zugrunde liegen, um die Vorteile der Technologie voll ausschöpfen zu können, denn hochintegrierte Lösungen erzeugen maximale Effekte in Punkto Datenqualität, Kapazitätsgewinne und Prozesstransparenz.