Pasar de la colcha de retales al proceso holístico
Menos es más: plataformas integradoras en lugar de soluciones aisladas
Aunque ahora todo el mundo es consciente de que las empresas que quieren tener éxito en el futuro deben digitalizar sus procesos, muchas organizaciones están luchando con gastos adicionales innecesarios porque no están aplicando de forma coherente este cambio de paradigma. La consecuencia de una digitalización incompleta es que las empresas tienen que lidiar con un panorama informático cada vez más heterogéneo: un mosaico de soluciones de automatización individuales con mayores esfuerzos de mantenimiento, susceptibilidad a los errores y desventajas en la supervisión.
Cerrar brechas de forma coherente
Por eso es tan importante colmar las lagunas de los procesos. No nos referimos a los procesos del ERP, sino a los que quedan fuera y suelen cubrirse con Excel. Si nos fijamos en la importante área de Finanzas y Contabilidad (F&A) -especialmente en los retos del cierre mensual-, se pueden identificar fácilmente las desventajas de un enfoque incompleto. Aunque los procesos de los sistemas ERP, por ejemplo SAP, están automatizados en gran medida en las empresas, la validación de los datos financieros sigue teniendo lugar fuera del ERP. Falta la conciliación de los datos registrados con los sistemas de la contabilidad financiera. Esto puede tener consecuencias indeseables. El uso de soluciones de automatización selectivas aumenta el riesgo de que las empresas planifiquen sobre la base de datos inexactos o incluso falsos. La automatización de procesos mediante una plataforma integral puede remediar esta situación y colmar las lagunas.
La necesidad de actuar se ve confirmada por la Resultados de un estudiorealizado por Censuswide Market Research Institute en nombre de BlackLine 2022. En él, el 28% de los ejecutivos y profesionales de las finanzas de todo el mundo encuestados afirman estar invirtiendo en sus capacidades de análisis de datos. Afirmaron que están implementando tecnologías de automatización o escalándolas para proporcionar datos financieros más precisos. Mientras que en 2020, el 80% de las empresas dijeron que planeaban implementar tecnología de automatización, según el último estudio, la mayoría de las empresas ya lo han hecho: en 2022, el 76% de los encuestados dijeron que habían mejorado la planificación financiera, el análisis, el presupuesto y la previsión a través de la automatización. Esto supone casi el doble que hace dos años. El 75% de los encuestados también declaró haber automatizado la presentación de informes y archivos financieros, más del doble de los encuestados que dijeron que lo harían en 2020.
Si es en pasos más pequeños, entonces con vistas al proceso global
Por lo tanto, hay que tener cuidado: no hay que ceder demasiado rápido a las tentaciones de la automatización. Porque el término automatización también incluye, por ejemplo, soluciones RPA que prometen mejoras selectivas pero requieren mucho mantenimiento. En este caso, se automatizan procesos individuales, lo que sin duda supone un alivio, pero conlleva un esfuerzo considerablemente mayor para las actualizaciones y la consolidación de datos. Los métodos orientados al futuro, como la contabilidad continua, en la que las contabilizaciones en F&A se automatizan de principio a fin y se distribuyen a lo largo del tiempo en lugar de al final del periodo del informe, no pueden realizarse con una automatización selectiva.
Una plataforma orientada a la automatización de los procesos de F&A, como BlackLine, no sólo permite implantar una contabilidad continua, sino que también abre nuevas perspectivas. ¿Cómo? Permitiendo a los directores financieros y a sus expertos financieros crear análisis y escenarios sólidos gracias a la alta calidad de los datos y a un aumento significativo de la capacidad, con el fin de proporcionar a la dirección las herramientas de toma de decisiones más sólidas posibles.
El papel de los directores financieros y los expertos financieros está cambiando debido a las ganancias de tiempo y calidad que supone la automatización global y consolidada, y a la contabilidad continua que puede obtenerse como resultado. Cada vez son más importantes para una gestión empresarial ágil y orientada al futuro. Por ejemplo, la contabilidad predictiva puede utilizarse para anticipar tendencias fiables para el futuro, lo que proporciona a las empresas una ventaja competitiva. BlackLine no sólo ayuda a automatizar los pasos individuales de los procesos, sino que también contribuye a la viabilidad futura de las empresas al proporcionar una visión holística de los datos financieros válidos en tiempo real.
Conclusión
En los últimos años, las empresas se han preocupado por sacar a la luz los posibles puntos débiles de los procesos de F&A y eliminar los procesos manuales en favor de una mayor transparencia, precisión y agilidad. Estos aspectos cobrarán aún más importancia. Sin embargo, la automatización debe basarse en una estrategia de procesos holística para aprovechar todas las ventajas de la tecnología, ya que las soluciones altamente integradas generan los máximos efectos en términos de calidad de los datos, aumento de la capacidad y transparencia de los procesos.
