Transformation und Resilienz

Die zunehmenden geopolitischen Spannungen und die wachsende Komplexität sicherheitskritischer Lieferketten haben in den vergangenen Jahren die ­Anforderungen an Organisationen nicht nur in den Bereichen Verteidigung, innere Sicherheit und Luft- und Raumfahrt drastisch verändert. Systeme, die jahrzehntelang zuverlässig ihren Dienst taten, geraten zunehmend an ihre Grenzen. Sie können weder die gestiegenen Anforderungen an Geschwindigkeit, Transparenz und Skalierbarkeit erfüllen, noch den hohen Sicherheitsstandards gerecht werden, die in KRITIS-relevanten Branchen zwingend notwendig sind.

Die Heeresinstandsetzungslogistik GmbH (HIL), ein zentraler Dienstleister der Bundeswehr, sah sich Anfang der 2020er-­Jahre mit genau diesen Herausforderungen konfrontiert. Das Unternehmen ist für die Instandhaltung und Einsatzfähigkeit militärischer Großgeräte verantwortlich. Mehr als 3000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sichern an über 70 Standorten bundesweit die logistische Unterstützung der Streitkräfte.

Mit dem Wachstum der weltweiten Krisenszenarien stieg auch die Zahl der ­Instandhaltungsaufträge, die Vielfalt der betreuten Systeme und die Komplexität der Materialwirtschaft. Das vorhandene SAP-System – es stammte von einem Mitglied des ehemaligen Konsortiums und wurde in den frühen 2000er-Jahren übernommen – war nicht mehr in der Lage, diese Last zu schultern. Prozesse waren historisch gewachsen, häufig papier­basiert und arbeitsintensiv. Parallel stieg der Druck, Daten nicht nur schneller, sondern auch sicherer zu verarbeiten. Cloud-Lösungen waren aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen. Die HIL benötigte eine IT-Landschaft, die modern, widerstandsfähig, skalierbar und zugleich kompromisslos vertraulich betrieben werden konnte – vollständig on-premises.

Mit Blick auf die Zukunft war klar, dass das Unternehmen vor einem tiefgreifenden Transformationsprozess stand. Pro­gnosen gingen von einer Steigerung der jährlichen Instandhaltungsstunden von 3,5 auf fast 6 Millionen bis 2031 aus. Hinzu kam die Ausweitung der betreuten Systeme von 28.500 auf fast 40.000 Einheiten. Auch die Werkstätten mussten auf diese Entwicklung reagieren: Mehrschichtbetrieb oder bauliche Erweiterungen standen im Raum. Ohne eine stabile, sichere und prozessoptimierte IT-Basis wäre diese Transformation nicht zu bewältigen gewesen.

Besonders herausfordernd war dabei die Balance zwischen Effizienzsteigerung und höchstem Schutzbedarf. Vertrauliche Daten über Waffensysteme und Einsatzbereitschaften erforderten eine Architektur, die Sicherheitsrichtlinien militärischer Organisationen einhielt, Angriffsflächen minimierte und gleichzeitig Raum für digitale Innovation ließ.

S/4 Hana im Greenfield-Ansatz

Gemeinsam mit dem Bremer SAP-Beratungshaus Abat entschied man sich bei der HIL für die Transformation zu SAP S/4 Hana auf Basis eines Greenfield-Ansatzes. Anstelle einer evolutionären Weiterentwicklung des Altsystems wurde bewusst auf einen Neustart gesetzt. Damit konnten veraltete Strukturen überwunden und Prozesse entlang moderner Best Practices neu gestaltet werden. Die Lösung deckt sämtliche Kernbereiche ab:

von Finance und Human Resources über Supply Chain und Service bis hin zu branchenspezifischen Erweiterungen für Defense & Security. Besondere Bedeutung hatten dabei Central Finance für die Finanzprozesse, Extended Warehouse Management für die Lagerlogistik und SuccessFactors für ein zukunftsfähiges Personalmanagement. Ergänzt wurde das System durch die Business Technology Platform, die sichere Schnittstellen zu mobilen Geräten ermöglicht.

Eine Schlüsselrolle spielte zudem die Fiori-­First-Strategie, die intuitive Oberflächen bereitstellt und damit Akzeptanz bei den Anwendern schafft. Instandhaltungsaufnahmen erfolgen heute direkt am Fahrzeug mit mobilen Endgeräten, wodurch papierbasierte Prozesse vollständig abgelöst wurden.

Kontrollierte Migration

Ein Projekt dieser Größenordnung im sicherheitskritischen Umfeld verlangt besondere Sorgfalt. Deshalb wurde das Roll-out in Wellen organisiert. Regionale Gruppen von Stützpunkten und jeweils ein großes Werk wurden schrittweise in das neue System überführt, während die Altsysteme parallel weiterliefen. Diese doppelte Absicherung minimierte das Risiko von Ausfällen. Zugleich wurde die IT-Security in jeder Phase als Leitlinie verankert.

Die strikte Vorgabe, dass alle Daten on-premises verbleiben müssen, erforderte maß­geschneiderte Lösungen für Skalierbarkeit und Redundanz. Dank der Expertise spe­zialisierter Sicherheitsteams konnte eine Architektur geschaffen werden, die sowohl vertraulichkeitskritische Anforderungen als auch moderne Inte­grations­bedarfe erfüllt. Die Anbindung mobiler Geräte etwa erfolgt über die Business Technology Platform in einer Weise, die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit gleichermaßen berücksichtigt.

Transformation und Kulturwandel

Transformation in einem sicherheitsrelevanten Bereich bedeutet nicht nur technologische, sondern auch organisatorische Veränderung. Für die HIL war dies verbunden mit einer Neuausrichtung ihrer Arbeitsweisen. Historisch gewachsene Abläufe, die oft von Papierformularen und manueller Erfassung geprägt waren, wurden durch digitale, standardisierte Prozesse ersetzt. Die Erfassung von Arbeitszeiten direkt am Fahrzeug, die transparente Lagerplatzverwaltung oder die automatisierte Kostenkontrolle sind Beispiele dafür, wie tiefgreifend sich die tägliche Arbeit verändert hat.

Dabei spielte das Thema Resilienz eine zentrale Rolle: Prozesse mussten so gestaltet werden, dass sie auch unter erschwerten Bedingungen – etwa bei Liefereng­pässen oder personellen Ausfällen – stabil weiterlaufen können. Die Einführung auftragsbezogener Beschaffungsprozesse und präziser Bestandskontrollen verhindert heute Überhänge, Engpässe und unnötige Suchzeiten.

Leitprinzip Vertraulichkeit

Ein besonderer Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen der HIL und den Beraterinnen und Beratern von Abat. Neben technologischem Wissen war dabei vor allem das Verständnis für die Bedeutung von Vertraulichkeit entscheidend. Schon zu Beginn des Projekts wurden Compli­ance-Schulungen durchgeführt, die sicherstellten, dass alle Beteiligten im Umgang mit sensiblen Informationen geschult waren.

Gerade in sicherheitskritischen Projekten ist Vertrauen eine Währung. Die Möglichkeit, hochqualifizierte Expertinnen und Experten kurzfristig nachzuziehen, wenn personelle Engpässe entstanden, zeigte, wie wichtig Flexibilität und Verlässlichkeit in Partnerschaften dieser Art sind. Diese Fähigkeit, nicht nur Technologie, sondern auch Sicherheit und Integrität zu liefern, macht den Unterschied für den Erfolg solcher Transformationsvorhaben.

Heute verfügt die HIL über eine moderne, widerstandsfähige und zukunftssichere IT-Landschaft. Prozesse sind standardisiert, digitalisiert und sicher. Mobile Geräte erfassen Arbeitszeiten und Befunde direkt am Einsatzort. Ersatzteile werden präzise verwaltet, Bestellungen systemgesteuert ausgelöst und Kosten transparent überwacht. Suchzeiten haben sich massiv reduziert, während die Resilienz der gesamten Organisation gestärkt wurde.

Für Branchen wie Luft- und Raumfahrt, innere Sicherheit sowie weitere Unternehmen im KRITIS-Umfeld bietet dieses Projekt wertvolle Erkenntnisse: Es zeigt, dass Transformation auch in Umfeldern möglich ist, in denen höchste Anforderungen an Vertraulichkeit und Resilienz gelten. Entscheidend ist der Mut zum Neustart, die enge Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern und die Bereitschaft, Prozesse konsequent zu modernisieren.

Die HIL hat bewiesen, dass eine digitale Neuausrichtung nicht im Widerspruch zu höchster Sicherheit stehen muss. Vielmehr kann eine robuste, moderne und sichere IT-Architektur zur Grundlage für operative Stärke, Flexibilität und Zukunftsfähigkeit werden – ein Modell, das weit über den ­Verteidigungsbereich hinausstrahlt und als Blaupause für Transformation in allen sicherheitskritischen Industrien dient.

Fazit

KI und große Sprachmodelle haben das Potenzial, die Finanzplanung und -konsolidierung grundlegend zu transformieren. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sie strukturiert, zielgerichtet und mit fach­licher Expertise implementiert werden. Der wahre Mehrwert entsteht nicht durch Technologie allein, sondern durch die intelligente Verbindung von LLMs, Geschäftsprozessen und unternehmensspezifischen Anforderungen. Konzepte wie der Agentenmodus und das Model Con­text Protocol zeigen, wie KI über einfache Automatisierung hinauswachsen kann. Wer das volle Potenzial ausschöpfen will, braucht nicht nur moderne Tools, sondern auch neue Denkweisen und starke Partner an seiner Seite.