Strukturen sichtbar machen

Als sich Dana Lautenschläger, Senior Expert HR Processes, Projects & Systems bei Conrad, zusammen mit ihren Kollegen auf die Suche nach einem Organigramm-Tool machte, standen die folgenden Anforderungen im Fokus: Anbindung an das HR-System SuccessFactors, umfassende Darstellungsmöglichkeiten, responsive Design und die Durchführung von Planspielen.

Diese Eigenschaften sollten in Zukunft für mehr Effizienz in der Personalverwaltung von europaweit 4000 Mitarbeitern sorgen. Fündig wurde Conrad bei Ingentis: Im Frühjahr dieses Jahres begann der Launch von Org.manager web for SF der Anwendung in Deutschland.

Die Herausforderung

Conrad wurde 1923 in Berlin als Familienunternehmen gegründet und hat seit 1946 seinen Firmensitz in Hirschau. Schritt für Schritt wurde das inhabergeführte Unternehmen vom Spezialversender für Elektronikbauteile zu einem der führenden Omnichannel-Anbieter für Technik und Elektronik in Europa.

Im Online-Shop conrad.de führt das Unternehmen rund 750.000 Artikel. Die Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden steigen, vor allem die der Businesskunden. Conrad hat darauf reagiert: Mit dem Launch des neuen Conrad Marketplace conrad.biz Anfang 2017 hat sich das Sortiment rasend schnell erweitert. Waren es zuvor noch 750.000 Produkte, waren es im Juli bereits über 900.000 Produkte, Anzahl ständig weiter steigend.

Bei der Wahl des HR-Systems hat sich Conrad für SuccessFactors entschieden. Das HCM-System läuft auf der SAP Cloud Platform und vereint diverse Tools für die Personalarbeit. So verspricht man sich mehr Effizienz, Zuverlässigkeit, Schnelligkeit sowie ein höheres Maß an Datenqualität.

Bei der Visualisierung der Unternehmenshierachie stieß die native Organigramm-Lösung von SuccessFactors jedoch bald an ihre Grenzen. So war die Darstellung auf eine Strukturart, nämlich Planstellen bzw. Positionen, beschränkt und Stabsstellen konnten nicht versetzt abgebildet werden. Des Weiteren bestand keine Möglichkeit, Planspiele durchzuführen oder die Darstellung von Organigrammen für mobile Endgeräte zu optimieren.

Der Bedarf für ein zusätzliches Add-on wurde deutlich. Bereits in der Vergangenheit war Dana Lautenschläger mit der On-premise-Version Ingentis Org.manager in Berührung gekommen. Bei der anschließenden Suche erhielt sie dann den Hinweis auf das cloudbasierte Tool Org.manager web for SF – unter anderem aus der SAP direkt – und entschied sich, es auszuprobieren.

Die Lösung

Das Add-on ist eine Erweiterung der Organigramm-Software Org.manager, die speziell für SuccessFactors entwickelt wurde. Sie kann sowohl Daten des Moduls Employee Profile als auch von Employee Central verarbeiten.

Die Anwendung erstellt Organigramme vollautomatisch und in Echtzeit auf Basis der im angebundenen Personalsystem abgelegten Daten. Das bedeutet, dass Personalveränderungen niemals händisch übertragen werden müssen und die Organigramme stets auf dem aktuellsten Stand sind.

Design, Darstellung und Inhalt der Organigramme lassen sich über eine Administrationsoberfläche einfach und schnell an die Wünsche des Kunden anpassen. So sind etwa der Visualisierung von Strukturen keine Grenzen gesetzt.

Für den Einsatz in SAP SuccessFactors stellt das Add-on die Objekte Business Unit, Division, Department, Position und Employee dar. Prinzipiell lassen sich mit der Organigramm-Software aber auch andere Objektarten außerhalb des Standards definieren.

Neben dieser Vielfalt an Objektarten macht Conrad auch von der Möglichkeit Gebrauch, Positionen alternativ darzustellen. Für das Unternehmen aus Hirschau ist es wichtig, dass Stabsstellen im Organigramm klar erkennbar sind. Sie werden dafür versetzt angeordnet.

Eine weitere Anforderung, die Conrad bei der Suche nach einer geeigneten Anwendung stets begleitete, war das Konzept „Mobile & Cloud First“. Da die Personalverantwortlichen und Manager häufig unterwegs sind, steht ihnen nicht immer ein Desktop-Computer mit großem Bildschirm zur Verfügung, sondern die Displays von Smartphones und Tablets müssen genügen.

Natürlich ist der mobile Zugriff auf das Cloud-System SuccessFactors gegeben. Das Add-on Ingentis Org.manager web for SF liefert aber zusätzlich das responsive Design des Organigramms. So ist ein uneingeschränkter, benutzerfreundlicher Zugriff auf Organisationshierarchie und wichtige Personaldaten auch auf mobilen Endgeräten möglich.

Blick in die Zukunft

Nachdem sich Conrad Electronic nun grundsätzlich mit dem Add-on vertraut gemacht hat, soll in einer zweiten Phase die Simulationsfunktion zum Einsatz kommen. Denn dank einer sehr flexiblen Organisationsstruktur kann Conrad auf Veränderungen schnell reagieren und so Arbeitskräfte stets sinnvoll einsetzen.

Bevor strategische Entscheidungen dieser Art jedoch getroffen werden, braucht man einen guten Überblick über die aktuelle Ressourcen-Verteilung. Auf Basis dessen erfolgt dann die Durchführung von Planspielen.

Reorganisation

In der Vergangenheit zog Conrad dafür gängige Zeichenprogramme zu Hilfe. Für die Durchführung von Planspielen erwiesen sich diese Anwendungen jedoch als ungeeignet. Stattdessen entstanden zeitaufwändige Zeichenprozesse, die letzten Endes nicht zur gewünschten Übersichtlichkeit führten.

Mithilfe des neuen Tools werden solche Umstrukturierungen direkt im Organigramm durchgeführt. Bestehende Objekte werden bearbeitet, gelöscht oder aber via Drag-and-Drop verschoben.

Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, neue Objekte anzulegen. Die Daten in SuccessFactors bleiben von solchen simulierten Veränderungen zunächst unberührt. Um den in der Simulation erlangten Status quo schließlich tatsächlich ins HR-System zu übertragen, genügt eine sogenannte Differenzliste.

Diese kann innerhalb weniger Sekunden aus Org.manager web heraus exportiert und anschließend in SAP SuccessFactors importiert werden. In einem weiteren Schritt möchte Conrad darüber hinaus die Software auch international einsetzen. So werden die Führungsebenen aller Gesellschaften damit ausgestattet, um eine unternehmensweite Vereinheitlichung zu erreichen.