Stammdaten – ready for S/4 Hana?

ERP-Systeme beherbergen viele Tausende von Stammsätzen, die einem Kreislauf schleichender Verschlechterung durch Fehleingaben, uneinheitliche Terminologie, veraltete Daten, unterschiedliche Vorgehensweisen, mangelnde Konventionen und Zuständigkeiten unterliegen. Zusätzlich stellt ein neues System besondere Anforderungen an die Stammdaten, die -bereits im Vorfeld erfüllt werden müssen. Ein Stammdatenprojekt im Vorfeld einer Migration muss also zwei Ziele erreichen:

• Die Stammdatenqualität muss in einem Kraftakt neu definiert, der umfangreiche Datenschatz aktualisiert, bereinigt und auf ein neues Niveau gehoben werden. 

• Die Stammdaten müssen nicht nur in Struktur, Syntax und Feldlänge den Anforderungen des neuen ERP-Systems entsprechen, sondern dem jeweils geforderten Informationsgehalt.

Die heutigen ERP-Systeme, dies sei gleich vorweggenommen, enthalten weder effiziente Bordmittel, die eine einma-lige Stammdatenoptierung unterstützen, noch Routinen oder Funktionen zur Datenmodellierung für eine bevorstehende Migration.

Effiziente Werkzeuge für die Stammdaten-Aufbereitung

Diese Lücke füllt simus systems mit der patentierten Software-Suite simus classmate. Die Software-Module classmate DATA und classmate CAD analysieren anhand vordefinierter Regeln Datenbestände jeder Größe aus allen relevanten firmeninternen Quellen wie Datenbanken, Tabellen oder CAD-, ERP- und PDM-Systemen. Währenddessen erfasst die Software typische Merkmale, welche als Grundlage für eine Klassendefinition dienen. Bei 3D-CAD-Modellen erfolgt die Einordnung zusätzlich anhand von Geometrie- und Metadaten. 

Know-how und Best Practices

Neben der Software bringt simus systems als Dienstleister eine bewährte Projektmethodik und standardisierte Basisregelwerke in die Zusammenarbeit ein. Schließlich hat der Spezialist für technische Massendaten in über 20 Jahren mehr als 400 Projekte bei rund 250 Kunden aus Maschinen- und Anlagenbau, Automobilindustrie und Elektrotechnik erfolgreich abgeschlossen. Detaillierte Kenntnisse der Struktur und Funktionsweise der ERP-Systeme von SAP haben zur Entwicklung von Schnittstellen geführt, die den Datenaustausch automatisieren. Diese Erfahrungen, die Branchenkenntnis, die eigens entwickelte Software und die professionelle Projektmethodik verbessern die Zusammenarbeit mit den Kunden.

Klare Ziele, treffende Ergebnisse

Sie beginnt mit einem Vorprojekt, das Klarheit über die Potenziale und die dahinterstehenden internen und externen Aufwände schafft. Dazu wird zunächst eine überschaubare Datenmenge vom Kunden bereitgestellt und extern bearbeitet. Anhand der Ergebnisse werden in Workshops und Gesprächen die Ziele für das eigentliche Projekt definiert. Sie beginnen bei einer funktionalen Neuordnung der Stammdaten und umfassen oft die Klassifikation der Norm- und Kaufteile sowie den Aufbau weiterer kundenspezifischer Funktionsklassen, welche die Wiederverwendungsrate von Materialien signifikant erhöhen. Wer eigene Produkte konstruiert, wird eine geometrische Klassifikation der 3D-CAD-
Modelle einschließen.

Regeln verändern statt Daten bearbeiten 

Mit Projektbeginn werden die relevanten Daten aus den betroffenen ERP-Systemen ausgelesen und in classmate DATA bearbeitet. Nach zunächst neutralen Regeln für die Aufbereitung und Optimierung werden die Daten sortiert, angereichert und in einer Ergebnisdatenbank abgelegt. Die Ergebnisse lassen sich nun mit der Suchmaschine classmate FINDER filtern und betrachten, um eventuelle Fehler, Dubletten oder Ungenauigkeiten aufzufinden. In Workshops oder Teams-Konferenzen mit den betroffenen Fachabteilungen des Kunden werden die Ergebnisse überprüft. Die Abweichungen und Fehler werden jedoch nicht über einzelne Datensätze, sondern durch Änderung der zugrunde liegenden Aufbereitungsregeln korrigiert. 

Dank der regelbasierten Vorgehensweise kann die Klassifizierung an jeden Anwendungsfall angepasst werden. Es erfolgt eine automatische Strukturierung der Daten in die entsprechenden Klassen. So lassen sich selbst angesichts riesiger Datenmengen innerhalb von Stunden die gewünschten Ergebnisse erreichen. Dank dieser Methodik der bestehenden Best-Practice-Regelwerke werden, aufseiten des Kunden wie des Dienstleisters, bis zu 80 Prozent des Aufwands für die Datenbearbeitung eingespart. Anschließend werden die Daten samt neuer Struktur mit einer flexiblen Schnittstelle von simus systems in SAP S/4 Hana eingelesen.

Nachhaltige Sicherung der Datenqualität

Um die einmal erreichte Qualität der Materialstamm-Daten zu erhalten, kommt der bereits aus dem Projekt bekannte class-mate FINDER zum Einsatz, um einen Materialstamm-Antragsprozess für neue Teile nach Master Data Governance zu implementieren. Dabei stellen Anwender einen Materialantrag, wenn sie ein gewünschtes Teil nicht im Bestand finden. Eine Stammdatenstelle begutachtet die Materialanträge. Dazu werden automatische Prozesse und Benachrichtigungen per E-Mail eingerichtet. Nach positiver Entscheidung wird das Material über simus classmate automatisch in ERP-Systemen wie SAP angelegt.

Unternehmensübergreifender Pflegeprozess

Auch die Pflege von Materialstämmen durch mehrere Fachabteilungen, von der Technik bis zum Marketing, lässt sich mit einem anpassbaren Prozess automatisieren. Für Sicherheit sorgt ein Berechtigungskonzept, intelligente Voreinstellungen reduzieren den Aufwand und verhindern Fehleingaben. Der Prozess kann sich sogar über verteilte Standorte erstrecken und an unterschiedliche Abläufe, beispielsweise für verschiedene Materialarten, angepasst werden. Die intelligente Unterstützung bei Routineaufgaben beschleunigt die Durchlaufzeit, der Datenbestand bleibt aktuell und hochwertig.

Einfache Integration in SAP

Die nahtlose Integration mit ERP-Systemen von SAP hat sich bei vielen Unternehmen bewährt. Sie profitieren von der hohen -Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Transparenz der eingerichteten Prozesse, ohne die Datenhoheit des ERP-Systems aufzugeben. Dazu werden alle Ergebnisse der simus-Software in eine Datenbank geschrieben, die für sämtliche Funktionen verwendet wird. In einstellbaren Intervallen erfolgt dann eine Synchronisierung der Ergebnisse mit dem ERP-System. So lassen sich Workflows unabhängig von SAP definieren – die Ergebnisse stehen jedoch zentral für alle Anwendungen wie Product Life-cycle Management oder Engineering Control Center (ECTR) zur Verfügung.

Über simus systems

Die 2002 gegründete simus systems GmbH mit Sitz in Karlsruhe ist mit ihrer Produktfamilie simus classmate einer der Marktführer im Bereich automatische Klassifizierung von CAD-Modellen, Datenbereinigung von Massendaten, dem Suchen und Finden vorhandener Daten und der automatischen Kalkulation. Das eigenständige Unternehmen bietet Erfahrungen aus über 400 erfolgreichen Projekten.

simus-systems.com