Schneller Template- Rollout in China

Um die Prozesse der Geschäftsbereiche Decorative Finishing und Industrial Solutions abzudecken, hat Wagner ein Template entwickelt. Im nächsten Schritt galt es, das Template am Standort in China auszurollen.

Bei dem ambitionierten Projekt waren vor allem das Know-how bei globalen Rollouts und die umfassende Expertise zu den komplexen regionalen Anforderungen in China gefragt. Dabei ging es insbesondere um das spezifische Reporting und das Thema Golden Tax.

Aus der anorganisch gewachsenen IT-Landschaft mit international uneinheitlichen Geschäftsprozessen resultieren hohe Wartungskosten sowie eine stark erschwerte Steuerung und Kontrolle der einzelnen Einheiten.

Die von der Geschäftsführung definierte Wachstumsstrategie war ohne standardisierte IT und übergreifende harmonisierte Prozesse nicht umsetzbar.

Markus Moßmann, Group CIO bei Wagner:

„Unser Ziel war es daher, die Komplexität zu reduzieren, harmonisierte Prozesse im Unternehmen zu etablieren und eine weltweit durchgängige IT-Landschaft zu schaffen.“

Bis zu drei Rollouts parallel

Die Wagner-Geschäftsführung hat festgelegt, in den kommenden Jahren an allen Standorten SAP einzuführen. Dadurch wurden im Jahr 2016 zeitweise bis zu drei SAP-Rollouts parallel durchgeführt.

Ziel von Wagner war es auch, die Laufzeit eines Rollouts zu reduzieren sowie die Prozesse in allen Standorten zu standardisieren. Um diese Vorgabe zu erfüllen, galt es, ein Template zu definieren, das alle Geschäftsprozesse der Geschäftsbereiche Decorative Finishing und Industrial Solutions von Wagner abdeckt.

Abweichungen von den im Template beschriebenen Prozessen sollten nur dann möglich sein, wenn es abweichende lokale legale Anforderungen gibt. Ziel war es, mithilfe dieser Vorgabe die Dauer eines Rollouts auf vier bis fünf Monate zu reduzieren.

Das Template sollte für die 70 bis 80 wichtigsten Wagner-Geschäftsprozesse detaillierte visuelle Prozessbeschreibungen, Anwenderdokumentationen, Customizing Cookbook und Testdefinitionen enthalten.

Diese Dokumentation reduziert den Aufwand während des Rollouts auf die Festlegung, welche Prozesse für die entsprechende Einheit relevant sind. Hinzu kam nur der Abgleich mit den jeweiligen legalen Anforderungen im Land des Rollouts.

Dies galt es auch bei der Wagner Spraytech (Schanghai) Co. Ltd. zu berücksichtigen. Der Rollout in China war für Wagner ein strategisch wichtiges Projekt, denn er bildete den Auftakt und den Prototyp für das weitere Ausrollen des Templates in andere Regionen und Kontinente.

Stefanie Stiefel, Director IT Applications:

„Die besondere Herausforderung beim China-Roll­out war es, ein globales SAP-Template mit den komplexen lokalen Anforderungen in dieser Region zu vereinbaren.“

Einsatz von lokalen China-Spezialisten

Zu Beginn galt es, effiziente Template-Prozesse in den Wagner-Divisionen Decorative Finishing und Industrial Solutions (mit den einzelnen Wagner- Geschäftsbereichen Heimwerker, Handwerker und Industrie) basierend auf den aktuellen Prozessen an den zentralen Standorten in Markdorf und Altstätten aufzubauen.

Diese wurden dann bereichsübergreifend mit den Business-Process-Ownern abgestimmt. Daraus galt es im nächsten Schritt die für China relevanten Prozesse zu definieren.

Die SAP-Einführung in dem 1,3-Milliarden-Einwohner-Land ist eine besondere Herausforderung. China stellt eigene Anforderungen an die Rechnungslegung (Chinese GAAP) und die erforderlichen legalen Reportings.

Eine Golden-Tax-Lösung mit Schnittstelle zum SAP-ERP-System muss verfügbar sein. Reports und Dokumente an chinesische Geschäftspartner müssen in der „simplified chinese ­language“ vorliegen.

Die sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Europa und dem Reich der Mitte sind beträchtlich. Der Einsatz von lokalen Spezialisten ist deshalb hilfreich.

Bei der Definition der für China relevanten Prozesse standen diese Fragen im Vordergrund:

• Wie lassen sich Probleme bei der Einführung vermeiden, die auf lokale Anforderungen zurückzuführen sind?
• Wie können Unterschiede zwischen dem SAP-Standard und lokalen Rechts- und Geschäftsbedürfnissen berücksichtigt werden?

Dazu gab es eigens einen Fit-Gap-Workshop zum Abgleich mit aktuellen Prozessen und legalen Anforderungen sowie eine Schulung der Wagner-Key-User. Besondere Schwierigkeit dabei: Die Trainings fanden in der Landessprache statt.

Am Ende war es die Aufgabe der jeweiligen Prozessverantwortlichen, die definierten Geschäftsabläufe abzunehmen. Es gab mehrere Testzyklen, bevor die Daten durch die lokalen Einheiten vor Ort ins neue System übertragen wurden.

Die Datenmigration aus dem Altsystem, einer Non-SAP-Lösung, wurde mit der Legacy System Migration Workbench (LSMW) durchgeführt. cbs leistete Unterstützung beim Go-live und After-Go-live-Support durch lokale Berater.

Methodik M-cbs

Bei dem aufwändigen Projekt kam die erfolgreich erprobte Methode M-cbs zum Einsatz. Die von cbs entwickelte Vorgehensweise sorgt für eine konsequente Prozess- und Phasenorientierung und ermöglicht es, ein globales Rollout-Vorhaben zu beherrschen und kosteneffizient zu gestalten.

In diesem Fall erleichterte die Methode das Erstellen des Projektplans, der Prozesslisten, der Key-User-Dokumentation und der Offene-Punkte-Liste.

Mit M-cbs hat sich das Rollout-Projekt deutlich beschleunigt. Das neue Template wurde innerhalb von nur vier Monaten aufgebaut. Es umfasst die Module Vertrieb (SD), Materialwirtschaft (MM), Produktionsplanung und -steuerung (PP), Projektsystem (PS), Warehouse Management (WM), Qualitätsmanagement (QM), Finanzwesen (FI) und Controlling (CO).

Das Template funktioniert dabei wie ein Baukastensystem, das ein definiertes Set von globalen Geschäftsprozessen, Prozessvarianten sowie gekapselte, in Europa erfolgreich implementierte Prozesse für verschiedene Geschäftsmodelle beinhaltet.

Wagner verfügt nun über ein SAP-Template, das speziell auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnitten ist. Es besteht aus einem globalen Template mit SAP-Standards für Prozesse, Stammdaten und Reporting und spezielle, unternehmensweite Wagner-Definitionen.

Standardisierte und erprobte Prozesse

Die Wagner-Gesellschaft in Schanghai konnte ab dem ersten Arbeitstag sofort auf einem funktionierenden SAP-ERP-System arbeiten. Stefanie Stiefel, Director IT Applications:

„Der Rollout nach China zeigt, dass es sich lohnt, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der über spezielles Know-how in der jeweiligen Zielregion verfügt.“

Andernfalls hätte es in der Phase der Kommerzialisierung nach dem Rollout zu nachträglichem Aufwand kommen können. Dies konnte vermieden werden.

Wagner hat ein erstes, wichtiges Etappenziel erreicht.

„Das wachsende Geschäft in China können wir durch standardisierte und erprobte Prozesse jetzt viel effektiver bearbeiten. Die neue, einheitliche SAP-Lösung ermöglicht es, die in China erzielten Kennzahlen weltweit zu vergleichen“

erklärt Stefanie Stiefel.

Wagner ist somit bei seinem ambitionierten Vorhaben, weltweit mit nur einem SAP-ERP-System zu arbeiten und dabei harmonisierte Stammdaten und standardisierte Prozesse vorzufinden, ein gutes Stück vorangekommen.

Außerdem hat das Unternehmen in puncto IT-Governance einen Schritt nach vorne gemacht. Künftig ist die IT besser steuerbar. Und die IT-Prozesse lassen sich noch konsequenter an der Unternehmensstrategie ausrichten.

China bildet jedoch nur den Auftakt der globalen Rollout-Strategie. Wagner verfügt nun über eine solide Basis, um weitere Landesgesellschaften in die SAP-Strategie mit einzubeziehen.

Das Projekt wird nach bewährtem Muster fortgeführt, weitere Template-Rollouts folgen. Das nächste Vorhaben an den Standorten in Denver und Chicago in den USA wurde bereits gestartet.