Schlüsselwerkzeug zum Erfolg
Ohne die vorhergehende Umstellung ist es daher nicht möglich, ein ECC-6.0-System im Brownfield-Ansatz zu konvertieren. Fällt die Entscheidung zugunsten eines Greenfield-Ansatzes, so ist die Business-Partner-Umstellung keine Bedingung, bringt jedoch erhebliche Zeitvorteile durch verminderte Komplexität bei der Datenmigration.
In den von IT-Motive durchgeführten Projekten zur Business-Partner-Umstellung und den diesbezüglich geführten Gesprächen mit SAP-Bestandskunden stellen sich immer drei zentrale Fragen, die zur Einschätzung des Projektumfangs zu klären sind: Wie gut ist die Datenqualität der Debitoren und Kreditoren? Sind die Stammdaten den S/4-Anforderungen entsprechend gepflegt? Gibt es Dubletten sowie andere Probleme aufgrund historischer Einstellungen? Diese Fragen können Bestandskunden oft nicht zufriedenstellend beantworten. Es handelt sich in diesem Falle nicht um eine rhetorische Fragestellung, sondern um sehr wichtige Punkte für eine erfolgreiche Umstellung auf die Business-Partner.
Es ist ein Aspekt, dass die Übernahme von Datenschrott in die neue S/4-Welt nicht gewollt ist. Von übergeordneter Relevanz ist aber, dass Stammsätze, die nicht den S/4-Anforderungen entsprechen, im Prozess der technischen Umstellung immer wieder zu einer Unterbrechung führen. Die Folge daraus ist, dass die entsprechenden Fachbereiche oftmals in langwierige Abstimmungsgespräche gebunden werden. Dies führt zu weiteren Mehrbelastungen und Aufwänden der Fachbereiche und zu Verzögerungen im Projekt.
Die Bereinigung der Stammdaten dient aber nicht dem Selbstzweck. Das Versprechen von S/4: Die vollständige Digitalisierung von Geschäftsprozessen gelingt nur mit sauberen Stammdaten. Innerhalb eines ersten Umstellungsprojektes lag die Lösung auf der Hand: Die Stammdaten müssen vor der Umstellung auf ein entsprechendes Qualitätsniveau gehoben werden.
Mit dieser Erkenntnis wurde ein Stammdaten-Analyse-Tool entwickelt, das in jedem Projekt erfolgreich zur Anwendung kommt. Das Tool unterstützt auf drei Ebenen: Identifikation von nicht S/4-konformen Feldern, Dubletten-Prüfung und Auswertung des Verwendungsnachweises. Das Tool wird via Transportauftrag in das SAP-System übertragen und liefert einfach zu verwendende Excel-Arbeitslisten aus, die checklistengleich in den Fachbereichen bearbeitet und bereinigt (Data Cleansing) werden können.
In manchen Projekten wurden auch weitere Themen (zum Beispiel eigene Nummernkreise etc.) durch das Pre-Check-Tool aufgedeckt, die vor Jahren einmal Einzug in das ERP-System fanden, aber nie wirklich zur Verwendung kamen. Nachdem die Fachbereiche die Bereinigung der Stammdaten in der ersten Phase abgeschlossen haben, findet die Business-Partner-Umstellung entsprechend dem Vorgehensmodell seine Fortsetzung. Durch den wesentlich verringerten Abstimmungsaufwand reduzieren sich die internen und externen Kosten für den Kunden erheblich.
