SAP-Lizenzgebaren

Für SAP-Bestandskunden ist der Weg in die S/4-Welt inzwischen unumgänglich geworden. Dies ist zum einen der Ankündigung geschuldet, die Mainstream–Wartung für SAP Business Suite 7 (ERP/ECC 6.0) nur noch bis Ende 2027 anzubieten, mit einer optionalen Extended-Wartung bis Ende 2030 und eventuell 2033. Zum anderen ist dieser technische Sprung jedoch untrennbar mit einer tiefgreifenden lizenzrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Neuausrichtung verbunden. Die Ambition von SAP, sich von einem reinen Softwareanbieter zu einem Cloud-Unternehmen zu transformieren, ist offenkundig. Die Konzernleitung, vertreten durch den Vorstandsvorsitzenden Christian Klein und den Finanzvorstand Dominik Asam, sieht in der Cloud die entscheidende strategische Maßnahme, um das prognostizierte Umsatzwachstum zu erzielen und ein stabiles, kalkulierbares Einkommen durch Subskriptionsmodelle zu generieren. Die Erlöse aus der Cloud sind inzwischen zu einem substanziellen Umsatzstrom für SAP geworden. Für viele langjährige Anwender stellt die Cloud-Migration eine Herausforderung dar, die häufig mit Skepsis und dem Wunsch nach hybriden Landschaften verbunden ist.

Lizenzierung des Evangeliums

Ein zentrales Element von SAPs Cloud-Strategie, insbesondere im Rahmen von Rise with SAP, ist das Full-Use-Equivalent-Konzept. FUE ist der Umrechnungsschlüssel, der festlegt, wie bestehende On-prem-Lizenzen in Cloud-Subskriptionen transformiert werden. Es handelt sich um ein komplexes Regelwerk mit detaillierten Anweisungen, wie der Übergang vom traditionellen On-prem-Modell in die Cloud zu vollziehen ist.

Die Metrik FUE zielt darauf ab, das Lizenzmanagement zu erleichtern, indem sie die bisherigen nutzungsbasierten User-Kategorien in berechtigungsbasierte Äquivalente umwandelt. SAP definiert hierbei spezifische Umrechnungsfaktoren für verschiedene S/4-Cloud-Nutzungstypen: Ein FUE entspricht einem S/4 for Advanced Use (vergleichbar mit Professional User im On-prem-Bereich), ein FUE entspricht auch fünf S/4 for Core Use (vergleichbar mit Functional User) und ein FUE entspricht dreißig S/4 for Self-Service Use.

Für den S/4 Cloud Development Access sind etwa zwei FUE erforderlich, was bedeutet, dass ein FUE einem halben Developer Access entspricht. Es ist interessant zu bemerken, dass Anwendungen wie Key User Extensibility, Side-by-Side Extensibility auf SAP BTP, administrative SAP-Aufgaben/Benutzer und SAP-Fiori-Erweiterungen keine separate Development-Access-Lizenz benötigen.

Die Umstellung auf das FUE-Modell kann für Bestandskunden erhebliche finanzielle Auswirkungen haben. Unabhängige Lizenzexperten befürchten, dass Cloud-
Lizenzierungen mit 20 bis 50 Prozent höheren Kosten gegenüber bestehenden On–prem-Installationen einhergehen können. Dies ist darauf zurückzuführen, dass SAP mit FUE ein „sicheres und kalkulierbares Einkommen durch Abonnements“ generieren möchte. In der SAP-Cloud-Price-Liste des dritten Quartals 2023 wurde die Option der Product Conversion eliminiert, was den Druck auf Bestandskunden erhöht. Dies veranlasst zahlreiche Anwender, die Cloud-Subskriptionen als dauerhaft profitable Einnahmequelle für SAP zu akzeptieren.

Anlässlich der vergangenen SAP-Hauptversammlung hat auch CEO Christian Klein eine Umsatzsteigerung durch ein Cloud-Subskriptionsmodell indirekt bestätigt. Dabei entstehen die Mehrkosten nicht nur durch teurere Lizenzen, sondern resultieren auch aus einer Ausweitung der SAP-Dienstleistungen in der Cloud gegenüber einer On-prem-Maintenance. Auf der Hauptversammlung 2025 erkundigte sich ein Aktionär nach der Entwicklung des finanziellen Geschäftsmodells beim Übergang von On-premises- zu cloudbasierten Lösungen. Der Vorstandsvorsitzende der SAP, Christian Klein, antwortete auf diese Frage mit einer kurzen und prägnanten Aussage: „2 bis 3 x.“ Er meinte damit eine Verdoppelung bis Verdreifachung ausgehend vom existierenden On-prem-Lizenzumsatz, wenn ein SAP-Bestandskunde auf ein S/4-Subskriptionsmodell wechselt.

Illusion der Freiheit

Bezüglich der SAP-Cloud-Subskription ist festzustellen, dass eine Exit-Strategie nicht zur Verfügung steht. Ein kritischer Aspekt der SAP-Cloud-Lizenzierung über FUE ist der Verlust der Autonomie für den Kunden. Mit der Wandlung der On-prem-Lizenzen in Cloud-Subskriptionen geht das Eigentum an der Software vom Kunden auf den Anbieter über. Es entsteht ein Mietverhältnis. Dies birgt erhebliche Risiken, da die Konsequenzen im Falle einer Kündigung der Cloud-Dienste nach wie vor ungewiss sind und ein Cloud-Exit von SAP nicht vorgesehen ist.

Ein Münchner Rechtsanwalt wies im Auftrag der deutschsprachigen SAP-Usergroup (DSAG e. V.) darauf hin, dass SAP berechtigt ist, alle Daten in der Cloud einen Tag nach Ende der Vertragslaufzeit zu löschen. Dies bedeutet für Cloud-Anwender zwingend, dass sie ihre Daten mit ausreichend Vorlauf abziehen und sichern müssen.

Die fehlende Cloud-Exit-Strategie ist ein wiederkehrendes Thema in der SAP-Community und wird als „brandgefährlich“ beschrieben. Bei Vertragsverlängerungen sind Kunden den Entscheidungen von SAP schutzlos ausgeliefert und müssen die Preisgestaltung akzeptieren, was die Kosten für die Cloud-Subskription in die Höhe treiben kann. Diese Vorgehensweise wird in Fachkreisen auch als „mathematische Trap-door-Funktion“ bezeichnet, eine Einwegfunktion, die für den Bestandskunden nach einmaligem Einsatz in der Cloud keinen Weg zurück lässt. Eine Rückkehr in die vormals genutzte On-prem-Welt mit eigener Entscheidungshoheit ist nicht vorgesehen. Die deutsche SAP-Anwendergruppe fordert daher dringend transparente Prozesse für den Übergang von Kauflizenzen in Subskriptionen und gegebenenfalls zurück.

Ein klassischer Rise-with-SAP-Vertrag stellt eine Offenbarung dar, insbesondere in Anbetracht der ERP-Weltmarktführerschaft. Nach einer Rise-Conversion hat der SAP-Bestandskunde nahezu ausschließlich Pflichten und nur noch wenige Rechte. Es stellt sich die Frage, ob der Data Act der EU in dieser Hinsicht von Nutzen sein kann. Der EU Data Act ist eine Verordnung der Europäischen Union, welche darauf abzielt, den Austausch und die Nutzung von Daten innerhalb Europas zu erleichtern und zu fördern. Der Rechtsakt wurde am 22. Dezember 2023 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. In dem sehr ausführlichen Dokument findet sich auch ein Abschnitt über den Wechsel von Cloud-Anbietern (Hyperscaler) oder das Verlassen der Cloud. Der genannte Prozess ist derzeit noch in der Entwicklungsphase und wurde noch nicht final definiert. Auch die Anbieter, wie beispielsweise SAP, verfügen zu diesem Zeitpunkt noch nicht über alle erforderlichen Unterlagen. In der Rechtswissenschaft wird davon ausgegangen, dass die meisten Cloud-Anbieter, wie beispielsweise SAP, die EU-Musterverträge abwarten und diese dann in die eigenen AGBs übernehmen, entweder im Original oder adaptiert.

Gemäß der geltenden EU-Bestimmungen besteht bereits seit dem 11. Januar 2024 die Möglichkeit, den Cloud-Anbieter zu wechseln oder zu verlassen (Exit). Dafür dürfen die Anbieter auch eine Gebühr verlangen. Im Herbst 2025 sollen Cloud-Exit-Musterverträge der EU eingeführt werden, und ab dem
12. Januar 2027 ist ein kostenfreies Wechsel- oder Exit-Angebot obligatorisch. In jedem Fall ist der Cloud-Anbieter jedoch durch den EU Data Act dazu verpflichtet, den operativen und notwendigen Weiterbetrieb des IT-Betriebs zu unterstützen und sicherzustellen. Gemäß aktueller Auffassung obliegt den Cloud-Anbietern somit eine erhebliche Verantwortung. Im Zuge des Aufstiegs in die SAP-Cloud ist neben einer nachgelagerten Exit-Strategie auch der sogenannte Rise–Vertrag selbst von Relevanz. In Abhängigkeit von der Ausgangssituation setzt sich ein Rise–with-SAP-Vertrag aus mindestens drei Komponenten zusammen, die nur marginal miteinander in Verbindung stehen.

Zunächst ist der Cloud-Vertrag zu finden, welcher die Miete in der SAP-Cloud regelt. Der Vertrag wird über einen längeren Zeitraum abgeschlossen und kann eine Indexklausel beinhalten. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, dass die Cloud-Subskription stets entrichtet werden muss, unabhängig davon, ob das eigene S/4-System jemals genutzt wurde. Im ungünstigsten Fall, das heißt, wenn der Bestandskunde von SAP über Jahre für eine leere Wohnung in der Cloud zahlen muss, kann dies zu einem echten Problem führen.

Die Bereitstellung des Umzugsservice in die Cloud (Conversion) ist mit gesonderten Honorarkosten verbunden, für die seitens des SAP-Unternehmens ein dediziertes Projektteam zur Verfügung gestellt wird. In der SAP-Community wird berichtet, dass auch weniger erfahrene S/4-Conversion-Teams existieren, die bei der Migration in die Cloud zu Schwierigkeiten führen können. In einigen Fällen zeigt sich SAP kulant und storniert den Vertrag, was jedoch letztendlich zu keiner Lösung des Problems führt, da es noch einen dritten Bestandteil des sogenannten Rise-Vertrags gibt.

Der dritte Teil der sogenannten Rise-Vereinbarung ist ein On-prem-Auflösungsvertrag. In vereinfachter Form dargestellt, ergibt sich folgende Sachlage: Der SAP-Bestandskunde übergibt seine SAP-On-premises-Verträge (R/3 und ECC 6.0) an SAP und erhält im Gegenzug ein bedingtes Wohnrecht in der SAP-Cloud. Was auf dem Papier noch harmlos aussieht, kann sich in der Praxis als problematisch erweisen. Der größte anzunehmende Unfall wäre demnach ein Scheitern der Conversion – der SAP-Bestandskunde würde niemals in der Cloud ankommen. Der Kunde ist nicht in der Lage, zurückzutreten, da er im Rahmen des dritten Teils des Rise-Vertrags seine On-prem-Rechte an SAP übertragen hat.

Herausforderungen des Lizenzmanagements

Ein weiteres, historisch belastetes Thema, das in den vergangenen Jahren viel Vertrauen gekostet hat, ist die Lizenzierung der indirekten Nutzung (Digital Access). Mit „Digital Access“ hat das Unternehmen SAP ein Modell etabliert, bei dem Lizenzgebühren für jeden Beleg verlangt werden, der nicht über einen SAP-Dialog angelegt wurde. Dies gilt selbst dann, wenn der Beleg in einem Fremdsystem durch einen User mit gültiger Named-User-Lizenz erstellt wurde. Ausnahmen bestehen lediglich für Belege, die aus anderen SAP-Applikationen, wie Concur, CRM oder Ariba, übertragen wurden. Das Problem besteht darin, dass die Ermittlung der lizenzpflichtigen Dokumente nicht ausreichend ist und Fehler aufweist. Dies erschwert die Abschätzung der Kosten. Lizenz-experten empfehlen dringend, die Nutzung von Drittanwendungen, die mit SAP inter-agieren, genau zu analysieren, da nicht jeder Datentransfer eine Digital-Access-Lizenz erfordert und eine fehlerhafte Zählung zu unnötigen Kosten führen kann.

Die S/4-Transformation geht mit signifikanten Veränderungen im Lizenzmanagement einher. Im On-prem-Bereich erfolgte die Lizenzvergabe in der Regel nutzungsbasiert, das heißt, sie richtete sich nach der Anzahl der ausgeführten Transaktionen. Bei der SAP-Cloud und den neuen S/4-Modellen hingegen findet eine berechtigungsbasierte Lizenzierung statt. Dies impliziert, dass die Lizenzkosten pro Benutzer künftig vom Umfang der Berechtigung und nicht mehr von der tatsächlichen Nutzung abhängig sein können. Für Unternehmen, die mit historisch gewachsenen Berechtigungskonzepten arbeiten, birgt dies unkalkulierbare finanzielle Risiken. Ein Redesign des Berechtigungskonzepts wird daher zu einem hochaktuellen CFO-Thema.

Angesichts dieser steigenden Komplexität ist ein proaktives Lizenzmanagement unerlässlich. Vor dem Wechsel in die Cloud ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Lizenzbestände zu konsolidieren und zu harmonisieren. Dies kann zu Einsparungen von bis zu 20 Prozent an FUE-Gebühren führen. Es ist von entscheidender Bedeutung, ein unabhängiges Software-Asset-Management(SAM)-Tool und eine detaillierte Analyse der tatsächlichen Nutzung sowie des bestehenden Berechtigungskonzepts zu verwenden. Es wird darauf hingewiesen, dass tabellarische Umrechnungen oder der von SAP angebotene S/4 Hana Trusted Authorization Review (STAR-Service) zu falschen Ergebnissen führen können. Der STAR-Service klassifiziert Nutzer basierend auf Berechtigungsobjekten und -feldern. Bei nicht klassifizierten Nutzern erfolgt die Klassifizierung automatisch durch SAP, was zu teuren Nachlizenzierungen führen kann, da die Verantwortung für die Lizenzoptimierung beim Kunden liegt.

SAP ist bestrebt, die Präzision und den Umfang der Nutzungserhebung kontinuierlich zu verbessern, und kann Abweichungen von Lizenzbedingungen effizienter ermitteln. Dies bedeutet, dass Kunden nicht mehr allein auf ihre Selbstauskunft angewiesen sind. Die SAP-Preis- und -Konditionenliste (PKL) ist von hoher Komplexität, unterliegt quartalsweisen Änderungen und umfasst Tausende von Softwareprodukten mit diversen Metriken und Definitionen, die sich zwischen On-prem- und Cloud-Produkten unterscheiden.

Die neuen Tools „SAP for Me“ und „SAP Cloud ALM“ wurden konzipiert, um mehr Transparenz im Cloud-Umfeld zu schaffen. SAP for Me bietet eine zentrale Übersicht über Nutzungsrechte, Verträge und Systemlandschaften, während Cloud ALM das Application Lifecycle Management in der Cloud unterstützt. Dennoch erweist sich das Monitoring in der Cloud als komplex, obwohl es im Vergleich zu On-prem-Systemen transparenter sein soll.

Die SAP Business Technology Platform (BTP) spielt ebenfalls eine zentrale Rolle als Grundlage für Geschäftstransformation und für die Integration und Erweiterung von SAP-Lösungen in hybriden Umgebungen. Die Lizenzierung erfolgt über Consump-tion-Modelle wie das CPEA (Cloud Platform Enterprise Agreement) oder BTPEA (BTP Enterprise Agreement). Bei diesen Modellen erwerben Kunden ein Guthaben an Cloud Credits, das durch den Verbrauch von Services reduziert wird. Das Restvolumen ungenutzter Cloud Credits verfällt am Ende des Jahres, während eine Übernutzung auf Basis des Listenpreises in Rechnung gestellt wird.

Die Gewinne des Unternehmens SAP und dessen Kundschaft sind Gegenstand der Betrachtung. Die vollständige Neuausrichtung der SAP, insbesondere die Umstellung auf Cloud-Subskriptionen und das FUE-Modell, dient dem übergeordneten Ziel, die Lizenzerlöse zu steigern und für SAP ein planbares und profitables Geschäftsmodell zu etablieren. Kritiker bezeichnen dies als „Potemkinsche Cloud“, eine irreführende Darstellung einer kostengünstigeren Zukunft, während die tatsächlichen Umzugskosten und die erhöhten Lizenzgebühren die versteckte Preiserhöhung darstellen.

Die von SAP angebotenen TCO-Kalkulatoren werden als nicht repräsentativ für allgemeingültige Aussagen angesehen, da sie die Komplexität der Geschäftsprozesse und Leistungen nicht umfassend abbilden können. Die DSAG und eine Vielzahl von Anwenderunternehmen beklagen eine mangelnde Transparenz und eine als zu hoch wahrgenommene Komplexität der Lizenzierungsmodelle. Die Argumentation lautet, dass das Mietmodell nach einer Laufzeit von vier Jahren im Vergleich zu S/4-On-prem teurer sein kann, wenn die reinen Lizenzkosten berücksichtigt werden.

Das SAP-Management, angeführt von Christian Klein und Dominik Asam, betrachtet die Cloud-First-Strategie als unabdingbar. Klein betont, dass die Migration in die Cloud „kein Abenteuer, sondern ein Service“ sei, der einen festen Ansprechpartner biete. Die Skepsis innerhalb der Community, insbesondere in der DACH-Region, ist nach wie vor erheblich. Viele Kunden präferieren den Betrieb ihrer SAP-Systeme weiterhin im eigenen Haus und setzen daher auf On-prem. Dies resultiert in einer problematischen Beziehung zwischen SAP und ihren Bestandskunden, die sich häufig „ausgeliefert“ fühlen.

Reise mit Unwägbarkeiten

Die Entwicklung der SAP-Lizenzen in den vergangenen drei Jahren zeigt ein eindeutiges Bild: SAP drängt die Kundschaft mit Nachdruck in die Cloud, getrieben von dem Wunsch nach planbaren, wiederkehrenden Umsätzen. Das FUE-Konzept stellt dabei den zentralen Mechanismus dar, um On-premises-Lizenzen in das Cloud-Abonnementmodell zu überführen. Diese Transformation ist jedoch mit erheblichen Unsicherheiten und potenziellen Kostensteigerungen für die Kunden verbunden, da sie die Lizenzautonomie verlieren und eine klar definierte Cloud-Exit-Strategie fehlt.

Die Umstellung auf eine berechtigungsbasierte Lizenzierung für S/4 Hana in der Cloud sowie die komplexen Regelungen der indirekten Nutzung machen ein hochprofessionelles Lizenzmanagement erforderlich. Unternehmen werden angehalten, ihre bestehenden Berechtigungskonzepte einer kritischen Überprüfung zu unterziehen und gegebenenfalls neu zu gestalten, um unnötige und kostenintensive Überlizenzierungen zu vermeiden. Die exakte Analyse der tatsächlichen Nutzung mittels unabhängiger SAM-Tools ist hierbei von entscheidender Bedeutung.

Für Bestandskunden stellt der Weg in die SAP-Cloud eine komplexe und strategische Entscheidung dar, die nicht ohne gründliche Überlegung getroffen werden sollte. Für eine erfolgreiche Verhandlung ist es unerlässlich, sich tiefgreifend mit den eigenen Bedürfnissen, den genauen Lizenzbedingungen und der Fähigkeit, diese im Dialog mit SAP zu verhandeln, auseinanderzusetzen. Es ist von essenzieller Wichtigkeit, dass Unternehmen ihre „Hausaufgaben“ machen und sich von unabhängigen Experten beraten lassen, um die Fallstricke der neuen Lizenzmodelle zu umgehen und eine finanzielle Katastrophe durch die digitale Transformation zu vermeiden. Die SAP-Community fungiert als Plattform für intensive Diskussionen und den Austausch von Erfahrungen, da viele Anwender gemeinsam nach dem optimalen Vorgehen in dieser komplexen Lizenzlandschaft suchen.