SAP Ariba: Mittelstand muss aufholen

Nach dem Mittelstandsbarometer des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) haben mittelständische Unternehmen immer noch mit Defiziten bei der Digitalisierung ihrer Einkaufsprozesse zu kämpfen – trotz erster erreichter Fortschritte. In der Tat gleichen schon einfache Bestellungen, zum Beispiel von PC-Zubehör, nicht selten bürokratischen Marathons. Dies reicht von der Erfassung der Bestellanforderungen über E-Mail oder Excel über verzögerte Freigaben bis hin zur unkontrollierten Zahlung der Lieferantenrechnungen über verteilte Budgets. Hinzu kommt Maverick Buying – also Einkäufe außerhalb definierter Prozesse. Dies führt zu Mehrarbeit, höheren Kosten, Fehlern und Compliance-Risiken. Dabei ist dringend geboten, die Digitalisierung im Einkauf gezielt voranzutreiben, appelliert der BME–Mittelstandsbarometer an die KMU. Lassen doch der steigende geoökonomische Wettbewerb, die Instabilität der Lieferketten und wirtschaftliche Unsicherheiten keinen weiteren Aufschub zu. 

Effizienz und Compliance 

Einen zukunftsweisenden Ansatz bieten zentrale Plattformen, mit denen sich das Beschaffungs- und Lieferantenmanagement durchgängig automatisieren und klar strukturieren lässt. Dies steigert die Effizienz und Transparenz und senkt die Kosten und die Fehlerraten der Prozesse. Zugleich wird die Gefahr von Verstößen gegen die steigenden regulatorischen Vorgaben reduziert, die die Unternehmen zur Nachhaltigkeit, sprich zur Einhaltung von Menschenrechten und Umweltstandards entlang ihrer Lieferketten, verpflichten. Darüber hinaus profitieren die Bedarfsträger, Einkäufer und Lieferanten von einer verbesserten Zusammenarbeit. Mit SAP Ariba steht eine cloudbasierte Lösung zur Verfügung, die modular aufgebaut und skalierbar ist und auf die individuellen Einkaufsanforderungen zugeschnitten werden kann. So empfiehlt es sich für die Unternehmen, zunächst mit SAP Ariba Guided Buying zu starten. Dabei handelt es sich um eine Kataloglösung, die den Bedarfsträgern durchgängige und intuitive Beschaffungsprozesse per einfachem Mausklick ermöglicht – schnell und komfortabel wie in einem Online-Shop. Eingebaute Richtlinien und Genehmigungsprozesse stellen sicher, dass die Einkäufe den Unternehmensvorgaben entsprechen.

Im Bereich Lieferantenmanagement eröffnet SAP Ariba zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten. Das Modul Supplier Life-cycle and Performance (SLP) ermöglicht ein strukturiertes und schnelles Lieferanten-Onboarding und eine zentrale Stammdatenpflege und unterstützt die Einhaltung unternehmensweiter Vorgaben bei der Auswahl sowie Verwaltung von Lieferanten. Mit Ariba Supplier Risk lassen sich Risiken kontinuierlich überwachen und direkt in die Beschaffungsprozesse einbinden – inklusive automatischer Warnungen und gezielter Lieferantensegmentierung nach Risikopotenzial.

Skalierbarkeit mit Ariba

Wächst das Unternehmen, wächst SAP Ariba mit: Das Sourcing-Modul unterstützt bei der Durchführung strukturierter Ausschreibungen und dem objektiven Vergleich von Angeboten. Ariba Contract Management digitalisiert den gesamten Vertragsprozess – von der Erstellung über die Abstimmung bis zur Freigabe. Über das SAP Business Network, das weltweit mehr als acht Millionen Handelspartner miteinander verbindet, sind Unternehmen eng mit ihren Lieferanten vernetzt. So lassen sich Prozesse deutlich beschleunigen, Risiken reduzieren und die Zusammenarbeit nachhaltig verbessern. Die Praxis zeigt, dass gerade der Mittelstand bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten zögert, da es ihm an personellen Ressourcen und Inhouse-Expertise mangelt. Auch die Angst vor Veränderungen spielt mitunter eine Rolle. Hier kann es helfen, einen Beratungspartner wie Apsolut an Bord zu holen, der als SAP-Gold-Partner über umfassende Fachkompetenzen und Erfahrungen verfügt und in zahlreichen Kundenprojekten Best Practices für die Ariba-Einführung entwickelt: von der strategischen Beratung über maßgeschneiderte Architekturkonzepte bis hin zu Implementierung und Change Management.

Procurement Bot

Zudem kann Apsolut mit eigenen smarten Add-ons punkten, die den Ariba-Standard nach individuellem Kundenbedarf ergänzen. So unterstützt der Apsolut Procurement Bot die automatisierte Bestellanlage, während der „Copilot für SAP Ariba“ die Erstellung von Freitextbestellungen beschleunigt. Beide Lösungen nutzen künstliche Intelligenz. Der Apsolut eSignature Connector for DocuSign vereinfacht die elektronische Unterschrift unter SAP-ERP-Dokumente.

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