S/4, Tradesprint und Hybris

Da die alte, 1985 eingeführte ERP-Lösung, mit der der Shop über viele Schnittstellen verknüpft war, vom Hersteller abgekündigt wurde, entschied sich der Verbund für den Umstieg auf SAP Hybris.

Mit der Umsetzung wurde die Poet betraut, seit Mai 2017 wird mit dem neuen System gearbeitet. Es erlaubt nun das einfache Handling und die Harmonisierung großer Produktdatenmengen verschiedenster Lieferanten und spart dabei im Vergleich zu vorher viel Zeit bei Datenpflege sowie -transfer.

Vom Consumer- bis zum Profiorientierten Fachgeschäft beliefert die Ringfoto-Verbundgruppe ihre Mitglieder mit einem großen Sortiment, das sogar eine Auswahl moderner Studioausstattung umfasst.

Da alle Ringfoto-Mitglieder in Deutschland, Österreich, den Niederlanden, Dänemark und Belgien als eigenständige Unternehmer agieren, die selbst entscheiden, welche Leistungen der Gruppe sie in Anspruch nehmen, muss dies im ERP-System beziehungsweise im Onlineshop der Gruppe darstellbar sein.

„Angesichts der Vielzahl an Produkten im Sortiment und der verschiedenen Sprachen in den vier Ländern gab es diesbezüglich bei der seit 1985 betriebenen Softwarearchitektur Probleme“

berichtet Gerlinde Wiest-Gümbel, die geschäftsführende Gesellschafterin von Poet.

So ließ sich das alte ERP-Programm nur über eine klassische AS400-Oberfläche ohne grafische Benutzeroberfläche bedienen. Als Datenbank fungierte ein überholtes Produktinformationsmanagement-System auf Basis von Lotus Notes.

Hinzu kam, dass die Shops in allen vier Ländern mit deutschem Content bestückt wurden, da es keine Möglichkeit gab, die Inhalte anzupassen.

Insgesamt war die Softwarelandschaft mit über 60 Schnittstellen zu mehr als 20 Programmen sehr heterogen. Dieser Umstand machte eine aufwändige, teilweise vierfache Datenhaltung erforderlich.

„Da die Schnittstellen mit unterschiedlichen Formaten durch zeitlich gesteuerte, im Hintergrund ablaufende Prozesse repliziert werden mussten, ergab sich eine Synchronisationszeit von bis zu 24 Stunden“

erläutert Oliver Hachmann, Bereichsleiter IT und Organisation bei Ringfoto.

Somit standen den Händlern nicht die aktuellsten Lagerbestände und Preise zur Verfügung. Auch Änderungen der gesetzlichen sowie der internen Anforderungen waren kompliziert und langwierig:

Neben der kundenindividuellen Modifikation, etwa bei der Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren, musste in einigen Fällen eine zusätzliche Drittsoftware integriert werden. Dies war umso schwieriger, als es immer weniger Entwickler für die alten Systeme gab.

Zukunftssicher, Look & Feel bleibt

Als der Hersteller den Lebenszyklus des alten Systems abkündigte, entschied sich der Verbund für den Umstieg auf Hybris. Mit dem neuen System, das von Poet implementiert wurde, stehen die ERP-Daten nun in Echtzeit zur Verfügung.

Dies ist erforderlich, um mit den gestiegenen Anforderungen an E-Commerce-Systeme Schritt halten zu können.

„Schnelligkeit, eine übersichtliche Darstellung der kundenspezifischen Informationen und die Möglichkeit, zusätzliche Dienste bereitzustellen, sind heute unabdingbar für die Zukunftssicherheit eines B2B-Shops“

ist Wiest-Gümbel überzeugt.

Alternativen zu der Umstellung gab es daher kaum:

„Wir hätten die alte Lösung zwar weiternutzen und zum Teil auf aktuelle Microsoft-Programme umstellen können, das Ergebnis wäre jedoch trotz der damit verbundenen Investitionen nicht ideal gewesen“

beschreibt Hachmann das Dilemma.

Die Erstellung neuer Schnittstellen war unwirtschaftlich und der monetäre Aufwand für eine Lösung, die nach wie vor anfällig für Übertragungs- und Systemfehler geblieben wäre, insgesamt zu hoch.

Die Neueinführung von SAP war somit attraktiver, da die Geschäftsanwendungen umfangreiche Funktionalitäten für den Handel bieten.

„Mit der Integration von Hybris kommen jetzt alle wesentlichen Komponenten des Shop-Systems aus einem Haus. Das erleichtert die Bereitstellung der verschiedenen Datendienste erheblich“

so der Verantwortliche für die Datenverarbeitung bei Ringfoto.

Um im Hinblick auf die Benutzerakzeptanz sowohl den Mitgliedern als auch den Endkunden die Umstellung so einfach wie möglich zu machen, wurde vonseiten Ringfotos eine Beibehaltung des bisherigen Look & Feel gewünscht.

Gleichzeitig sollten die Abläufe schneller und transparenter werden, um besser auf die Bedürfnisse des Endkunden und Veränderungen am Markt reagieren zu können. Darüber hinaus bestand der Wunsch, auch künftige IT-Einführungen mit dem neuen System in kurzer Zeit umsetzen zu können.

Diesen Anforderungen entsprechend wurde die Echtzeit-ERP-Suite S/4 Hana implementiert und um Tradesprint, eine durch den Poet-Partner Cormeta entwickelte Branchenlösung für den technischen Großhandel, ergänzt.

Der eigentliche Shop wurde mit SAP Hybris Commerce umgesetzt, da der Baukastencharakter dieser Lösung ein hohes Maß an Flexibilität bei der Umsetzung der kundenspezifischen Anforderungen bot.

So erlauben die verschiedenen Acceleratoren eine schlanke und performante Gestaltung diverser B2B- und B2C-Szenarien.

„Bestellungen lassen sich nunmehr synchron abwickeln, sodass sich Lagerbestände und Preise umgehend aktualisieren und den Händlern bei Bestellabfragen zur Verfügung stehen“

zeigt sich Hachmann zufrieden.

Produktdaten- und Lagerverwaltung in Echtzeit

Durch eine Schnittstelle zwischen ERP und Shop können die Mitglieder ihre Orderhistorie und die dazugehörigen Rechnungen im Bereich „Mein RIO“ einsehen.

Bei Stornierungen oder Bestelländerungen wird der Gesamtbestand mit sofortiger Wirkung angepasst. Über einen Lagerwertausgleich können Retouren mithilfe ihrer Seriennummer im Shop gemeldet, abgeholt und die Zahl der Artikel auf Lager angepasst werden.

Ihr Wert wird dann als Gutschrift verbucht. Nicht-bestandsgeführte Daten sind außerhalb des RIO hinterlegt. Sie werden als Service für die Mitglieder aufbereitet und stehen diesen als Delta-Download zur Verfügung.

„So können sie im händlerspezifischen ERP-System weiterverarbeitet werden und zur Qualitätsabsicherung oder zum Abgleich ebenso herangezogen werden wie zur regelmäßigen Aktualisierung und Ergänzung“

führt Wiest-Gümbel aus.

Bei der Beratung im Geschäft kann die Shop-Ansicht so gewählt werden, dass sie einen übersichtlichen Vergleich verschiedener Produkte mit ihren Funktionalitäten erlaubt.

Die Händlerpreise sind unsichtbar. Bei Bedarf kann für den jeweiligen Interessenten ein individuelles Angebot erstellt werden. Im Fall einer Bestellung lässt sich deren Abwicklung durch das Hochladen einer Excel-Liste mit EAN-Codes beschleunigen.

Darüber hinaus können Merklisten angelegt und Warenkörbe mit Namen versehen und gespeichert werden, um die Wiederbestellung zu vereinfachen.

Über verschiedene Berechtigungsstufen können Händler für ihr Geschäft zwischen Nutzern unterscheiden, die bestellen, und solchen, die nur Produktsuchen durchführen oder Warenkörbe speichern dürfen. Diese müssen anschließend von autorisierten Personen freigegeben werden.

Länder- und zielgruppenspezifische Ansprache

„Die Pflege eines zentralen Systems mit konsistenten Produktdaten erfordert deutlich weniger finanziellen und zeitlichen Aufwand. Die einheitliche technologische Basis erlaubt somit eine einfachere Wartung durch die IT-Verantwortlichen bei Ringfoto und geht mit deutlichen Kosteneinsparungen einher“

hebt Wiest-Gümbel die zentralen Vorteile der Neuerung hervor.

Trotz des hohen Planungs- und Koordinationsaufwandes bei der Abstimmung mit dem Partner Cormeta konnten so die Daten zu Zehntausenden Produkten verschiedenster Anbieter und Lieferanten in kürzester Zeit in das System eingepflegt werden, sodass die etwa 1900 Fachhändler des Ringfoto-Verbunds flexibel und an ihre Bedürfnisse angepasst auf diese zugreifen können.

Damit wird nun die gesamte Wertschöpfungskette vom Lieferanten über den Verbund und die einzelnen Händler bis zum Endkunden von einem System bedient.

Die Inhalte der Informationsseiten der bestehenden Shops wurden ebenso migriert wie die Produktdaten im PIM-System. Letzteres erforderte eine Neudefinition des Klassifikationssystems und eine Optimierung der Katalogstruktur.

Zur Anreicherung der Produktdaten kommt die von Poet entwickelte Software Protogo zum Einsatz. Für Verwaltung wurde eigens eine Stammdatenabteilung eingerichtet.

Neu ist auch die Einführung länderspezifischer, eigenverantwortlich arbeitender Content-Teams. Diese konzipieren künftig spezielle Aktionen und Kampagnen, verfassen Inhalte und entwerfen Banner, um die jeweiligen Zielgruppen besser adressieren zu können.

Dafür sind im Backend der Webseite vier Kataloge vorgesehen, die unabhängig voneinander befüllt werden können. So werden die Produktdaten neuerdings aus einem mehrsprachigen Produktkatalog gezogen.

Im Vorfeld des Go Live wurden anwendungsnahe Schulungen zum Backend des Shops, zum Produktinformationsmanagement, zur Hybris-Management-Konsole sowie zu den Einstellungen aller Systeme und zum Admin-Bereich für die relevanten Cockpits beziehungsweise Oberflächen durchgeführt. Seither läuft das System einwandfrei.

Zukünftig sollen auch Marketingkampagnen über das neue System abgewickelt werden. Außerdem soll es innerhalb des nächsten Jahres möglich sein, Newsletter, Mailings und Endkundenwebsites für Marketingzwecke zu personalisieren. Damit werden dann neben dem B2B- auch alle Bereiche des B2C abgedeckt.