S/4HANA: Achtung – fertig – Migration

Simus systems unterstützt Unternehmen mit Software und Services dabei, eine solide Datenbasis aufzubereiten, die eine optimale Nutzung der neuen ERP-Umgebung ermöglicht. Bei jeder Migration gefährden unvollständige, veraltete oder inkonsistente Daten nicht nur den Go-Live, sondern auch die langfristige Nutzung der neuen Systemumgebung. Doch im Vergleich zu anderen ERP-Systemen und älteren SAP-Versionen gilt dies für SAP S/4HANA umso mehr. 

Stammdaten entscheiden über Migrationserfolg

In SAP S/4HANA sind Stammdaten enger in Prozesse, Auswertungen und User Interfaces eingebunden als je zuvor. Die Plattform verfolgt das Ziel eines vereinfachten, zen-tralisierten Datenmodells, das Echtzeitverarbeitung, Automatisierung und Analyse unterstützt. Dies erfordert ein besonders hohes Maß an Datenqualität – vor allem bei den zentralen Stammdatenobjekten, wie etwa von Geschäftspartnern, Materialien und Dokumenten.

Einige tiefgreifende strukturelle Änderungen, die mit S/4HANA eingeführt wurden, verstärken dies. So wurde der Bereich Business Partner (BP) als alleinige Quelle für Kunden- und Lieferantenstammdaten geschaffen, um die Datenintegrität zu verbessern und Redundanzen zu beseitigen. In anderen ERP-Systemen werden Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) als getrennte Stammdaten gehandhabt. Vor einer Migration reicht es nicht aus, diese als SAP-Business-Partner-Gruppen anzulegen. Denn einem SAP Business Partner können noch im Verlauf der Geschäftsbeziehung Rollen wie Debitor, Kreditor, Lieferant, Auftraggeber oder Warenempfänger mehrstufig über Gruppen und Rollen flexibel zugeordnet werden.

Welche Daten werden wie und wo gebraucht? 

Deshalb müssen IT-Verantwortliche frühzeitig in der Migrationsstrategie definieren, welche Datenobjekte in das Zielsystem übernommen werden sollen. Dabei geht es nicht nur um Materialstämme und Geschäftspartner, sondern auch um weitere technische Objekte wie Equipment, Stücklisten oder Klassifizierungen. Parallel sollten die vorhandenen Daten nach Qualitätskriterien analysiert werden: Welche Felder sind unvollständig? Wo gibt es Dubletten oder inkonsistente Werte? Welche Daten sind veraltet und können archiviert werden?

Bereits in dieser Phase empfiehlt es sich, einen erfahrenen Dienstleister ins Boot zu holen, der die Zielstruktur in S/4HANA versteht. Wenn zum Beispiel SAP Business Partner Debitoren und Kreditoren ersetzt, hat das Auswirkungen auf Rollen, Pflichtfelder und Prozesse. Es spart viel Aufwand, wenn derartige Auswirkungen bereits im Vorfeld berücksichtigt werden. simus systems bringt dazu ausgereifte Methoden, Werkzeuge und Erfahrungen mit.

Externe Unterstützung essenziell

Die Zusammenarbeit mit simus systems beginnt mit einem Vorprojekt, das Klarheit über die Potenziale und die dahinterstehenden internen und externen Aufwände schafft. Dazu wird zunächst eine überschaubare Datenmenge vom Kunden bereitgestellt und extern bearbeitet. Anhand der Ergebnisse werden in Workshops und Gesprächen die Ziele für das eigentliche Projekt definiert. Sie beginnen bei einer funktionalen Neuordnung der Stammdaten und umfassen oft die Klassifikation der Norm- und Kaufteile sowie den Aufbau weiterer, kundenspezifischer Funktionsklassen, welche die Wiederverwendungsrate von Materialien signifikant erhöhen.

Regeln verändern statt Daten bearbeiten 

Mit Projektbeginn werden alle relevanten Daten aus den betroffenen Quellen ausgelesen und bearbeitet. Nach zunächst neutralen Regeln für die Aufbereitung und Optimierung werden die Daten sortiert, angereichert und in einer Ergebnisdatenbank abgelegt. Die Ergebnisse lassen sich nun mit der Suchmaschine classmate FINDER filtern und betrachten, um eventuelle Fehler, Dubletten oder -Ungenauigkeiten aufzufinden. In Workshops oder Teams-Konferenzen mit den betroffenen Fachabteilungen des Kunden werden die Ergebnisse verfeinert. Änderungen werden jedoch nicht über einzelne Datensätze, sondern über Aufbereitungsregeln korrigiert. 

Es erfolgt eine automatische Strukturierung der Daten in die entsprechenden Klassen. So lassen sich selbst umfangreiche Datenmengen innerhalb von Stunden aufbereiten. Dank dieser Methodik werden bis zu 80 Prozent des Aufwands für die Datenbearbeitung eingespart. Anschließend werden die Daten samt neuer Struktur mit einer flexiblen Schnittstelle von simus systems in das neue System eingelesen.

Nachhaltige Sicherung der Datenqualität

Um die einmal erreichte Qualität der Stammdaten zu erhalten, werden mit dem classmate FINDER die Regeln der Master Data Governance in Prozesse überführt. So können Anwender beispielsweise einen Materialantrag stellen, wenn sie ein gewünschtes Teil nicht finden. Eine Stammdatenstelle begutachtet die Materialanträge. Nach positiver Entscheidung wird das neue Material über die Schnittstelle automatisch in SAP S4/HANA angelegt.

Unternehmensübergreifender Pflegeprozess

Auch die Datenpflege für Business Partner, Equipments oder Materialstämme lässt sich über mehrere Fachabteilungen hinweg in anpassbaren Prozessen au-tomatisieren. Für Sicherheit sorgt ein Berechtigungskonzept, intelligente Voreinstellungen reduzieren den Aufwand und verhindern Fehleingaben. Die intelligente Unterstützung bei Routineaufgaben beschleunigt die Durchlaufzeit, der Datenbestand bleibt aktuell und hoch-wertig.

Hohe Benutzerfreundlichkeit, geringer Aufwand

Die Datenaufbereitung vor einer Migration auf SAP S4/HANA ist eine Notwendigkeit. Die anschließende Datenpflege mit simus classmate führt zu hoher Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Transparenz. Die Workflows lassen sich unabhängig von SAP kostengünstiger definieren und anpassen – ohne die Datenhoheit des ERP-Systems aufzugeben. Doch simus classmate bringt weitere Benefits. Die automatische Erstellung und Pflege beispielsweise von Materialkurztexten und Warentarifnummern gehört ebenso dazu wie die Pflege von Einkaufsinfosätzen gemeinsam mit dem Material. Sogar automatische Übersetzungsroutinen dieser Texte in mehrere Zielsprachen werden einfach realisiert.

Über simus systems

Die 2002 gegründete simus systems GmbH mit Sitz in Karlsruhe ist mit ihrer Produktfamilie simus classmate einer der Marktführer im Bereich automatische Klassifizierung von CAD-Modellen, Datenbereinigung von Massendaten, dem Suchen und Finden vorhandener Daten und der automatischen Kalkulation. Das eigenständige Unternehmen bietet Erfahrungen aus über 400 erfolgreichen Projekten in den Branchen Maschinen- und Anlagenbau, Automobilindustrie und Elektrotechnik. Die Produktfamilie simus classmate integriert sich mit führenden 3D-CAD- und PLM-Lösungen sowie mit ERP-Systemen wie SAP.

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