S/4-Transformation mit Big-Bang-Go-live

Vereinfachte und standardisierte Geschäftsprozesse, mehr Automation und eine deutliche Effizienzsteigerung bei gleichbleibend hoher Prozessqualität: Die Gründe, die beim Schweizer Technologiekonzern SFS Group (3,04 Milliarden CHF Jahresumsatz, 13.700 Mitarbeitende) zur Entscheidung für einen Umstieg auf SAP S/4 Hana und damit ein Verschmelzen der beiden genutzten ERP-Systeme führten, waren vielseitig. Mithilfe der Unternehmensberatung cbs plante man die digitale Transformation in zwei Projektschritten. Im ersten Teilprojekt wurden die Finanzabteilungen in 27 Ländern migriert, zeitgleich mit den Geschäftsprozessen der Schweizer Handelsgesellschaft. Im zweiten Schritt folgte die Umstellung der Geschäftsprozesse in den übrigen, international operierenden Divisionen von SFS. Das Projekt war mit rund einer Million Materialien, 2,7 Millionen Stücklisten und 23.000 Fertigungsaufträgen von einem umfassenden Scope geprägt. SFS profitierte in beiden Projektschritten vom selektiven Transformationsansatz von cbs. 

Zuerst bei den Finanzabteilungen

Nach einem Finanz- und Logistik-Big-Bang setzt SFS heute auf ein harmonisiertes System, das zahlreiche Mehrwerte bietet. SFS hat SAP bereits seit 20 Jahren im Einsatz. Nun wollten die Verantwortlichen die anstehende S/4-Hana-Implementierung für eine Harmonisierung nutzen. 

„Wir hatten in der Vergangenheit zwei ERP-Landschaften, die historisch gewachsen sind. Sie waren in ihrer Dimension unterschiedlich ausgeprägt und wurden dementsprechend für verschiedene Bereiche eingesetzt. Doch letztlich haben wir erkannt, dass wir diese unterschiedlichen Ausprägungen nicht mehr benötigen und uns deswegen für ein gemeinsames Transition-Projekt entschieden“, erinnert sich Roland Tüscher, Projektmanager S/4-Transition bei der SFS Group. Reto Buchli, Head of Corporate Information Technology, ergänzt: „Unsere Ziele waren einfachere Strukturen, optimierte Prozesse und der Merge auf ein zukunftsfähiges, gemeinsames System.“ Dafür wurden im ersten Projektschritt die Finanzabteilungen in 27 Ländern und Geschäftsprozesse der Division Distribution & Logistics Switzerland migriert, wo die SAP-Plattform zuerst erfolgreich aktiviert wurde.

Weniger Risiko 

Für die zweite Phase, bei der alle Einkaufs- und Verkaufsorganisationen sowie die Produktionswerke umgestellt wurden, sah der Plan ursprünglich zunächst ein -Pilotprojekt bei den Produktionsgesellschaften in der Schweiz vor. 

Doch davon rückte man nach einer Risikoanalyse und intensivem Austausch mit cbs schnell ab. „Aufgrund unserer Erfahrungen aus der ersten Projektphase haben wir erkannt, dass das Pilotprojekt keine Risikominimierung bedeuten würde“, erklärt Tüscher. 

Ein wichtiger Grund war, dass eine ausschließlich in der Schweiz stattfindende Umstellung das Geschäft zwischen den einzelnen Landesgesellschaften deutlich erschwert hätte. Denn dafür wären äußerst komplexe Transitions-Szenarien nötig geworden, um den reibungslosen Austausch zwischen den zwei verschiedenen Systemen zu gewährleisten. So entschied sich SFS auch mit Blick auf eine um ein Jahr kürzere Projektlaufzeit für einen Big Bang. „Aus heutiger Sicht war es die richtige Entscheidung. Denn damit war unser Fokus von Beginn an viel klarer“, verdeutlicht Tüscher.

Punktuelle Veränderung 

Ein ausschlaggebender Aspekt bei der Wahl des passenden Partners war der selektive Transformationsansatz und die jahrzehntelange Projekterfahrung der Heidelberger. „cbs hat in einigen herausragenden Innovationsprojekten der Industrie gezeigt, dass der selektive Weg den Unterschied macht“, sagt Tüscher. Dabei wurden im Gegensatz zu einem aufwendigeren Greenfield-Ansatz die Stammdaten und die Architektur nur punktuell verändert. Damit ließ sich das Projekt verschlanken und so besser stemmen und organisieren. Der selektive Migrationsansatz hat die organisatorische Veränderung wesentlich erleichtert.

Doch es gab auch Herausforderungen. Dies betraf vor allem die zeitgleiche Umstellung in 20 Ländern und in Gesellschaften mit unterschiedlichen Produktsegmenten. Keine einfache Aufgabe, vor allem mit Blick auf die Sprachenvielfalt und unterschiedliche Zeitzonen. Um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können, führte die SFS Group im Vorfeld umfangreiche Tests mit den Prozess-Verantwortlichen durch. 

SFS ging diese Aufgabe mit einer Einladung an alle internationalen Key User an. „Für den Fit-to-Template-Workshop, den vierten und fünften Integrationstest sowie den User-Acceptance-Test haben wir alle Key User zu uns nach Heerbrugg in die Firmenzentrale geholt. Das waren sehr intensive, arbeitsreiche Tage. Damit konnten wir die Eigenheiten der einzelnen Geschäftseinheiten in den jeweiligen Prozessen am einfachsten identifizieren“, sagt Tüscher. 

Ein positiver Nebeneffekt war das persönliche Kennenlernen der Key User und des Projektteams, was zu einem regen Austausch und Gesprächen führte, die das Team deutlich voranbrachten. „Für mich war der große Mehrwert des persönlichen Kontaktes der Landesvertreter untereinander ein wichtiges Learning. Die physische Teilnahme vor Ort und die Begeisterung zu spüren, waren am Schluss entscheidend für den Projekterfolg“, verrät Buchli. Für die Zukunft ergab sich daraus zudem eine gemeinsame Wissensbasis, die für die nächsten Schritte eine optimale Basis bildet.

Über das gesamte Projekt hinweg war die bestehende vertrauensvolle Beziehung zu cbs ein wichtiger Aspekt. So führte das gleiche Denken, das hohe Qualitätsansprüche beinhaltet, aber auch eine offene Kommunikation sowie einen positiven Umgang unter den Mitarbeitenden in den Fokus rückt, zu einem hervorragenden Ergebnis. „Für uns war wichtig, dass wir ein partnerschaftliches Miteinander gespürt haben. Wir hatten von Beginn an den Eindruck, dass wir uns mit cbs optimal verstehen, weil wir das gleiche Mindset mitbringen. Das ist wichtig, um in herausfordernden Situationen passend zu reagieren“, sagt Tüscher. „Alle Gespräche fanden auf Augenhöhe statt, unabhängig vom Ansprechpartner.“

Harmonisierung trifft Innovation

Mit dem erfolgreichen Big Bang setzte SFS das Hauptziel der Harmonisierung der Prozesse um. cbs stand dabei als Partner zur Seite, der bei prozessseitigen Anpassungen und Innovationen gleichermaßen beraten konnte. „Wir haben ja schon einige Erfahrungen mit der neuen Plattform gemacht. Unseren Mitarbeitenden eröffnen sich neue Chancen, mit einer hohen und raschen Datenverfügbarkeit sowie mit modernen Benutzeroberflächen arbeiten zu können. Das ist ein wichtiger Mehrwert, der SFS effizienter und schneller macht“, erklärt Buchli. 

Außerdem gab es weitere Entwicklungen, die künftig zunehmend Wirkung zeigen werden: E-Invoicing-Prozesse werden ebenso über die Cloud abgewickelt wie die Verbindung zu den Spediteuren, was zu deutlichen Skaleneffekten führt. Im Bereich Printing wurde ein unternehmensweites Outputmanagement-System eingeführt, das die Implementierung von neuen Druckermodellen künftig verlässlicher macht und beschleunigt. Auch die SAP-Berechtigungen der Mitarbeitenden werden nun mit einem gruppenweiten Modell gesteuert. Die weitreichendsten Veränderungen betreffen jedoch das Product Lifecycle Management. „Die größte Innovation sehe ich im Bereich PLM. Hier haben wir im Rahmen des Projektes neue Prozesse entwickelt und designt. Das war ein wichtiger Teil des Projektes“, erklärt Buchli. 

Grundlage künftiger Innovationen

Tüscher ist mit dem Projekt hochzufrieden: „Wenn man in der ersten Woche bereits die Hyper-Care-Organisation anpassen kann, gab es keine kritischen Vorkommnisse. Und das ist am Ende ein sehr positives Ergebnis.“ Buchli betont: „Unser Ziel ist es, schlanke, agile und zukunftsfähige End-to-End-Geschäftsprozesse zu etablieren, um dadurch wettbewerbsfähig zu bleiben. Gemeinsam mit cbs konnten wir einen zukunftssicheren ERP-Kern aufbauen, der unser Geschäft global unterstützt und die Voraussetzungen für die Nutzung künftiger Entwicklungen und Innovationen schafft.“ Kein Wunder, dass bereits Innovationen im Bereich der Produktions- und Feinplanung vorgesehen sind, die mit dem nächsten Software-Release eingeführt werden sollen.

Weiter zum Partnereintrag: