S/4 in einem Jahr?

Mehr als 1600 Beschäftigte an über 90 Standorten: Die Elmer-Gruppe vereint als Verbund 13 unterschiedliche Vertriebsgesellschaften in der Sanitär-Heizung-Klimabranche. Für ihre professionelle, erfolgreiche Zusammenarbeit sorgt seit 2017 ihr firmenübergreifendes ERP-System – SAP ECC 6.0. Dort werden unterschiedliche Bereiche des Fachgroßhändlers wie Vertrieb und Einkauf, Finanzwesen, Controlling sowie Logistik in einem System erfasst.

Mit Bekanntwerden des End of Life von SAP ERP ECC 6.0 entstand für das SHK-Groß­handels­unternehmen Handlungsbedarf: „Auch wenn wir vom Vorgängerprodukt überzeugt sind, wünschen wir uns auch zukünftig eine supportfähige Umgebung, die softwareseitig auf dem aktuellen Stand ist“, erklärt Frank Knitsch, Bereichsleiter für IT, Service und Projekte von Elmer. „Eine frühzeitige Umstellung auf das neue SAP S/4 Hana entspricht unserem Anspruch, die modernsten und neuesten Technologien proaktiv ins Unternehmen zu tragen. So wollten wir in keine Zwangslage – dass wir handeln müssen – kommen, sondern schnellstmöglich von den Verbesserungen des S/4 profitieren“, betont Knitsch.

Cloudbasiert = zukunftsorientiert

Neben dem modernen Look and Feel, das für eine mitarbeiterfreundliche Usability sorgt, überzeugte die Projektverantwortlichen vor allem die Cloudfähigkeit von SAP S/4 Hana. „Der Schritt in die Cloud bedeutet für uns eine klare Zukunftsorientierung“, kommentiert Knitsch. „Unser bisheriges ERP-System mithilfe unseres langjährigen IT-Partners FIS auf das neue Release zu heben, war für uns eine logische, zukunftsweisende Weiterentwicklung, von der wir uns einige Vorteile versprechen“, so Knitsch.

Einfachere Warenwirtschaft

„So wollen wir zum einen die Performance perspektivisch deutlich ausbauen und Lade- und Wartezeiten in Luft auflösen“, beschreibt Knitsch. Zum anderen ließen sich Prozesse mittels Automatisierung und Simplifizierung vereinfachen und beschleunigen. Eine Verbesserung stellt sich zum Beispiel direkt durch die Nutzung der neuen Oberfläche Fiori in Verbindung mit dem Launchpad ein, indem Arbeitsvorräte teilweise live ermittelt und unmittelbar auf der Startseite der Mitarbeiter angezeigt werden. Auch die neuen FI- und CO-Integrationen ermöglichten einen besseren Datenaustausch zwischen dem Controlling (CO) und der Finanzbuchhaltung (FI).

Auch die Vertriebsmitarbeitenden, der Einkauf und das Lager sollten von den S/4-­Hana-Optimierungen profitieren. Daher setzt der SHK-Großhändler auch weiterhin auf die marktführende Warenwirtschaftssoftware FIS/wws NG des SAP-Dienstleisters FIS Informationssysteme und Consulting GmbH, da sie die spezifischen Großhandelsprozesse am besten abbildet. Mit der SAP-basierten ERP-Software für den technischen Großhandel lassen sich beispielsweise Aufträge einfach und mit Bezug zu bestimmten Objekten anlegen, kalkulieren und verfolgen.

Preise werden automatisch auf Basis gültiger Angebote ermittelt. Bestellungen können durch passende Vorschläge des Systems oder angepasste Einkaufslisten verbessert werden. Außerdem sind branchenspezifische Suchen schneller erledigt. Daneben erleichtern eine inte­grierte Objektverwaltung sowie eine smarte Leistungsverzeichnisbearbeitung und -verarbeitung den Vertriebsmitarbeitern die täglichen Abläufe. „Auch dass das FIS/wws branchenspezifische Standards wie beispielsweise GAEB direkt enthält, vereinfacht uns den Austausch von Artikeldaten“, kommentiert Knitsch.

Geplant, arbeitsintensiv, erfolgreich

Bevor es zu all diesen Verbesserungen kam, stand dem Projektteam ein arbeitsintensives Jahr bevor: Nach Einführung der Hana-­Datenbank begann im Mai 2024 die S/4-Hana-­Transition, die neben dem Warenwirtschaftssystem noch weitere Themen umfasste: FIS/mpm für das Stammdatenmanagement, FIS/edc und FIS/fci für das Rechnungsmanagement, FIS/odx für den digitalen Datenaustausch zwischen Handwerk und Großhandel sowie FIS/LastMile für die mobile Warenauslieferung.

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„Der Schritt in die Cloud bedeutet für uns eine klare Zukunftsorientierung.“

Frank Knitsch,
Bereichsleiter für IT,
Service und Projekte,
Elmer-Gruppe

Um all diese Bereiche erfolgreich umzustellen, arbeiteten insgesamt 50 Verantwortliche der Elmer-Gruppe und Kollegen von FIS in unterschiedlichen Phasen Hand in Hand zusammen: Während in der Explore-Phase ermittelt wurde, was sich genau ändert und welche Anpassungen notwendig sind, wurden in der Realisierungsphase erste einzelne Funktionen getestet und geprüft.

So begann ein iterativer Prozess, in dem alle Funktionen und Prozesse schrittweise entwickelt und verbessert wurden, sodass in der Prozess-Test-Phase mit über 10.000 Integrationstests alle entstandenen Prozesse geprüft werden konnten. Danach folgte die Zeit der Schulungen, infolgedessen über die Osterfeiertage im April 2025 der geplante Cut-Over der S/4-Hana-Transition ohne Ausfallzeiten stattfand.

Optimaler Projektverlauf

„Rückblickend hat uns besonders beeindruckt, mit welchem Engagement und mit welcher Konsequenz alle Beteiligten agiert haben und wir daher zu keinem Zeitpunkt unseren Zeitplan infrage stellen mussten. Es war schon eine äußerst arbeitsreiche Zeit für alle Kollegen, unsere ECC-Welt vollumfänglich in S/4 zu transformieren.

Insgesamt entstanden bei uns intern circa 2500 Aufwandstage. Die damit verbundene Komplexität konnten wir durch viel Erfahrung und ein sehr gutes Miteinander gut handeln und das Projekt verlief damit, wie wir es uns gewünscht haben“, beschreibt Frank Knitsch. Vor ­allem der partnerschaftliche und persönliche Austausch sowie das Verbandsnetzwerk machten die seit 2014 erfolgreiche Zusammenarbeit mit der unterfränkischen SAP-Dienstleister aus.

Potenzial der Cloud ausloten

Auf das Projekt bezogen ergänzt Sandra Cararo, Head of Sales based Customer bei FIS: „Besonders die Mischung aus Kollegen, die sich seit Jahren kennen, und Anwendern, die neuen Input brachten, hat dieses Projektteam ausgezeichnet und erfolgreich werden lassen.“ Nach diesem erfolgreichen gemeinsamen Projekt ging es direkt weiter und die nächsten Schritte wurden geplant: Das neue Potenzial der Cloud soll kurzfristig und bestmöglich genutzt werden. Auch die Entwicklung neuer Apps ist bereits in Planung. Zudem sind Erweiterungen um zusätzliche FIS/mpm Komponenten geplant, um das Stammdaten-Tool noch umfassender nutzen zu können.

Fazit: ERP-Upgrade im Sprint

Innerhalb eines Jahres gelang der Elmer-­Gruppe der erfolgreiche vollumfängliche Umstieg des ERP-Systems von SAP ECC auf S/4 Hana. Für die Zukunft gerüstet ­arbeiten nun alle Bereiche des SHK-Großhändlers – von Einkauf und Vertrieb über Finanzwesen und Controlling bis zur Logistik – in einer modernen Umgebung. Die verschiedenen Großhandel-spezifischen Lösungen des IT-Dienstleisters FIS ermöglichen in allen Abteilungen flexiblere, ­einfachere und schnellere Prozesse, sodass die notwendige Transformation schon jetzt klare Verbesserungen mitbringt und viel Potenzial für die Zukunft bereithält.

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