Revisionssichere Seite

Fiskalisierung und KassenSichV: Desaster oder alles im Lot auf dem Boot?

Spätestens seit dem 1. Januar 2023 ist die letzte Frist – im Fall von Ausnahmegenehmigungen – verstrichen, um die Richtlinien der Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV) umzusetzen! Und wer hier das Zusammenspiel mit den GoBD-Vorgaben vergisst, kommt sehr schnell in Erklärungsnot. Wer ein Desaster vermeiden möchte, sollte bei den folgenden Punkten einen Haken machen können:

• Das Gegenprüfen der DSFinV-K- mit den TAR-Exporten auf tatsächliche inhaltliche Übereinstimmung ergibt keine Fehler.
• Alles, was Sie zur TSE schicken (um signiert zu werden), ist auch in der DSFinV-K enthalten. 
• Sie wissen, zu welchen internen Journalen/Dateien welche DSFinV-K Files + TAR-Exporte dazugehören. 
• Vom Bon bis zur bilanziellen Fortschreibung als FI-Beleg sind alle Wertflüsse nachvollziehbar und Verdichtungen dokumentiert und aufzulösen.  
• Die Besonderheiten Ihrer Prozesse sind in der Verfahrensdokumentation enthalten.
• Eine QR-Code-Validierung sowie die Prüfung der Beleginhalte sind möglich.
• Das Archiv ist für die zukünftig anfallenden Daten geeignet und der mögliche Anschluss an die SAP-Cloud wurde geprüft. 

Wer hier keine oder nur wenige Haken setzen konnte, ist bei Consult-SK gut aufgehoben. Denn für alle diejenigen, die mit umsatzsteuerrelevanten Kassen arbeiten und SAP nutzen, haben die Prozessberater ein Dienstleistungs- und Softwarepaket geschnürt. Damit bleiben Händler auf der revisionssicheren Seite und müssen sich keine Sorgen machen, wenn die Mitarbeiter der Finanzbehörden an die Tür klopfen. Dieses Paket beinhaltet neben dem eigens hierfür entwickelten Add-on Receipt4S die Überprüfung vorhandener Datensätze sowie die Unterstützung bei der Wahl eines geeigneten Archivs für die anfallenden Massendaten (inkl. Cloud-Lösungen) sowie Hilfe bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation.

Wie läuft ein solcher Prozess hin zur KassenSichV-konformen POS-Datenarchivierung ab und wie lange dauert das? Im ersten Schritt brauchen SAP-Bestandskunden nichts weiter zu unternehmen, als eine kostenfreie telefonische Erstberatung durch den Consult-SK-Geschäftsführer Stephan Kaup, alias Dr. POS, zu buchen. Zur Verfügung stehende Time Slots für diese Beratung können über die Produktseite des Add-ons Receipt4S mit wenigen Klicks gebucht werden.

Health Check und Prüfung

Einen Schritt weiter in Richtung Revisionssicherheit geht die kostenpflichtige Option Health Check. Hierbei handelt es sich um einen Workshop, in dem direkt an den Daten des Händlers geprüft wird, ob in Bezug auf TSE sowie auf Vollständigkeit und Bereitstellung der Kassendaten alles im grünen Bereich ist. Durch die Zusammenarbeit mit Gastro-MIS ist die Consult-SK in der Lage, realistische Prüfungen durchzuführen, denn: Die Gastro-MIS ist Entwickler von AmadeusVerify, also exakt dem Tool, das die Finanzbehörden für ihre Prüfungen nutzen. Diese Zeit- und Kosteninvestition lohnt sich in jedem Fall, denn sie spart jede Menge Arbeit und Kopfzerbrechen, wenn der Fall einer Überprüfung eintritt. Und diese Überprüfungen mithilfe von AmadeusVerify finden bereits seit Januar 2023 statt und nehmen zu.

POS-Daten: Receipt4S

Fallen im Rahmen der Überprüfung innerhalb des Workshops Mängel auf, besteht die Möglichkeit, als schnell implementierte Lösung auf das SAP-Add-on Receipt4S zurückzugreifen. Receipt4S hält alle Daten an einer zentralen Stelle für Sie abrufbar zusammen und zeigt im Monitor per Status-ampel auf einen Blick an, wo es hakt. Beispielsweise, wo eine TSE-Signatur fehlt oder keine DSFinV-K erstellt worden ist. Dank der Belegflussanzeige sind mögliche Fehlerquellen schnell identifiziert. IT-Mitarbeiter können über Receipt4S zusätzlich festhalten, ob es z. B. einen Systemausfall gegeben hat. Ohne eine Aufzeichnung wäre es im Prüfungsfall kaum möglich, sich daran zu erinnern. 

Die Funktionen im Überblick:

• Übernahme und Verwaltung der prüfungsrelevanten Kassendaten
• Problemlose Integration (ohne TSE) Ihrer Bestandskassen inkl. Software
• Automatisierte Vollständigkeitskontrolle
• Bereitstellung der Prüfungsdaten für den Z1-, Z2- und Z3-Zugriff (z. B. DSFinV-K, SAF-T Export)
• On-premises oder Cloud-Lösung
• Werkzeuge zur progressiven und retrograden Prüfung über den Bon, SAP CAR und SAP FI/CO 
• Fiori-Weboberfläche und Reporting-Funktionen

Um auf die Frage „Wie lange dauert das?“ zurückzukommen: Vom Kick-off bis zum Go-live des Add-ons vergehen im Durchschnitt sechs bis acht Wochen. Dank der Virock-Implementierungsmethode ist Consult-SK als SAP-Silver-Partner in der Lage, zähe Projektverläufe zu vermeiden. Übrigens: Receipt4S ist als SAP-zertifizierte Anwendung auch im SAP-Store zu finden!