Prokrastination im SAP-Lizenzmanagement? Wird teuer!

Zweifelsfrei ist das Lizenzgeschäft im SAP-Bereich mehr als komplex. Keine Überraschung also, dass man diesem Thema mit großem Respekt begegnet und es am liebsten immer vor sich herschiebt. Wo sich die „Large Enterprises“ die Funktion eines internen Lizenzmanagers leisten, steht der Mittelstand oft allein auf weiter Flur – es sei denn, man holt sich externe Unterstützung.

Dass sich das schnell finanziell auszahlt, beweist die Praxis: Ein Kunde von q.beyond etwa hat nach einem intensiven Lizenz-Review durch User/Use-Strukturierungen verschiedene Anpassungen vornehmen und letztlich eine mittlere sechsstellige Summe an Lizenzgebühren umgruppieren können.

Sind Unternehmen unterlizenziert, drohen schmerzliche Nachforderungen; sind sie überlizenziert, zahlen sie zu viel. Grundsätzlich gilt wie im normalen Leben: Wenn man etwas nutzt, dann muss man es eben auch bezahlen. Hat man etwas doppelt, dann kann man es auch verkaufen. Hier beginnt das Problem, denn: Das will SAP nicht und legt Kunden diverse Steine in den Weg – die anderen Software-Hyperscaler sind aber auch nicht besser.

Die gute Nachricht: Bei SAP gibt es die Möglichkeiten der Extension Policies. Funktioniert vielleicht nicht immer zielführend, ist kompliziert, aber man kann seine Software konvertieren. Ein anderer Weg, mal wieder eine glatte Linie in seine SAP-Lizenzen zu ziehen, ist der Move hin zu S/4 Hana. Ein kompletter Relaunch in eine neue, geordnete SAP-Lizenzwelt ist möglich.

Das Review der Lizenzen starten die SAP-Experten in der Regel mit einer Bestandsaufnahme: Wie viele und welche Lizenzen sind vorhanden und wie werden sie real und funktionell wirklich genutzt? Ist der im Rollenmodell dargestellte Usertyp an der Stelle seiner Verwendung überhaupt der richtige?

Mit Hinblick auf die Digitalisierung und/oder Pro­zessänderungen gilt es zu erkennen, ob dieser Use(r)-Typ an dieser Stelle in der Zukunft noch korrekt oder gar noch notwendig ist. Ein Prozess, der beispielsweise bis vor Kurzem noch von Mensch zu Maschine funktioniert hat, wird nun von Maschine zu Maschine abgedeckt. Mit einer Roadmap legen die Unternehmen gemeinsam mit den externen Beratern die nächsten Schritte fest, etwa für eine geplante Transformation auf S/4 Hana.

Notwendiger Weitblick

Das leidige Thema der indirekten Nutzung wird einem hier immer wieder begegnen. Es ist sicherlich aus Sicht der SAP verständlich, für eine grundsätzliche Nutzung ihres Systems eine Gebühr zu verlangen. Gerade wenn ein Endverbraucher oder ein Bot einen Prozess im System startet, den gestern ein (zahlungspflichtiger) User gestartet hat.

Aber ist eine Information, ein Datensatz im digitalen Zeitalter auch immer der Start eines Prozesses? Ein unerschöpfliches, aber vor allem unübersichtliches Minenfeld. Haben Unternehmen ihre Lizenzen unabhängig vom Zeitdruck der Nachvermessung optimiert, haben sie eine deutlich bessere Verhandlungsposition. Sie sind bestens vorbereitet und vermeiden teure Nachzahlungen ebenso wie hohe, unnötige Kosten in Folge von Überlizenzierungen.

Bei alldem stets den notwendigen Weitblick zu haben, also idealerweise heute schon zu wissen, ob die Arbeit des Mitarbeiters X bis Ende des Jahres noch eine Professional-Lizenz braucht, ist durchaus nicht einfach. Dafür bedarf es einer ganzheitlichen Betrachtung – angefangen bei der Unternehmensstrategie über die Prozesse bis hin zum Betriebsmodell.

Wie in einem Orchester braucht es dafür nicht nur die richtigen Instrumente und Methoden, sondern auch den richtigen Dirigenten. Fazit? Es lohnt sich sehr, den Prokrastinationskomplex zu überwinden und das Lizenzmanagement zu professionalisieren. Auch hier gilt eben wieder: Man muss es nur tun, denn auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt.