Produktiv mit großem Archiv

Bislang hielt ADVA Optical Networks alle Anwendungsdaten in einer Online–Datenbank vor. Performance-Probleme beeinträchtigten dabei regelmäßig den operativen Betrieb. Mandantenkopien konnten aufgrund des hohen Datenvolumens nur mit langer Laufzeit durchgeführt werden. ADVA beauftragte daher cbs Corporate Business Solutions, einen automatisierten SAP-Archivierungsprozess zu implementieren.

Grundlage war ein kundenspezifisches, globales Archivierungskonzept, mit dem ADVA sein Datenvolumen auf das effektiv notwendige Maß reduzieren könnte. Die Automatisierung gelang mithilfe von Tools aus der Spezialsoftware cbs ET Enterprise Transformer. Damit konnten Planungs- und Dokumentationsvorgänge innerhalb des Archivierungsprozesses sehr effizient gestalten werden.So wurde eine Archivierungslösung zur Ablage von SAP-Anwendungsdaten eingeführt, die den gesetzlichen Anforderungen und internen Standards genügt und positive Auswirkungen auf den operativen Betrieb der Systeminfrastruktur im Bereich SAP ERP hat.

ADVA bietet offen programmierbare Hardware- und Softwarelösungen als Fundament intelligenter Hochgeschwindigkeitsnetze an. Mit Zugangslösungen können Festnetz-, Mobilfunk- und Kabelnetzbetreiber ihr Diensteangebot einfach realisieren, betreiben und mit virtualisierten Netzfunktionen schnell erweitern. Der Telekommunikationsdienstleister liefert seit fast 20 Jahren Lösungen an 10.000 Unternehmen weltweit, darunter Telekommunikationsriesen wie British Telecom, Deutsche Telekom, Telefónica, Time Warner Cable und Vodafone.

ADVA betreibt ein zentrales SAP-ERP-System der Version ECC 6.06 mit 14 Gesellschaften. Das Unternehmen hielt alle Anwendungsdaten in einer SAP-Online–Datenbank mit einer Größe von rund zwei Terabyte auf einem Microsoft SQL Server vor. Es wurde eine enorme Menge historischer Daten im System gespeichert, die bis ins Jahr 2008 zurückgingen.

Zentrale Datenbank mit hohem Wartungsaufwand

Die Vorhaltung der Anwendungsdaten ausschließlich in der Datenbank machte nach rapidem Wachstum des Datenvolumens Schwierigkeiten.

Yvonne Nachreiner, Projektleiterin und Manager Business Application Services:

“Performance-Probleme beeinträchtigten regelmäßig den operativen Betrieb. Mandantenkopien konnten aufgrund des hohen Datenvolumens nur mit langer Laufzeit durchgeführt werden”

Beim Kopieren von Mandanten werden sehr große Datenmengen bewegt mit dem Ziel, das Testsystem mit aktuellen Daten aus dem Produktivsystem zu versorgen. Ein einziger Mandant ohne Anwendungsdaten benötigt in der Datenbank etwa 500 MB Speicher. Das Kopieren inklusive Anwendungsdaten kann daher mehrere Stunden dauern. Der Testmandant ist in diesem Zeitraum nicht erreichbar. Während dieser Zeit sind häufig mehrere Dialogprozesse belegt.

Zudem müssen große Datenmengen temporär ausgelagert werden. Der Ablauf stellte somit einen zeitlichen und ressourcenintensiven Schritt innerhalb der Wartungsarbeiten der Systeminfrastruktur im Bereich SAP ERP dar. Die angesprochenen Performance-Probleme äußerten sich darin, dass der Zugriff auf wichtige Daten stark erschwert oder mit langen Ladezeiten verbunden war. Ein weiteres Manko: Ein Konzept zur Datenablage war nicht etabliert, verbindliche Regeln für die Ablage von kritischen Daten waren nicht festgelegt.

Ziel war es nun, die archivierbaren Anwendungsdaten aus der Online–Datenbank in Archivdateien zu überführen und revisionssicher abzulegen. Als Projektpartner wurde die SAP-Beratung cbs ausgewählt. Auf dem Gebiet der SAP-Datenarchivierung kann das Heidelberger Beratungshaus auf zahlreiche Projekte und Best-Practice-Know-how aus verschiedenen Modulen wie Finanzen/Controlling, Sales & Distribution und Projektmanagement zurückgreifen.

Planungsexpertise gefragt

ADVA vertraute bei der Projekt-Realisierung auf die hauseigene Methodik für die Durchführung von IT-Projekten. Diese ist aufgeteilt in verschiedene Phasen unter der Überschrift Business Requirements, Technisches Design, Implementierung und Business Acceptance.

Zu den besonderen fachlichen Herausforderungen des Vorhabens zählte die umfassende System- und Datenbankanalyse während der initialen Konzeptionsphase zum Projektstart. Hierbei kam das cbs-Analyseframework zum Einsatz. cbs entwickelte auf Basis der Kundenanforderungen und der vorliegenden Analysedaten eine unternehmensweite Archivierungsstrategie sowie einen Archivierungsplan für ADVA sowohl zur initialen als auch periodischen Datenarchivierung.

Im Detail ging es im ersten Schritt darum, aus der Masse der Anwendungsdaten relevante Archivierungsobjekte mithilfe der Datenbankanalyse zu identifizieren. Dies sollte zu einer massiven Verschlankung der Datenbank führen. Zusammen mit den Unternehmens-Verantwortlichen aus dem Bereich Business Application Services wurde ein großer Umfang, bestehend aus 48 Archivierungsobjekten, definiert, quer durch alle SAP-ERP-Module. Innerhalb der folgenden Designphase ging es da­rum, verbindliche Aufbewahrungsfristen und Verweildauern von Anwendungsdaten im SAP-ERP-System zu definieren sowie einen Archivierungsplan unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Anwendungsobjekten zu erstellen.

Eine wesentliche Anforderung bestand darin, die Archivierungsschritte, bestehend aus Vorlauf, Schreibphase, Löschphase und Nachlauf, weitestgehend automatisiert, also unter minimalem Aufwand für die Archivadministration für alle Archivierungsobjekte, wie etwa Buchhaltungs-, Einkaufs- oder Verkaufsbelege, ablaufen zu lassen. Zum Einsatz kamen dabei verschiedene cbs Utility-Tools. Das Dokumentationskonzept sah unter anderem eine strukturierte Ablage der Protokoll- sowie Systeminformationsdaten zur Abnahme durch den Fachbereich vor.

Wer darf was?

Schließlich ging es auch noch um die wichtige, sicherheitsrelevante Frage: Wer darf wann auf welche Finanzkennzahlen, technischen Interna, Vertriebsinformationen, Projektplanungs-Sheets und Logistikdaten zugreifen? Dazu erarbeitete das Projektteam ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept für die Steuerung des Zugriffs auf sämtliche archivierten Daten. Der Zugriff auf archivierte Daten wurde für die relevanten Benutzer und Benutzergruppen aus den verschiedenen Abteilungen eingerichtet und erfolgte nach den vom Fachbereich definierten Anforderungen.

Nachdem eine unternehmensweite Archivierungs- und Ablagestrategie festgelegt war, begann das Projektteam damit, die historischen Daten aus der Datenbank in Archivdateien, die revisionssicher aufbewahrt werden, zu überführen. Dabei wurden verschiedene Tools aus der Transformationssoftware cbs ET Enterprise Transformer genutzt. cbs ET ist ein innovativer Lösungsstandard für komplexe Prozess– und SAP-Systemlandschaften. Das Werkzeug wurde eigens für komplexe Anforderungen bei der Datenmigration entwickelt.

Zum Einsatz kamen unter anderem ein Tool zum Massen-Up- und Download von Reportvarianten, eine Report-Funktion zum Massendownload von Joblog-Meldungen sowie ein Tool zum Massendownload von Spooldateien.

Sicherer Start mit neuer Archivierungslösung

Durch die Einführung einer kundenspezifischen Archivierungsstrategie konnte das Online-Datenvolumen effizient und geräuschlos auf das für ADVA notwendige Maß reduziert werden. Gleichzeitig wurde den gesetzlichen Anforderungen und internen Standards zur Ablage von SAP-Anwendungsdaten Genüge getan. Die archivierten Anwendungsdaten liegen nun langfristig sicher in Archivdateien und nicht mehr in einer Online–Datenbank.

Zudem wird das komplette Spektrum der SAP-Archivierungsfunktionalitäten inklusive komfortablem und schnellem Zugriff auf archivierte Daten eingesetzt. Die Kernvorteile für das Unternehmen liegen auf der Hand: „Der Bedarf an hochverfügbarem Speicher hat sich deutlich reduziert, somit hat sich auch der Wartungsaufwand des Systems verringert. Dies reduziert die laufenden Kosten“, berichtet Projektleiterin Nachreiner. Durch den geringeren Speicherbedarf hat sich die Gefahr von Performance-Engpässen im ERP-System reduziert. Offline-Zeiten treten nun kaum noch auf. Mit der neuen Archivlösung wird außerdem die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Aufbewahrung elektronischer Daten nach AO und GDPDU gewährleistet. Sie garantiert also Revisionssicherheit.

Zudem besteht auch zukünftig die Möglichkeit, aufgrund der effizienteren Prozesse in punkto Datenarchivierung die Performance des SAP ERP-Systems zu steigern. Hinzu kommen signifikante Zeitersparnisse bei der Erstellung von Mandantenkopien.

Nachdem die Masse der Objekte auf der SAP-Datenbank eine Größe von knapp zwei Terabyte belegten, werden mit der neuen SAP-Datenarchivierungslösung nur noch Anwendungsdaten des aktuellen Geschäftsjahrs plus drei zurückliegende Geschäftsjahre im System vorgehalten. Der Speicherbedarf verringerte sich dadurch um rund 20 Prozent auf 1,5 Terabyte.

Darüber hinaus erhöhte sich nach der Datenbank-Reorganisation der vom Datenbanksystem bereitgestellte freie Speicherplatz von ehemals 35 Gigabyte auf 146 Gigabyte, was einem Zuwachs von mehr als 400 Prozent entspricht. So verfügt der Telekommunikationsdienstleister über ausreichend Kapazitäten, um für einen möglichen späteren Anstieg des Datenvolumens entsprechend gerüstet zu sein.