O’zapft is: Vollintegrierte SAP-Kasse für Österreichs größte Brauereigruppe

Damit die internen Verrechnungsprozesse reibungslos funktionieren, setzt das Unternehmen am Point of Sale auf die inte­grierte SAP-Kassenlösung von Snap.

Vierzehn führende Biermarken vertreibt die Brau Union Österreich, darunter erwiesene Publikumslieblinge wie Gösser, Schwechater, Zipfer und Fohrenburger. Und es schmeckt offensichtlich – setzt das Unternehmen doch jährlich beeindruckende fünf Millionen Hektoliter Bier ab. Einen nicht unwesentlichen Teil davon erwirtschaften die Shops in den neun Brauereien, drei Manufakturen und den mehr als 30 Logistikstandorten in ganz Österreich. Grund genug, die Kassen am Point of Sale direkt an das konzernweit verwendete SAP ERP anzubinden.

Unveränderter Verkaufsprozess bei voller SAP-Integration

„Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die ähnlich benutzerfreundlich wie eine klassische Retail-Supermarkt-­Kasse funktioniert, dabei aber voll in SAP ECC bzw. bereits auch in SAP S/4 Hana integriert und zu 100 Prozent rechtssicher ist“, erklärt der verantwortliche IT-Projektmanager der Brau Union Österreich, Stefan Campos-Haslehner.

Allerdings war kein System mit eigener Bestandsführung erwünscht. Um die Komplexität gering zu halten und Schnittstellen zu vermeiden, sollte der in SAP bereits korrekt abgebildete Prozess von der Auftragserfassung bis zur Rechnungserstellung unverändert weiter im Sales-and-Distribution-Modul durchgeführt werden.

Agile Umsetzung umfangreicher Funktionen

Neben dem Zugriff auf Kunden- und Materialstammdaten gehörten auch Verfügbarkeitsprüfungen und ein benutzerfreundliches Interface für Eingaben per Touchscreen, Scanner oder Tastatur zu den Anforderungen an die neue Kassenlösung. Darüber hinaus standen neben der Möglichkeit zur Barzahlung auch die Kartenzahlung via Terminal sowie die elektronische Signatur für Lieferscheine im Pflichtenheft. Zudem war gefordert, dass jede Kasse einen eigenen Tagesabschluss durchführen kann. Das Pilotprojekt wurde in der Brauerei Fohrenburg in Bludenz umgesetzt, ein vor Projektstart durchgeführter Proof of Concept minimierte potenziell vorhandene Risiken.

Bei der Entwicklung entschied man sich für eine agile, iterative Umsetzung: dreiwöchige Sprints und inkrementelle Auslieferung mit Unterstützung von Jira, Confluence und Xray. Um ein gutes Gefühl für das künftige Look and Feel der Anwendung zu bekommen, erstellte das Snap-Team mit dem UX-Design-Tool Figma entsprechende Mockups für die benötigten Fiori-Oberflächen. Um Usability und Praxistauglichkeit sicherzustellen, waren von Beginn an qualifizierte End­user, sprich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Shops und der Finanzabteilung, in den Prozess eingebunden.

Vollintegrierte SAP-Kasse am POS

Seit dem Sommer 2023 ist die erste Version der Snap-Kasse bei der Brau Union Österreich live und wird seitdem sukzessive in den mehr als vierzig Shops und Standorten ausgerollt. Die Snap-Kasse entspricht den Rechtsvorschriften von KassenSichV (Deutschland) und RKSV (Österreich). Sie ist vollständig in SAP ECC bzw. SAP S/4 Hana integriert und greift in Echtzeit auf Kunden- und Materialstammdaten zu. Darüber hinaus ist sie nahtlos mit den SAP-Modulen für Finanz- und Rechnungswesen (FI) sowie für Vertrieb (SD) verzahnt. Dank des modularen Aufbaus kann die Snap-Kasse um Funktionen wie Kartenzahlung oder digitale Signatur erweitert werden.

Bargeldlos zahlen mit dem Payment Agent

Mit dem Payment Agent, einer weiteren, voll in SAP integrierten Softwarelösung von Snap Consulting, können die Selbstabholer ihr Bier bequem bargeldlos bezahlen. Damit wird eine Kommunikation der Zahlungsterminals direkt aus SAP-Transaktionen ermöglicht. Durch die automatische Betragsübergabe werden Eingabefehler verhindert und Zeit gespart. Das ist kein unwesentlicher Faktor für den Zahlungsdienstleister, für das Controlling und natürlich für eine durstige Grillrunde, die auf ihr Bier ­wartet.

Die Snap-Kasse läuft auch auf S/4, wobei verschiedene Architekturen und auch hybride Lösungen möglich sind. Der Erwerb einer Lizenz der Kassen­lösung beinhaltet sowohl die On-premises-Va­riante unter SAP ECC als auch die auf S/4 lauffähige Version.

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