Non-disruptive EIM

Die digitale Transformation ist weniger ein technischer Vorgang als vielmehr eine Adaptierung von Geschäftsprozessen. Umfassende Digitalisierung ist die Voraussetzung für Kommunikation ohne Medienbruch.

Die Kernkomponenten von Industrie 4.0 sind IoT (Internet der Dinge und Services) sowie M2M (Maschinen-zu-Maschinen-Kommunikation).

Ähnliches gilt für das Enterprise Information Management (EIM). Digitalisierung heißt nicht, dass Papier in elektronische Dokumente umgewandelt wird, sondern dass die Möglichkeit für eine vernetzte und kollaborative Kommunikation von digitalen Informationen geschaffen wird – ein adaptiertes M2M für Dokumente und Archiv.

Ziel ist ein Standardisierungs- und Automatisierungseffekt für EIM.

The Innovator‘s Dilemma

Disruptiv oder nicht disruptiv? Diese Frage beschäftigt nicht nur die Early Adopters von Hana und SAP S/4, sondern die gesamte IT-Szene.

„Wenn ein Unternehmen versucht, eine disruptive Technologie so weit zu entwickeln, dass sie den Anforderungen der Kunden in etablierten Märkten entspricht – was die meisten führenden Unternehmen tun –, ist ihr Scheitern so gut wie sicher“

meint Harvard-Professor Clayton M. Christensen in der deutschsprachigen Ausgabe seines Buchklassikers „The Innovator’s Dilemma“ auf Seite 234.

Bedeutet Digitalisierung stets eine radikale Veränderung der Use und Business Cases, die unweigerlich disruptiv sind?

„Worauf es bei dem Thema vor allem ankommt, ist, dass die Unternehmen jetzt mit der Digitalisierung anfangen müssen“

erklärt OpenText-Manager Roger Illing.

„Je größer die Unternehmen sind, umso dringender. Denn dann ist der Anteil der Altlasten entsprechend größer und damit auch der grundlegende Integrationsbedarf, um ein prozessorientiertes Informationsmanagement zu betreiben.

Den Unternehmen muss klar sein, dass es sich auf jeden Fall lohnt. Denn es liegen noch viele Automatisierungs- und Produktivitätspotenziale brach.“

Die Digitalisierung der Wirtschaft, die auf der diesjährigen CeBIT unter dem Schwerpunktthema d!conomy behandelt wurde, setzt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen zwingend voraus.

d!conomy und EIM

Mehr als jeder dritte Mittelständler quer durch alle Branchen nutzt bereits ECM-Lösungen (Enterprise Content Management), wie eine Studie im Auftrag des Bitkom ergeben hat, für die insgesamt 805 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern befragt wurden.

Von den Unternehmen mit 100 oder mehr Beschäftigten setzt bereits rund jedes zweite auf ECM. Die Mehrheit der Unternehmen setzt ECM-Lösungen für das Dokumentenmanagement (60 Prozent) und für die Archivierung (54 Prozent) ein, mehr als jedes dritte Unternehmen (39 Prozent) greift bei der Rechnungsbearbeitung darauf zurück, jedes vierte (26 Prozent) beim E-Mail-Management.

Seltener wird ECM noch für das Wissensmanagement (14 Prozent) oder rund um die Zusammenarbeit von Teams (13 Prozent) genutzt. ECM ist mehr als die Verwaltung von Dokumenten.

„Unternehmen, die das erkennen und ihre Prozesse entsprechend gestalten, haben einen klaren Vorteil gegenüber ihren Wettbewerbern“

sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Noch mehr gelten diese Vorteile für die Unternehmen, die von SAP und OpenText betreut werden. Erst die vollständige Digitalisierung auf einer ERP/CRM-Plattform in Verbindung mit EIM schafft den erforderlichen Mehrwert.

DMS, ECM und EIM

Damit ist der nicht disruptive Weg einer digitalen Transformation nicht nur vorgegeben, sondern führt über die klassischen Bereiche DMS (Document Management System) und ECM (Enterprise Content Management) weit hinaus – bis zum Enterprise Information Management (EIM). Es sind die Prozesse und Workflows der Digitalisierung, die die Kernkompetenz eines Unternehmens stützen und fördern.

„Nehmen wir BMW. Diese Industrie-Ikone versteht sich heute nicht mehr nur als Autobauer, sondern als Anbieter von Mobilität“

definiert Illing im E-3 Gespräch. iDrive und DriveNow seien hier als Stichworte genannt. Endkunden treten über ihre mobilen Geräte oder über ihr Fahrzeug direkt mit dem Hersteller in Kontakt und tauschen Daten aus. Diese nutzt BMW wiederum, um sein Mobilitätsangebot zu optimieren und zu erweitern. Für die Kommunikationsinfrastruktur ist hier die Cloud das Mittel der Wahl.

Cloud Computing

Wie hängen Digitalisierung und Cloud zusammen?

„Wir haben in Zentraleuropa traditionell hoch integrierte, vertikale Wertschöpfungsketten in Form von Industrieclustern und einer engen Beziehung zum Handel“

weiß Roger Illing aus seiner beruflichen Praxis.

„Je mehr und je durchgängiger diese unternehmensübergreifenden Wertschöpfungsketten digitalisiert werden, desto mehr werden die Unternehmen auf Cloud-Infrastrukturen zurückgreifen.

Die Cloud als Technologie ist ein – neudeutsch ausgedrückt – Business Enabler, weil sie die Voraussetzung dafür schafft, digitale Geschäftsmodelle Realität werden zu lassen.“

Wertschöpfungsketten gab es bisher auch schon in Industrie und Handel. Warum reicht traditionelle Technik wie EDI nicht mehr?

„Nein, das würde heute nicht mehr ausreichen. Einerseits beschränkt sich EDI in der Regel auf den Austausch von Daten. Zum anderen sind solche Systeme aufwändig in der Wartung und Implementierung.

Drittens aber ist EDI für den Austausch zwischen Unternehmen konzipiert“

meint Illing.

„In Zukunft kommt es jedoch auch auf den schnellen und flexiblen Austausch von Dokumenten, Bildern, Audio- und Videodateien etc. an, und das entlang der gesamten Lieferkette bis zum Endkunden.

Die Cloud ist hier einfach schneller und flexibler.“

Supply Chain und Trading Grid

Digitale Lieferketten und Kommunikation ohne Medienbrüche scheinen der Erfolgsfaktor für zukünftige Use und Business Cases zu werden: Schneider Electric erweiterte dieses Jahr die Zusammenarbeit mit OpenText und verwendet künftig Managed Services als Grundlage für seine globale Supply-Chain-Plattform.

„Schneider Electric benötigt einen zuverlässigen Partner, der über eine Plattform für das B2B-Workflow-Management in der Cloud verfügt und zudem in der Lage ist, uns bei unseren weltweiten Aktivitäten zu unterstützen“

kommentiert Philippe Azoulay, Director IT Supply Chain bei Schneider Electric.

„OpenText ist der richtige Partner. Das Unternehmen konnte uns mit seiner Erfahrung im Zusammenhang mit B2B-Integrationen und einer hohen Servicequalität von einer erweiterten Zusammenarbeit überzeugen.“

Die von der gesamten Schneider-Electric-Gruppe eingesetzte Supply-Chain-Plattform erlaubt einen weltweiten Informationsaustausch zwischen B2B-Logistikdienstleistern.

Die Managed-Services-Lösung kommt ergänzend zur bereits implementierten OpenText Process Suite zum Einsatz. Damit kann Schneider Electric für sämtliche Logistikdienstleister und Business-Applikationen entsprechende Geschäftsprozessstandards definieren.

„Die große Herausforderung ist es, die Lösung so zu skalieren, dass unter zeitkritischen Bedingungen der Austausch von Daten über mehr als hundert Informationssysteme ermöglicht wird“

erklärt Azoulay.

„Mit OpenText werden wir die Implementierung und den Einsatz der Integrationsservices vereinfachen und beschleunigen. Damit können unsere Logistikdienstleister weltweit und auf sicherem Wege Informationen teilen und gleichzeitig die Gesamtbetriebskosten senken.“

Die OpenText Managed Services nutzen das OpenText Trading Grid. Dabei handelt es sich um eine cloudbasierte B2B-Integrationslösung, mit der sich Geschäftspartner schnell, sicher und effizient verbinden können.

OpenText Trading Grid ist hoch skalierbar und kann sowohl das digitale Unternehmensnetzwerk einer ganzen multinationalen B2B-Umgebung verwalten als auch für eine Zahl kleinerer Projekte, Regionen oder Handelspartnerbeziehungen eingesetzt werden.

Digitalisierungs-Workshop

„Wir haben ein Workshop-Programm für Digitalisierung gestartet. In dessen Rahmen geben wir unsere Erfahrungen an die Teilnehmer weiter“

erklärt Roger Illing seine Hilfestellung für SAP-Bestandskunden, die auf der Suche nach dem richtigen Einstieg in den digitalen, nicht disruptiven Transformationsprozess sind.

„Dazu schließen wir uns im Idealfall mit der gesamten Geschäftsleitung und den Abteilungsleitern zwei Tage lang ein, um Ideen zu entwickeln, die zu dem konkreten Unternehmen passen könnten.

Die beiden wichtigsten Erfahrungen, die wir dabei von unserer Seite mitbringen, lauten: Die Digitalisierung ermöglicht es, auch von branchenfremden Geschäftsmodellen zu lernen und diese eventuell zu übertragen. Zweitens verschwinden die Grenzen innerhalb der Lieferkette.

In Zukunft haben die Hersteller ungleich direkteren Zugang zu Kundenwünschen und -bedürfnissen als bisher. Drittens lassen sich Teile der Wertschöpfungskette verlagern und näher an den Kunden bringen.“

Und natürlich kann Roger Illing dafür auch ein Beispiel bringen:

„Sie kaufen kein Smartphone, sondern Kommunikation. Deshalb ist das Gerät der subventionierte Teil Ihres Mobilfunkvertrags. Warum sollte man dieses Modell nicht auf andere Gebrauchsgüter übertragen? Könnten sich nicht Stromanbieter zu Energiemanagern weiterentwickeln?

Die Kundenverträge könnten dann die Subventionierung von typischen stromverbrauchenden Haushaltsgeräten wie Lampen, Kühlschränken oder Waschmaschinen enthalten. Dann kaufen Sie keine Geräte oder Strom mehr, sondern einen möglichst effizienten Haushaltsbetrieb.

Oder warum sollte man Schuhe weiter auf Lager produzieren und ins Regal stellen, anstatt sie einfach im Laden nach seinen eigenen Wünschen – Modell, Farbe, Form – mittels 3D-Druck zu produzieren?“

EIM: Digitales Change Management

Digitale Lieferketten, M2M und 3D-Drucker würden die Rolle des Handels radikal verändern, fragte E-3 Chefredakteur Peter Färbinger den OpenText-Manager Roger Illing:

„Sie haben völlig recht. Dem Handel käme eine Rolle zu, die noch mehr in Richtung Beratung geht. Um beim Beispiel der Haushaltsgeräte zu bleiben:

Der Verkäufer würde passende Tarife bei Stromanbietern heraussuchen und den Vertragsabschluss in die Wege leiten. Und die Mitarbeiter des Schuhoutlets würden ihr Talent als Stilberater ausspielen.“

Diese neuen Use und Busi­ness Cases würden auch die Fragen der Haftung und der Dokumentation betreffen?

„Genauso ist es“

meint Illing.

• Wurde die Qualitätskontrolle des im Laden produzierten Schuhs lückenlos dokumentiert, wurde der Schuh fotografiert, sodass Ansprüche auf Umtausch aufgrund vermeintlicher Produktionsschäden ausgeschlossen werden können?
• Waren die Konditionen, zu denen der Energievertrag abgeschlossen wurde, wirklich die letztgültigen?
• Wer dokumentiert das rechtssicher?
• Wer garantiert, dass die Kundenberater im Handel stets Zugriff auf die relevanten Systeme beim Hersteller haben, um ihre Aufgaben zu erledigen?

Die Erklärung von Roger Illing:

„Die Antworten liegen im Design der dahinter stehenden IT-Umgebungen. Die Fragen können nur beantwortet werden, wenn die den Geschäftsmodellen zugrunde liegenden Prozesse vollständig digitalisiert sind.

Wenn ein Schuhhersteller zu jedem produzierten Paar Schuh Fotos schießen muss, benötigt er eine Lösung für Digital Asset Management. Er muss dafür Sorge tragen, dass die Fotos der richtigen Kundenakte zugeordnet werden und dass der Schuhhandel, eventuell aber auch der Kunde im Sinne von Self-Service direkt auf diese Akte zugreifen kann, sollten Nach- und Rückfragen aufkommen.

Die Unternehmen benötigen also ein durchgängiges Informationsmanagement, das sich an den Prozessen orientiert und nicht an den darunter liegenden Systemen.“

Nicht disruptives E2E mit EIM

Die Beispiele, die wir gerade erörtert haben, weisen mehrere Gemeinsamkeiten auf, meint Roger Illing: Sie sind unternehmensübergreifend und reichen bis zum Endkunden. Die Prozesse müssen immer und sofort funktionieren.

Wo welche Information auf der Systemebene liegt, spielt aus Anwender- und Kundensicht keine Rolle. Aber vor allem: Die Prozesse müssen schnell sein.

„Es darf nicht zwei Tage dauern, bis ein Produktfoto der richtigen Akte zugeordnet ist, wenn die Reklamation schon einen Tag nach dem Kauf erfolgt“

definiert der OpenText-Manager die zukünftigen Anforderungen an ein futuristisches Handelssystem. Und wenn der Kunde sich beim Schuhhersteller meldet statt beim Händler, darf es nicht sein, dass der Kundenbetreuer erst im Laden anrufen muss, um sich mit dem konkreten Fall vertraut zu machen.

„Dies alles ist nur durch ein prozessorientiertes Informationsmanagement über die gesamte Lieferkette möglich, das viele Aufgaben automatisiert erledigt“

erklärt Roger Illing.

Ohne Fleiß kein Preis: Digitale Use und Business Cases müssen finanziert werden und durch ihren Mehrwert den ROI sicherstellen. In Teilen der Industrie sind rund zehn Prozent des Preises von Anlagen und Maschinen für die spätere Bearbeitung von Schadensfällen vorgesehen.

„Wenn Sie nur einen Teil dieses Umsatzes dafür verwenden, die Schadensfalldokumentation zu digitalisieren, die Prozesse dazu aktiv mit entsprechender Software zu steuern und durch die intelligente Analyse von Wartungsberichten – wir nennen das Content Analytics – Ihren Service in Richtung Predictive Maintenance weiterzuentwickeln, verbessern Sie Ihre Wettbewerbsposition entscheidend“

ist Roger Illing fest überzeugt.

Was mit Content Analytics alles möglich ist, beweist sehr anschaulich die Weltgesundheitsorganisation:

„Sie analysiert mit unserer Lösung Webinhalte auf der ganzen Welt, um dadurch Hinweise auf Epidemien zu erhalten“

erklärt Illing.

Jeder große Automobilhersteller erzeugt während der Produktion Milliarden von Strichcode-Aufklebern, die an verschiedenen Stellen angebracht werden müssen. Dabei darf kein Fehler unterlaufen.

Je auftragsbezogener die Fertigung wird, desto aufwändiger ist dieser Prozess und insbesondere die Fehlervermeidung.

„Mittels Output Management und Digital Asset Management können Sie diesen Aufwand wieder stark reduzieren“

weiß Illing aus zahlreichen Referenzen.

Der Werker bekommt dann zu jedem Label ein Bild angezeigt, an welcher Stelle er es anbringen muss. Und da das Label im System mit dem Auftrag verknüpft ist, ist es auch das richtige.

„Versicherungen wären ein anderes Beispiel“

meint Illing.

„Viele Verträge, vor allem die älteren, liegen hier weiterhin als nicht durchsuchbare Bilddatei vor. Für einen Sachbearbeiter ist es mühsam, sich zu bestimmten Vertragsbedingungen vorzuarbeiten.

Würden diese Dokumente einer intelligenten Volltextsuche zugänglich gemacht und die Prozesse mit BPM-Software gesteuert, könnten die Unternehmen viel Zeit und Kosten sparen.“

Wertschöpfungsketten

Dass die Handyrechnung im E-Mail-Postfach landet und der Kontoauszug im Internet abgerufen wird, ist für viele alltäglich. Fast jeder vierte Internetnutzer (23 Prozent) zieht für persönliche Dokumente die elektronische Form der Papierversion vor. Das hat eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ergeben.

Zum Vergleich: Im Jahr 2013 waren es erst 15 Prozent.

„Digitale Dateien lassen sich leicht verwalten und schnell wiederfinden“

sagt Jürgen Biffar, Bitkom-Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM.

Und OpenText-Manager Roger Illing weiß, dass die Transformation, die durch die Digitalisierung ausgelöst wird, allen an der Wertschöpfung Beteiligten Chancen eröffnet. Es gilt, die Digitalisierung führt zu einer Verkürzung der Wertschöpfungsketten.

Amazons Self-Publishing-Ansatz ist ein gutes Beispiel, das auch auf andere Industrien übertragbar ist. Daraus ergeben sich neue Herausforderungen für Lieferanten und Zwischenhändler: Sie könnten sich etwa zu Supply-Chain-Experten weiterentwickeln.

„Sie können ihren Abnehmern aber nur dann genau diejenigen Teile und Produkte liefern, die gerade benötigt werden, wenn sie auch ihre Bestellprozesse mittels Software so weit wie möglich automatisieren. Denn nur dann sind sie schnell und flexibel genug“

definiert Roger Illing abschließend.