Neuer Anstrich für die EDV
Die Hamburger Mega-Gruppe, ein genossenschaftlich organisierter Zusammenschluss von über 5600 Malereibetrieben, setzt künftig auf Hana von SAP. Vom Umstieg auf die In-Memory-basierte Datenbanktechnologie verspricht sich der Großhändler eine insgesamt schnellere Datenverarbeitung und höhere Bedienerfreundlichkeit im Tagesgeschäft. Hilfe bei der Einführung kam unter anderem vom Ettlinger SAP-Partner und Branchenexperten Cormeta.
Die Hamburger Mega-Gruppe ist mit 1700 Mitarbeitern an über 100 bundesweiten Standorten ein unabhängiger Großhandelspartner für das Fachhandwerk. Neben Farben und Putzen gehört zum Sortiment eigentlich alles, was für die Bereiche Sanierung, Renovierung und Modernisierung benötigt wird: von Boden- und Wandbelägen über Maschinen und Werkzeuge, Dämmsysteme bis zu Trockenbaustoffen. Darüber hinaus bietet die Genossenschaft seinen Kunden und Mitgliedern ein breites Spektrum an Bank- und Versicherungsdienstleistungen.
SAP-Basis wächst mit
Die IT wächst mit dem Unternehmen – das trifft im Besonderen auf die 1901 gegründete Mega zu: Seit 1996 ist die Genossenschaft SAP-Anwender. Anlass war schon damals das kontinuierliche Wachstum hervorgerufen durch Zukäufe und Fusionen mit anderen Genossenschaften und Großhändlern.
Auch in den Folgejahren erweiterte sich das Vertriebsnetz kontinuierlich, neue Niederlassungen kamen hinzu und betriebswirtschaftliche Abläufe verteilten sich auf eine zunehmende Anzahl an Mitarbeitern.
Um Transparenz zu schaffen, wurden weitere Integrationen benötigt. Anfang der Nullerjahre integrierte Mega am Stammsitz in Hamburg ein neues Personalabrechnungssystem sowie das CRM 4.0 von SAP.
Seit 2011 nutzt die Gruppe CRM 7.0 für den Außendienst, und für bessere Abläufe im Service und der Auftragsbearbeitung wurden in den Jahren darauf sowohl eine Lagerverwaltungssoftware als auch ein BI und ein Ticketsystem von SAP eingeführt.
Von Anfang an stand als Partner die Cormeta zur Seite. Ziel war dabei immer, aus einer zentralen Serverstruktur heraus möglichst einheitliche Bearbeitungsprozesse für sämtliche Niederlassungen zu ermöglichen – folgerichtig wurde 2015 mit der Einrichtung des SAP-Enterprise-Portals auch eine gemeinsame Benutzeroberfläche geschaffen.
Ein weiteres Ziel war auch, Prozesse im Sinne der Kunden zu verbessern. Ein innovatives Beispiel hierfür ist sicherlich die im Zentrallager in Hannover eingesetzte Fußbodenschneidemaschine, die sich direkt über das zentrale SAP-System ansteuern lässt. Kundenaufträge können damit individuell nach Losgröße 1 angefertigt werden.
„Wir haben aktuell 74.000 Produkte und bearbeiten für 45.000 Kunden rund 1,7 Millionen Aufträge pro Jahr“
berichtet Jens Hungershausen, Abteilungsleiter IT bei Mega.
„Um die jährlich wachsende Auftragslage effektiv zu bewältigen, benötigen wir eine leistungsfähige IT-Infrastruktur, die unseren Anwendern schnell die richtigen Informationen zur Verfügung stellt und Prozesse durchgängig und automatisiert aus dem ERP heraus anstößt.“
Hana für schnellere Prozesssteuerung
Dementsprechend aufmerksam verfolgten Jens Hungershausen und sein Team von Anfang an die von der SAP lancierte In-Memory-Datenbank-Technologie SAP Hana. Ein Vortrag zum Thema SAP Simple Finance, der auf die neuen Möglichkeiten im Finanzmanagement Bezug nahm, überzeugte schließlich auch die Bereichsleitung und den Vorstand der Mega.
Als den Verantwortlichen dann Ende 2015 ein passendes Lizenz- und Zukaufsangebot vorgelegt wurde, entschied man sich, den Datenbankwechsel von Oracle nach SAP Hana zu vollziehen.
„Jeder, der heute eine SAP-Landschaft betreibt, wird irgendwann den Schritt in Richtung Hana gehen müssen“
so der IT-Leiter.
„Um Transparenz zu schaffen, benötigen wir eine schnelle Datenverarbeitung sowie schlanke und anwenderfreundliche Prozesse – mit dem Wechsel auf SAP Hana schaffen wir die Voraussetzungen, neue bzw. erweiterte Auswertungsmöglichkeiten zu kreieren, mit denen wir schneller an die gewünschten Informationen herankommen.“
So sieht Jens Hungershausen vor allem im Bereich Reporting noch viel Potenzial für Optimierungen:
„Auswertung und Analyse kosteten uns früher viele Wochenstunden – in der Regel bastelten wir manuell irgendwelche Zahlen in Excel aneinander und es kam häufig zu Übertragungsfehlern.“
Als Fachhändler legt Mega hohen Wert auf die Qualifizierung seiner Mitarbeiter.
„Wir benötigen produktaffine Mitarbeiter im Vertrieb – sie sollen keine SAP-Experten sein, sondern gute Verkäufer, die wir schnell an unsere Business-Prozesse gewöhnen können“
betont Jens Hungershausen und präzisiert:
„Mit SAP Hana können wir die Abläufe insoweit optimieren, dass unsere Anwender schnell und komfortabel die richtigen Informationen erhalten. Diese treffen dann qualifiziertere Entscheidungen und es ergibt sich daraus automatisch ein verbessertes Bedienverhältnis – d. h. wir können Mitarbeiter schneller einlernen, es kommt zu weniger Fehlern in den Abläufen und dementsprechend gering ist auch der Aufwand bei der Fehlerkorrektur.“
Schritt für Schritt ans Ziel
Ende 2015 fiel bei Mega der Startschuss für den internen Datenbankenwechsel nach Hana. Im ersten Schritt ging es für Hungershausen und sein Team vor allem darum, die für den Bereich Hana entsprechende Infrastruktur kennenzulernen und die dabei aufkommenden Fragen zu klären.
Dazu wurde ein Workshop anberaumt, bei dem gleichermaßen Experten der SAP sowie des SAP-Partners Cormeta vor Ort waren. Das Systemhaus begleitet Mega schon seit über 20 Jahren und übernimmt unter anderem den Service und Support aller SAP-Installationen.
Der SAP-Partner hat seine Branchenlösungen bereits komplett auf SAP S/4 Hana optimiert und betreibt derzeit mehrere S/4-Hana-Anwendungen für Entwicklungs- und Testzwecke im Haus.
Erarbeitung eines Sicherungskonzepts
Die erste größere Entscheidung, die Jens Hungershausen und sein Team während der Einführung treffen mussten, war, ob man künftig den TDI-Ansatz (Tailored Datacenter Integration) verfolgen oder ein clientfertiges System aus Server und Storage nutzen will.
Man entschied sich für Ersteres und damit für die Möglichkeit, das System um beliebige Komponenten erweitern zu können. Wichtig war in dem Zusammenhang auch die Erarbeitung eines Sicherungskonzepts.
„Die Datensicherung war für uns selbstverständlich ein großes Thema, aber auch hier konnten wir gemeinsam mit Partnern wie Cormeta eine Struktur festlegen, bei der wir auf der sicheren Seite sind“
erklärt Jens Hungershausen.
Heute läuft SAP Hana bei Mega sowohl im Rechenzentrum als auch im Notrechenzentrum, beide sind identisch ausgelegt und werden mit zweimal 2 Terabyte-Servern betrieben. Auf diesen Servern laufen sowohl das ERP- als auch das BW-System und sind im Notfall sofort verfügbar.
Schnellere Durchlaufzeit schon im Standard
Für den Wechsel auf die Hana-Datenbank wurde eine Testphase von drei Wochen anberaumt. Hierfür wählte Mega 30 Mitarbeiter aus – ein Querschnitt aus allen Bereichen. Es wurde ein Testkatalog erarbeitet und mit einem Aufwand von zirka 2,5 Tagen pro Mitarbeiter im Testsystem gearbeitet. Ende März 2016 konnte gewechselt werden.
Jens Hungershausen und sein Team überprüfen jetzt nach und nach alle Reports auf ihre Laufzeiten – das sind bei Mega immerhin fast 1000. Manche laufen automatisch schneller, allein durch das neue System.
Mithilfe des Code Inspector von SAP werden nun Optimierungsmöglichkeiten ermittelt. So konnten einige Auswertungen von einem halben Tag Durchlaufzeit auf sieben Minuten verkürzt werden. Bei anderen wiederum muss noch etwas Hand angelegt werden.
„Wir haben einen halben Tag Schulung in Anspruch genommen und bauen gerade internes Know-how auf“
so der IT-Leiter.
„Am Ende sind es aber einfach nur die Grundzüge anständiger und guter Programmierung. Wenn man die beherrscht, dann hat man auch mit Hana kein Problem.“
So sind bereits an vielen Stellen Hana-spezifische Erweiterungspunkte eingebaut worden, auch in der Standardprogrammierung.
„Allein der Standard bringt da schon eine ganze Menge. Zum Beispiel hatte das Kundenstammblatt bei uns immer eine sehr hohe Laufzeit – das geht heute extrem schnell, ohne dass wir da irgendetwas tun mussten.“
Benefits schon jetzt spürbar
Schon jetzt profitieren die Anwender von schnelleren Ergebnissen etwa bei der Auftragsbearbeitung oder der Disposition, wenn sie z. B. Kunden über das CRM suchen oder ihre Dispositionslisten auffrischen.
„Das sind teilweise Effekte, die wir jetzt erst mal nur durch die neue Technologie haben, und als Nächstes werden wir die Prozesse nach dem S/4-Prinzip der Simplifizierung aufbauen und diese Denkweise vorantreiben.“
Hungershausen meint damit unter anderem die Einführung von SAP S/4 Hana Finance, von dessen Funktionalitäten er sich qualitativ bessere Auswertungen verspricht. Durch die neue Datenbanktechnologie laufen betriebswirtschaftliche Auswertungen aber schon jetzt bedeutend schneller.
Und das ist vor allem bei Auswertungen mit hohem Datenvolumen spürbar, z. B. bei einer Auftragssperre, bei der die gesperrten Aufträge der letzten sechs Monate selektiert werden, oder beim Auftrags-Check, der die Aufträge der letzten drei Monate selektiert und überprüft, ob der Auftrags-Liefer-Faktura-Status zueinanderpasst.
„Für uns war das ein großer Technologiesprung. Wir sind gespannt, welche Möglichkeiten sich in Zukunft noch daraus ergeben!“
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